اصول نظارت و کنترل در سازمانها

اصول نظارت و کنترل در سازمانها از موضوعات با اهمیت در مدیریت تضمین کیفیت سازمان‌ها است. از دوران گذشته تا به امروز بحث اختیار برای هر انسان و سازمانی مطرح بوده است و از عوامل مهم در هر سازمانی داشتن اختیار در انجام امور است زیرا ذات انسان خواهان داشتن قدرت اختیار و انتخاب است ولی در هر سازمان و کاری که سخن از اختیار است، خود به خود بحث نظارت به میان می‌آید.

گویی اختیار و نظارت دو روی یک سکه‌اند بدون در نظر گرفتن بحث نظارت و کنترل در سازمان بقیه کارهای مدیریتی نظیر برنامه ریزی، سازمان دهی و هدایت نیز ناقص بوده و اعتباری به انجام درست کارها نخواهد بود و درصد رخداد شکست سازمان با درصد بالا امکان‌پذیر می‌شود.

پس از تعیین مسیر و هدف، برنامه‌ریزی و جذب نیروی انسانی متخصص؛ زمانی می‌توان گفت این کشتی به سمت مقصدِ درست در حرکت است و به سرانجام می‌رسد که نظارت و کنترل دقیق صورت گرفته باشد در غیر این صورت هیچ تضمینی برای انجام کار درست و محقق‌شدن اهداف وجود ندارد.

تعریف نظارت و کنترل در سازمانها

از دید مدیران و رهبران، تعاریف مختلفی برای نظارت و کنترل، مطرح شده است.

استیفن رابینز می‌گوید: کنترل عبـارت اسـت از فرآیند تحت نظر قرار دادن فعالیتها، به منظور اطمینان از این که آنهـا همان گونه که برنامه ریزی شده اند، انجام می‌پذیرند و نیز اصـلاح انحرافـات قابـل ملاحظه و مهمِ مشاهده شده در طی این فرآیند می‌باشد. با توجه به تعریف رابینز کنترل راهی است برای اطمینان ازعملکردها و اقدامات شرکت در جهت اهداف پیش‌بینی شده.

پس بهتر است بگوییم که کنترل باعث می‌شود بایدها را با هست ها، مطلوب‌ها را با موجودها و پبش بینی‌ها را با عملکردها مقایسه شود و به مدیران و مسئولان  کمک می‌کند تا این دو گروه را بهتر بررسی کنند.

رابرت ماکل معتقد است کنترل امری سیستماتیک و نظام‌مند به منظور بررسی عملکردها با استانداردهای پیش رو در راستای تحقق اهداف است.

نظارت توسط شخصی به نام ناظر صورت می‌گیرد. ناظر به شخصی گفته می‌شود که عمل یا اعمال فرد یا گروهی را طبق دستور العمل مشخص و قواعد استانداردی که از قبل مشخص شده بررسی می‌کند و درستی آن کارهارا براساس این قواعد می‌سنجند و برای این کار اختیار قانونی دارند.

تفاوت کنترل و نظارت

درست است که کنترل و نظارت همیشه بصورت مترادف هم می‌آیند و فکر می‌کنیم هم معنی هستند ولی این دو کلمه مکمل هم بوده و لازمه یک دیگر بوده ولی به یک معنا نیستند.

نظارت و کنترل یعنی بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات در مقایـسه با وضع مطلوب و به دنبال آن تغییر عملیات بـه منظـور جلـوگیری از انحـراف در تحقق اهداف پیش‌بینی شده سازمان می‌باشد.

در واقع نظارت، مهمتر و مقدم بر کنترل می‌باشد زیرا نظارت یک امر مشاهده‌ای و تحقیقی می‌باشد و اگر در یافتن انحرافات جریان عملیـاتی سـازمان مـوردی دیـده نشود نیازی به کنترل نخواهد بود.

وقتی در مورد کنترل و نظارت در سازمانها صحبت به عمل می‌آید به طبع آن واژه‌هایی همچون نرم افزار مدیریت تضمین کیفیت کلماتی کاربردی اند که اکثر شرکت‌های علمی و شرکت‌های دانش بنیان برای پیگیری و نظارت بر عملکرد سازمان‌های‌شان از این سمت بهره می‌برند.

اهمیت نظارت و کنترل در سازمانها

در واقع وجود واحد تضمین کیفیت احتمال رعایت حداقل‌های استاندارد سیستم مدیریت را به حداکثر می‌رساند.

حال که صحبت از استاندارد شد بهتر است به این امر اشاره کنیم که نظارت بر سیستم مدیریت کیفیت برای شرکت‌های مدرن آنقدر حائز اهمیت بوده است که برای حصول اطمینان از درستی استقرار آن در شرکتها، استانداردهایی تالیف شده و موسساتی برای پیاده سازی و نظارت بر حسن استقرار نظام مدیریت کیفیت بوجود آمده اند که امروزه اصطلاحا آن را با نظام استاندارد ISO_9001 می‌شناسیم.

ایزو۹۰۰۱ در واقع یک سری دستورالعمل علمی و کاربردی برای نظام مدیریت کیفیت در سازمان‌ها است که شرکت‌ها می‌توانند از مفاد و بندهای ده گانه آن استفاده و آن را پیاده سازی نموده و از طریق یک سری شرکت‌ها که اصطلاحا شرکت‌های CB  نامیده می‌شوند و اعتبار بین المللی دارند، گواهینامه‌ی ایزو۹۰۰۱  دریافت نمایند. در واقع این شرکت‌ها عامل نظارتی بر حسن استقرار این استاندارد هستند.

شرکتی که این گواهی نامه را داراست در واقع صاحب مدرکی با اعتبار جهانی است که نشان می‌دهد آن سازمان با احتمال بسیار بالا حداقل‌های استقرار سیستم مدیریت کیفیت را داراست. یعنی دستورات نظارتی و کنترلی آن به درستی تصویب و اجرا شده اند و این برای شرکتهایی که تمایل دارند با سازمان همکاری نمایند بسیار حائز اهمیت و برای بیشتر شرکتهای بزرگ که مایل به همکاری با دیگر شرکتهای کوچک‌تر می‌باشد به عنوان یکی از شرایط عمومی و حداقلی برای شرکت ذی نفع می‌باشد.

 نظارت و کنترل در سازمانها

• برنامه استراتژیک سازمان به نحوی با در نظر گرفتن کلیه‌ی ریسک‌ها و فرصت های داخلی و خارجی تدوین و برنامه‌ریزی شده است و مدیران در جریان معایب و محاسن بخش خود قرار گرفته‌اند و برنامه‌ریزی برای بهبود در همه‌ی بخش‌ها در حال انجام و دائما در حال کنترل است.
• همه‌ی فرایندهای سازمان طبق دستورالعمل کار می‌کنند و کلیه‌ی مدارک و مستندات مربوط به انجام کار آنها توسط شخص ذی‌صلاح کنترل می‌شود.
• برای پرسنل نیز کاملا مشخص و معین است که در سازمان چه جایگاهی دارند و اهداف خرد آنها در سازمان کدام یک از اهداف استراتژیک مدیریت را تحقق می‌بخشد که باعث افزایش روحیه و کارایی کارمندان می‌گردد.

انواع کنترل در مدیریت

شرکت یلدا دی اسپادانا برای دستیابی سازمان خود و دیگر سازمان‌های ذی نفع به این مهم اقدام به ایجاد و توسعه‌ی سیستم مدیریت اطلاعات فریار نموده است. در سیستم مدیریت اطلاعات فریار عمل نظارت و کنترل از طریق زیر سیستم مدیریت تضمین کیفیت و دسترسی‌های مورد نیاز برای نقش مدیر تضمین کیفیت در نظر گرفته شده است که از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

بازنگری مدیریت

این فرایند در واقع نظارت سیستم مدیریت بر عملکرد خود و میزان اثربخشی اقدامات خود در تحقق اهداف سازمان می‌باشد.

بدین گونه که  مدیران واحدها  طی جلسه ای که در دوره های شش ماهه برگزار میشود اثربخشی تصمیمات خود و کفایت منابع تخصیص یافته برای تحقق اهداف و میزان پیشرفت برنامه های خود به نسبت میزان مورد انتظار تحقق در برنامه‌ریزی‌های سالیانه را مورد بحث قرار می‌دهند و در واقع اولا خود و در درجه ی دوم سازمان را تحت نظارت قرار می‌دهند و در صورت نیاز به تغییر یا صرف نظر و یا تجدید نظر در تصمیمات اقدام لازمه را تصمیم‌گیری و تصویب می‌نمایند.

کنترل سازمان با  تدوین گزارش عدم انطباق

گزارش عدم انطباق که در دستور کار تیم تحقیق و توسعه برای افزوده شدن به زیر سیستم های فریار میباشد به نحوی در نقش یک عامل هشدار دهنده برای مدیر سازمان عمل میکند به نحوی که در هنگام نظارت یا در اصطلاح مدیریتی آن ممیزی واحد ها هنگام مشاهده ی هر نوع انحراف  و یا عمل نشدن به دستورالعمل ها و ظوابط مورد نظر گزارش عدم انطباق سیستم به مدیران ارشد و مدیر عامل اطلاع داده میشود و جلسات در جهت اقدامات اصلاحی مورد نیاز انجام می‌گردد.

درخواست اقدام اصلاحی

واحد تضمین کیفیت در صورت مشاهده هرگونه عدم انطباق، درخواست خود مبنی بر در خواست اقدام اصلاحی را ایجاد مینماید و فرایند اقدام اصلاحی با تشکیل جلسه و پیشنهادات اعضا برای رفع مشکل و همچنین پایش و کنترل تاثیر اقدامات در بهبود روند کار در نقش یک فرمان برای کشتی عمل میکند و باعث میشود انحرافات کنترل و سازمان مسیر خود را به سمت اهداف خود به درستی بپیماید .

امکان پایش درصد تحقق اهداف

در سیستم فریار این امکان وجود دارد که میزان تحقق اهداف تصویب شده مدیران مورد بررسی قرار گرفته و میزان عقب ماندگی ها از برنامه ریزی مشخص شود . این امر باعث میگردد مدیران در جستجوی علل عدم دستیابی و یا کند شدن روند تحقق اهداف شان باشند و با بررسی علت ها و برگزاری جلسات تصمیم گیری سرعت پیشرفت اهداف را بالا برده و یا در تصمیمات غلط احتمالی تجدید نظر نمایند .

آنچه گفته شد مختصری از کنترل و نظارت در سازمان به وسیله ی سیستم مدیریت اطلاعات فریار است. برای اطلاع از دیگر محصولات فریار سیستم مانند سیستم گزارش ساز، نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار ارشیو اسناد و …. می‌توانید از صفحه محصولات فریار دیدن فرمایید.