بهترین نرم افزار مدیریت اسناد رایگان

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد از نظر هر کسب و کاری متفاوت است ولی اصول کلی وجود دارد که برای انتخاب بهترین نرم افزار ارشیو اسناد کمک‌کننده است. اگر با انواع روش های بایگانی الکترونیکی آشنایی ندارید، مطالعه مقاله بایگانی الکترونیکی چیست می تواند به شما کمک کننده باشد.

شرایط موجود در شرکت‌ها و سازمان‌ها باعث شده، بسیار بیش از پیش نیاز به انتخاب بهترین نرم افزار‌های مدیریت اسناد حس شود. اسناد و اطلاعات، بخش ضروری کسب و کارهای فعال را تشکیل می‌دهند زیرا شرکت‌ها باید با موج عظیمی از داده‌ها و اطلاعات سر و کار داشته باشند و همه آنها باید به صورت اسناد و مدارک فشرده شده و در پایگاه‌های امن اطلاعات ذخیره شوند.

حجم عظیمی از اطلاعات به طور منظم و مرتب در اسناد پردازش می‌شوند. در چنین شرایطی بسیار بیش از پیش نیاز به انتخاب بهترین نرم افزار‌های مدیریت اسناد حس می‌شود. این نرم افزارهای آرشیو اسناد، ضمن دسته‌بندی، اسناد و مدارک را به صورت امن و مرتب ذخیره می‌نمایند.

بنابراین انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد امن و حرفه ای بسیار با اهمیت‌تر گردیده است و شناخت امکانات و شاخص‌های مهم‌تر نرم افزار مدیریت اسناد از الزامات هر کسب و کاری محسوب می‌گردد.

الویت های انتخاب برترین نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

زمانی که به دنبال انتخاب یک نرم افزار مدیریت اسناد هستید، نباید به کمترین‌ها اکتفا کنید. امکانات پیش‌فرضی مثل اسکن و شماره گذاری اسناد، تشکیل پرونده‌های بایگانی، ایجاد درخت‌واره پرونده‌ها، امکان تعریف سطوح دسترسی کارکنان مختلف به پوشه‌ها، امکان جستجوی مستندات و …، برای هر نرم افزار مدیریت اسناد ضروری بوده اما کافی نیستند.

لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد رایگان

در ادامه این مقاله بعد از معرفی لیست بهترین نرم افزارها، درباره هرکدام از این ویژگی‌ها به طور کامل صحبت می‌گردد.

نرم افزار مدیریت اسناد Bitrix24

نرم افزار Bitrix24 برای شرکت‌ها و مشاغل کوچک مناسب است. همچنین Bitrix24 مناسب گروه‌های از راه دور است که مایل به برقراری ارتباط و همکاری تاثیرگذار هستند.

Bitrix24 یک پلتفرم مدیریت سند رایگان است که برای حدودا ۸ میلیون شغل در سرتاسر جهان استفاده می‌شود. از قابلیت‌های نرم افزار Bitrix24، مبتنی بر ابر بودن، به صورت پیشفرض منبع باز بودن با امکان دستیابی به کد منبع باز است. دارا بودن انوع درایو شخصی یا گروهی یا شرکتی، امکان همگام سازی فایل در دستگاه‌های مختلف، اشتراک گذاری فایل، قابل دسترسی از طریق تلفن همراه، ویرایش اسناد به صورت آنلاین و آفلاین، ادیت اسناد توسط چند کاربر و ….  است.

نرم افزار مدیریت اسناد رایگان OnlyOffice

ONLYOFFICE  نام نرم افزاری جدید و حرفه ای در زمینه مدیریت، ویرایش و ساخت انواع اسناد آفیس از جمله فایل‌های داکیومنت، صفحات وب و پاورپونیت است. فرمت‌های استاندارد و رسمی مایکروسافت آفیس، وابستگی مستقیمی به نرم افزارهای Microsoft Word ،Microsoft Excel و Microsoft PowerPoint دارند. این نرم افزار جایگزینی حرفه‌ای را برای این ابزارها است. ONLYOFFICE Desktop شما را از وابستگی به نرم افزارهای حجیم مایکروسافت آزاد می‌کند.

نرم افزار مدیریت اسناد رایگان OpenDocMan

نرم افزار OpenDocMan یک سیستم مدیریت اسناد منبع باز (DMS) است. این نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر وب و رایگان بوده که به زبان PHP نوشته شده است و به طور تخصصی برای سیستم عامل گنو/لینوکس طراحی شده است.
نرم افزار OpenDocMan بسیار کم حجم بوده و به آسانی بر روی هر Apache یا IIS وب سرور، نصب می‌ شود.

نرم افزار OpenDocMan از زبان‌های متعددی مانند انگلیسی، اسپانیایی، چینی، پرتغالی، هلندی، کرواتی، آلمانی و ترکی پشتیبانی می‌کند.

این نرم افزار با دارا بودن یک بانک داده قدرتمند، قادر به حفظ اسناد و مدارک در یک مخزن متمرکز است که جستجو و سرچ اسناد در آن راحت‌ خواهد بود.

نرم افزار مدیریت اسناد رایگان OpenKM

نرم افزار اسناد OpenKM، نسخه ویندوزی با نام OpenKM DMS است که آخرین نسخه آن با نام OKMInstaller.jar قابل دانلود است. نسخه آنلاین OnWorks برای ایستگاه های کاری قابل پیاده سازی است.

OpenKM، یک برنامه مبتنی بر وب است که برای مدیریت و بایگانی اسناد طراحی شده است. OnWorks با هدف توسعه عملکرد نرم افزارهای رایگان یا منبع باز مشابه و استفاده از فناوری‌های جدید، طراحی و توسعه یافت. این برنامه ایده آل برای هر شرکتی است که قصد دارد با روشی ساده، انواع  اسناد را مدیریت کند.

ویژگی های برترین نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزارهای مدیریت اسناد، ویژگی‌های قابل توجه زیادی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها دارند. شاید بتوان بهترین‌ مزیت آنها را افزایش نظمی دانست که در اسناد شرکتی شما به صورت دیجیتالی ایجاد می‌کند و در نتیجه، نگهداری و بازیابی آنها را راحت‌تر می‌کنند.

دیگر مشخصات مشترک بهترین نرم افزار مدیریت اسناد عبارتند از:

• سرعت بالای بایگانی مستندات و بازگردانی آنها
• سهولت دسترسی راحت از هرجا و در هر زمان به مستندات
• امنیت بالا و امکان حفظ اسناد در مدت طولانی
• حذف کاغذ از فرآیند بایگانی اسناد و صرف جویی در هزینه برای بایگانی و نگهداری اسناد
• عدم نیاز به فضای فیزیکی برای حفظ مستندات

1. امکان محافظت و مشاهده سابقه نسخه‌های مختلف مستندات

برخی اوقات اسنادی که ذخیره می‌شوند، ادیت شده و تغییر می‌یابند. قابلیت نسخه‌بندی (ورژن‌بندی) به شما امکان می‌دهد تا این نسخه‌های مختلف را ذخیره کنید. بنابراین اگر به هر دلیلی، اشتباه یا ایرادی در نسخه آخر یک قرارداد وجود داشته باشد، با این قابلیت می‌توانید به آسانی سند مورد نظر را به نسخه قبلی بازگردانید.

2. تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد

یکی از انواع مستنداتی که اغلب در هر شرکتی مورد استفاده قرار گرفته و بایگانی می‌شوند، فرم‌هایی مثل فرم‌های اداری، فرم‌های ارزیابی، فرم‌های ثبت اقدام اصلاحی و مانند اینها است. اما آرشیو این اسناد با اسکن دستی آنها کاری زمان بر و خسته کننده است.

درنتیجه یکی از ویژگی‌ها و امکانات بهترین نرم افزار مدیریت اسناد این است که به شما امکان بدهد فرم‌های خام را از ابتدا داخل نرم‌افزار مدیریت اسناد تعریف کرده و آن را به صورت دیجیتالی در بین پرسنل سازمان و سایر کاربران به چرخش بیندازید. در انتها می‌توانید همین فرم‌ها را به صورت اتوماتیک جمع آوری و در پوشه‌های از پیش تعریف شده بایگانی کنید.

3. امکان جستجو داخل متن مستندات بصورت پی دی اف، اکسل و ورد

یک نرم افزار مدیریت اسناد حرفه‌ای، اضافه بر امکانات تخصصی برای جستجوی اسناد، باید به شما دسترسی بدهد تا بتوانید داخل متن‌های اسناد را نیز جستجو کنید. به این ترتیب حتی اگر شماره یا عنوان سند را از یادبرده باشید، تنها لازم است تا آنچه از محتوای آن به یاد می‌آورید سرچ کنید و با استفاده از این قابلیت به آسانی سند مورد نظر خود را پیدا کنید.

4. قابلیت برگشت اسناد به کارتابل کاربران شرکت

جهت گرفتن تایید یا دسترسی افراد به مستندات، باید امکان برگشت اسناد و دسترسی به کارتابل کاربران وجود داشته باشد.

یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب نرم افزاری است که اضافه بر بایگانی مستندات، به شما امکان تعریف دسترسی اسناد بر پایه‌ی نیاز بین افراد سازمان بدهد تا اسناد را به چرخش بیندازید. به عنوان نمونه اگر یکی از کارکنان به یکی از اسناد در یک پرونده پرسنلی نیاز داشته ولی به آن دسترسی نداشته باشد، فردی که این دسترسی را دارد به آسانی سند مورد نظر را به کارتابل فرد مورد نظر ارسال کند.

به این ترتیب، دریافت‌کنندگان دیگر نیازی به گرفتن مجوز دسترسی و جستجو برای یافتن سند مورد نظر نخواهند داشت. درنتیجه، یک نرم‌افزار مدیریت اسناد خوب به کاربر این امکان را می‌دهد تا اسناد مورد نظر خود را برای گرفتن تایید یا ارائه دسترسی اسناد به افراد، مستقیماً به کارتابل آنها ارسال کند.

5. تطابق با نرم افزار های خانواده آفیس

یک نرم افزار مدیریت مستندات عالی باید این دسترسی را به کاربر بدهد که بتوانند انواع مستندات مورد نظر خود را در قالب‌های word، اکسل و سایر اسناد Office، مستقیماً داخل این سامانه ایجاد و ذخیره کند.

به عبارتی افراد نیاز نداشته باشند که تمامی اسناد را به صورت دستی و سنتی اسکن کرده یا از روش دیگر با سایر ابزارها ایجاد و سپس وارد سیستم مدیریت اسناد کنند. به این ترتیب چندین مرحله از کارهای اضافی آنها حذف می‌شود.

6. امکان ویرایش و ایرادگیری تصاویر اسناد و مستندات

حجم زیادی از تصاویر اسنادی که در نرم افزارهای مدیریت اسناد ذخیره می‌شوند، به صورت اسکن شده هستند. این در حالی است که اسکن کردن مستندات کاغذی باعث ایجاد مشکل در تصاویر آنها می‌شود. بنا براین وجود مشکل می‌تواند باعث کم کردن کیفیت تصاویر مستندات شده و برای افزایش خوانایی مجبور به افزایش حجم آنها شویم.

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد باید امکان ویرایش و اصلاح تصاویر اسکن شده اسناد را داشته باشد تا علاوه بر افزودن کیفیت آنها، بتواندحجم‌شان را نیز بکاهد.

7. تطابق سیستم مدیریت اسناد با سیستم اتوماسیون اداری

بخش زیادی از مستندات و نامه‌هایی که در سازمان‌ها ذخیره می‌شوند، با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری ایجاد شده و در سازمان به چرخش درمی‌آیند. بنابراین از ویژگی‌ها و امکانات یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب، یکپارچگی آن با یک سیستم اتوماسیون اداری و ماژول‌های مختلف آن است تا نتیجه بهتری در بهره‌برداری از مستندات دست پیدا کرد.

به عنوان مثال، نرم‌افزار مدیریت مستندات فریار با نرم افزار اتوماسیون اداری فریار و انواع ماژول‌های کاربردی آن یکپارچه است و شما می‌توانید به آسانی مستندات اداری متعدد خود را ذخیره کرده و یا اسناد بایگانی شده را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.

8. استفاده از OCR فارسی

برای تبدیل محتواها و مستندات تصویری و پی دی اف به متن قابل سرچ می‌توان از  OCR فارسی استفاده کرد. آنچه گفتیم، بسیاری از اسنادی که در نرم افزارهای مدیریت اسناد، ذخیره می‌شوند، نسخه اسکن شده اسناد کاغذی مورد استفاده در شرکت ها هستند. این مسئله باعث می‌شود تا شما نتوانید در متن های  داخل این تصاویر سرچ کنید و یافتن آنها را سخت می‌کند.

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد، امکان استفاده از OCR فارسی را برای تبدیل محتوای مستندات تصویری و پی دی اف به متن قابل سرچ دارد. به همین ترتیب شما می‌توانید به جستجو در متون و در داخل تصاویر این اسناد نیز بپردازید.

فرستادن و دریافت مستندات با روش ایمیل و فکس

استفاده بهینه از یک سیستم بایگانی اسناد، لازمه این است که بتوانیم اسناد متنوعی را به آسانی با افراد مورد نظرخود به اشتراک بگذاریم. به همین دلیل، یکی از ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب این است که به شما امکان دهد تا اسناد مورد نظر خود را مستقیماً فکس کرده یا ایمیل کنید. در این روش نیازی به دانلود یا اسکن این اسناد قبل از ایمیل و فکس کردن آنها نخواهید داشت و می‌توانید با سرعت بیشتری کار کنید.

امکان تعریف دسته بندی محرمانه برای مستندات

خیلی از شرکت‌ها نیاز دارند که بعضی از اسناد و داده‌های مهم خود را از نگاه رقیبان و همه مردم دور نگه دارند زیرا در صورت منتشرکردن این داده‌ها، دچار خسارت‌های جبران‌ناپذیری می‌شوند. به همین دلیل در سازمان‌ها، اسناد و نامه‌های کاغذی را با برچسبی به نام “محرمانه” مهر و موم کرده و آن‌ها را از بقیه جدا می‌کنند.

اما برخلاف اسناد کاغذی، اسناد دیجیتالی را نمی‌توان با مهر و موم و برچسب محرمانه حفظ کرد. برای همین، بهترین نرم‌افزار مدیریت اسناد باید دارای امکان دسته‌بندی و مکاتبات دیجیتالی و تعیین سطح دسترسی افراد به آن‌ها باشند. این قابلیت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد دیجیتالی خود را از دسترس همه کاربران خارج کرده و تنها به برخی از افراد امکان دسترسی به آن‌ها را می‌دهد.

نرم افزار مدیریت اسناد رایگان

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره تفاوت مدیریت اسناد و آرشیو اسناد می‌توانید از قسمت مقالات شروع کنید.

در این مقاله به برخی از ویژگی‌های نرم افزار مدیریت اسناد فریار پرداختیم ولی نکته مهم و قابل تامل در خرید نرم افزار بایگانی اسناد، مربوط به اعتبار و کیفیت پشتیبانی شرکت ارائه دهنده است که شرکت نرم افزار مدیریت اطلاعات فریار با پشتیبانی دقیق و متعهدانه نسبت به مشتری، این سیستم بایگانی تحت وب را آماده استفاده کاربران در سازمان‌های متعدد کرده است.