چطور فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد را آسان کنیم؟

چطور فرآیند محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد را آسان کنیم؟ در مطالب پیشین در مورد نرم افزار حقوق و دستمزد و  حسابداری حقوق و دستمزد صحبت کردیم. در این مقاله قصد داریم روش‌هایی برای ساده‌تر نمودن محاسبات حقوق و دستمزد در اختیار شما قرار دهیم.

اگر آشنایی کمی با رشته‌ی حسابداری و اصطلاحات آن دارید و در عین حال می‌خواهید عملیات پرداخت حقوق و دستمزد کارکنانتان را خودتان به صورت اصولی انجام دهید، مطالعه این مقاله می‌تواند بسیار مفید باشد.

آگاهی از اصطلاحاتی همچون عوامل حکمی و عوامل غیر حکمی، حقوق ناخالص و خالص، درآمد مشمول مالیات، درآمد مشمول بیمه و این قبیل اصطلاحات برای مدیریت حقوق و دستمزد لازم بوده و باید از آنها آگاهی داشته باشید. در ادامه ضمن معرفی این اصطلاحات، درباره چگونگی آسان‌کردن فرآیند محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد صحبت خواهیم نمود.

آموزش حسابداری حقوق و دستمزد

اولین سوالی در این بحث که ذهن را درگیر می‌کند این است که حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟ به طور کلی فرایند محاسبه، ثبت و پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان را حسابداری حقوق و دستمزد گویند. این فرایند شامل محاسبه‌ی کسورات قانونی، حقوق ناخالص و حقوق خالص و پرداخت بدهی‌های مربوط به حقوق و دستمزد می‌باشد.

حال به بیان برخی اصطلاحات رایج در این زمینه می‌پردازیم:

عوامل حکمی حقوق و دستمزد

عوامل حکمی به طور خلاصه همان عوامل موثر در حقوق و دستمزد هستند که در هنگام استخدام در قرارداد قید شده‌اند مانند میزان حقوق پایه، ضریب محاسبه حقوق اضافه کار، درصد حق بیمه کارفرما و میزان مالیات و …  این عوامل به طور کلی شامل قوانین و مقررات دولتی، تعهدات قراردادی و سیاست‌های سازمانی می‌گردند.

عوامل غیر حکمی حقوق و دستمزد

عوامل غیرحکمی عواملی هستند که از ابتدا مشخص نبوده و به دلایلی از طرف کارفرما به عنوان مزایای بیشتر در نظر گرفته شده و در زمان محاسبه‌ی حقوق ماهیانه بر میزان حقوق شما اثر گذارند. مثلا میزان غیبت‌ها، کسر کارها و اضافه‌کاری‌ها یا موارد دیگر عملکرد پرسنل.

حقوق ناخالص پرداختنی

این قسمت از حقوق ماهانه، همان هزینه‌ای است که سازمان در ازای کارکردن یک کارمند برای سازمان خودش باید خرج نماید اما در واقع کسوراتی مانند مالیات و بیمه کل از این هزینه‌ها کم شده و مابقی به حساب کارمند واریز می‌شود. در واقع حقوق خالص پرداختنی همان میزان پول و مبلغی است که به عنوان حقوق نهایی به حساب کارمند واریز می‌شود.

در شکل زیر نمونه‌ای از فرم محاسبه حقوق و دستمزد را مشاهده می‌نمایید.

راهکارهای تسهیل محاسبه حقوق و دستمزد

حال که با اصطلاحات رایج در حسابداری حقوق آشنا شدید، در مورد راهکارهایی که به وسیله‌ی آن می‌توانید پروسه محاسبه را سریع و بهتر انجام دهید صحبت خواهیم کرد. در واقع از راهکارهای مختلفی برای تسهیل امر محاسبه ی حقوق و دستمزد استفاده می گردد که مهم ترین آن به شرح زیر است:

استفاده ار نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد آنلاین

اولین راهکار محاسبه آنلاین حقوق که پر طرفدارترین روش برای انجام این محاسبات شناخته می‌شود، استفاده از نرم افزارهای حسابداری است.

با استفاده از نرم‌افزار حسابداری حقوق و دستمزد، فرآیند محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد به صورت خودکار و سریع‌تر انجام می‌شود. همچنین، این سیستم‌ها قابلیت اتصال به سایر زیرسیستم‌های سازمان‌ها را داشته و اطلاعات حقوق و دستمزد به صورت اتوماتیک در سیستم حسابداری ثبت می‌گردند.

استفاده از سیستم های حضور و غیاب الکترونیکی

با استفاده از این سیستم‌های حضور غیاب الکترونیکی، ساعات کار کارمندان دقیق‌تر ثبت شده و محاسبه حقوق و دستمزد بهتر انجام می‌شود. همچنین، این روش به کاهش احتمال خطا در محاسبه حقوق و دستمزد کمک می‌کند. همچنین میزان اضافه کار، کسر کار، شناوری و … همه به صورت اتوماتیک محاسبه شده و در فیش حقوقی درج می‌گردد.

استفاده از پرداخت الکترونیکی

با بهره گیری از پرداخت الکترونیکی، پرداخت حقوق و دستمزد به صورت سریعتر و با امنیت بیشتر انجام می‌شود. علاوه بر آن، این روش به کاهش هزینه‌های مربوط به پرداخت نقدی کمک می‌کند. برخی از نرم افزارهای حقوق و دستمزد، به صورت مستقیم امکان لینک به درگاه پرداخت الکترونیک برای پرداخت حقوق را دارند که می‌توانید از انها نیز استفاده نمایید.

فیلم و فایل کامل آموزش حقوق و دستمزد

برای مشاهده فیلم و فایل کامل آموزش حقوق و دستمزد از لینک زیر در سایت فرادرس می‌توانید استفاده نمایید:

https://faradars.org/courses/fvxl9811-payroll-and-managing-human-resources-in-excel

در سایت آموزشی فرادرس، آموزش های صفر تا 100 علمی در مباحث حسابداری حقوق و دستمزد وجود دارد که بسیار مفید است ولی به خاطر داشته باشید که برای براورده کردن الزامات قانونی مانند بیمه و مالیات حتما نیاز به اطلاع از قوانین مربوط به مالیات بر حقوق و دستمزد، تجربه‌ی کافی و همچنین آگاهی بر تعرفه‌های بیمه تامین اجتماعی است.

نگاهی بر قوانین حقوق و دستمزد

قوانینی که برای حقوق و دستمزد تدوین شده‌اند شامل دسته‌بندی‌های زیر می‌باشند:

1. قوانین اداره کار

این قانون‌ها  حداقل حقوق و دستمزد کارگران را تعیین می‌کنند که پرداخت حقوق به صورت منظم و به موقع را برای کارفرمایان الزام می‌نماید که به کارمندان و کارگران داشته باشند.‌

2. قوانین بیمه تامین اجتماعی

قوانین سازمان تامین اجتماعی برای کارفرمایان، پرداخت و کسب بیمه تامین اجتماعی را برای کلیه‌ی کارکنان اجباری می‌کند.

3. قانون مالیات بر حقوق

قانون مالیات بر حقوق شامل مواردی است که میزان حقوق افراد نسبت به میزان حداقل حقوق کارگران در هر سال بیشتر بوده و معافیت مالیاتی شامل شان نشوند. در واقع به نسبت میزان درامدها، درصد مالیات پرداختنی به اداره‌ی دارایی تعیین می‌گردد.

نمونه سند حسابداری حقوق و دستمزد

موارد زیر در یک سند حسابداری حقوق و دستمزد قابل مشاهده خواهد بود:

شکل زیر نیز نمونه ی یک لیست حقوق و دستمزد است که عموما قبل از پرداخت حقوق باید به تایید مدیریت مالی یا مدیر عامل برسد.

صفر تا صد حقوق و دستمزد pdf

نحوه محاسبه حقوق و دستمزد 1402

در واقع فرمول اعلام شده در همه ی سال ها فرمول یکسانی است و تنها چیز هایی که دائما در هر سال تغییر میکند شامل حقوق پایه، حق اولاد، حق مسکن و بن کارگری است که ممکن است با توجه به قوانین تصویب شده در هر سال متغیر باشند.

فرمول محاسبه حقوق و دستمزد

به طور کلی در هنگام محاسبه‌ی حقوق و دستمزد فرمول زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:

برخی  از موارد بالا دارای فرمول مخصوص به خود بوده که تلاش میکنیم در این مقاله فرمول های مربوطه را به شما ارائه دهیم:

عواملی که مربوط به حقوق نا خالص میشوند، بنا بر قوانین اداره کار در هر سال و طبق توافقات  کارفرما و کارمند تعیین و نیازی به محاسبه ی خاصی ندارند.

پس تنها نیاز است تا عوامل کارکردی را محاسبه و در فرمول حقوق خالص جایگذاری نمایید:

اگر سه مورد زیر را محاسبه نمایید، بقیه ی عوامل نیاز به محاسبه و فرمول خاصی ندارند.

1. بیمه سهم کارمند :

کل پرداختی ای که باید به بیمه تامین اجتماعی پرداخته شود برابر با 30% از حقوق پایه  و مزایای قانونی می‌باشد.

از این 30% ، 7% سهم کارمند و ما بقی سهم سازمان یا همان کارفرما است.

بنا بر این کافی است 7% از مجموع حقوق و مزایا را  محاسبه کنیم تا بیمه ی سهم کارمند مشخص گردد.

بیمه سهم کارمند = (حقوق پایه + بن + خوار و بار + پایه سنوات + سایر مزایا )*0.07

نکته: به غیر از موارد زیر کلیه ی مزایا و پرداختی ها مشمول بیمه اند:

• بازخرید مربوط به ایام مرخصی
• عائله مندی
• عیدی
• هزینه های سفر و ماموریت فوق‌العاده
• حق شیر
• کمک هزینه مسکن و خواربار در روزهای بیماری
• پاداش نهضت سواد آموزی
• حق التضمین
• مزایای پایان کار
• خسارت های اخراج از کار

2. مالیات بر حقوق:

موارد زیر در حقوق و دستمزد مشمول مالیات می‌گردند:

• مزد، حقوق و دستمزد
• حق اولاد
• اضافه کاری
• خواروبار
• دریافتی های مربوط به عیدی
• فوق العاده‌هایی که برای بدی آب و هوا پرداخت می شود.
• هزینه مربوط به سفر و ماموریت فوق‌العاده
• کمک هزینه عائله مندی
• پاداش های مربوط به آخر هر سال
• حق شیر
• پاداش نهضت سواد آموزی
• کمک هزینه ای که برای مسکن و خواربار در دوران بیماری پرداخت می‌شود.
• خسارت مربوط به اخراج از کار

برای محاسبه کافی است مزایای مشمول مالیات را در درصد مالیات ضرب نماییم.

مثال محاسبه حقوق و دستمزد

تنها نکته ای که باید مد نظر قرار گیرد آن است که دارایی در هر سال برای هر میزان حقوق، درصد خاصی را اعلام می‌کند و در محاسبات این درصد ها نباید اشتباه کنیم:

مثلا برای سال 1402 اگر جمع حقوق و مزایاکمتر از 10 میلیون تومان باشد معاف از مالیات خواهد بود و ضریب صفر در نظر گرفته می‌شود . بین 10 تا 14 میلیون، 10% مالیات دارد و این بدان معناست که اگر مثلا کسی 13 میلیون تومان حقوق و مزایا داشته باشد، 10 میلون تومان از آن معاف از مالیات است و باید 10% از 3 میلیون تومان دیگر را به دارایی بدهد.

پس فرمول به صورت زیر خواهد بود.

مالیات حقوق =(حداقل اعلام شده ی دارایی برای معافیت مالیاتی – جمع حقوق و مزایای مشمول مالیات) * درصد مالیات

درصد مالیات برای سال 1402 به شکل زیر است. برا ی آگاهی از میزان مالیات حقوق به این مقاله در سایت فریارسیستم مراجعه کنید.

3. کسورات :

غیبت و کسر کار که به عنوات کسورات محسوب می‌شوند نیز به راحتی قابل محاسبه‌اند. کافی است نرخ حقوق ماهیانه را تبدیل به روزانه یا ساعتی کنید و در تعداد روز یا ساعت غیبت و کسر کار ضرب نمایید.

نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد رایگان

نرم افزارهای محاسبه ی حقوق و دستمزد زیادی وجود دارند که برخی از آنها را در مقالات گذشته معرفی کرده ایم.

برای اطلاعات بیشتر به لینک زیر مراجعه شود :

5 اپلیکیشن حسابداری شخصی + فهرست + مقایسه

آموزش حقوق و دستمزد در اکسل

در سالهای اخیر، استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد باعث شده است، ضمن بهبود سرعت، دقت حسابداران درمحاسبه حقوق و دستمزد بیشتر شود. همچنین استفاده از این نرم افزارها باعث شده است سازمانی با تعداد زیاد پرسنل را بتوان تنها با دارا بودن یک مسئول امور مالی و حسابداری، کنترل نمود.