سوالات متداول درباره سیستم مدیریت اطلاعات

سوالات متداول درباره سیستم مدیریت اطلاعات MIS در این مقاله از فریار سیستم پاسخ داده شده است. نرم افزار مدیریت اطلاعات چیست؟ نرم افزار IMS یا اطلاعات مدیریت، نقش به‌سزایی بر تصمیم‌گیری مدیران سازمانها دارد.

مدیران یک کسب‌و‌کار در جهت رسیدن به اهدافی که برای سازمان خود مقرر کرده‌اند، با توجه به اطلاعات و داده‌هایی که از شرکت خود دارند، تصمیماتی می‌گیرند که بر روند سازمان اثرگذار است. این اطلاعات را سیستم مدیریت اطلاعات در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

چرا به نرم افزار اطلاعات مدیریتی نیاز داریم؟

نرم افزار مدیریت اطلاعات، سیستمی است که برای بالابردن امنیت و تسهیل فرایندهای اداری به کار برده می‌شود. هرچه اطلاعات و داده‌هایی که در دسترس مدیران قرار می‌گیرد درست ‌تر و از اطمینان بالاتری برخوردار باشد، مدیران با ریسک کمتری برای سازمان خود برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنند. در این مقاله سعی داریم عواملی را که بر تصمیم‌گیری مدیران تاثیر گذارند معرفی کرده تا با در اختیار قرار داشتن داده‌های صحیح در زمان مناسب، موجب کمترشدن ریسک برنامه‌ریزی سازمان‌ها گردیم. پس تا پایان مقاله همراه ما باشید.

سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟

آنچه که از تعاریف مختلف سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌دانیم آن است: سیستمی که اطلاعات مربوط به شرکت را جمع آوری، نظم‌دهی و پردازش می‌کند و در آخر در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد؛ این سیستم مدیریت اطلاعات به طور مختصر MIS نامیده می‌شود. مدیران نیز از این سیستم به منظور شناخت بیشتر سازمان و در نتیجه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند.

سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات سازمان را جمع آوری، نگهداری و پردازش کرده و در دسترس مدیران قرار می‌دهد. مدیران با استفاده از این اطلاعات، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنند.

داستان سیستم های مدیریت اطلاعات

با انتشار رایانه‌ها در قرن بیستم، سرعت و ظرفیت پردازش اطلاعات نیز افزایش یافت. در اواسط همین قرن سیستم اطلاعات مدیریت با سرعت بیشتری افزایش یافته و منتشر شد اما قبل از اینکه رایانه‌ها گسترش پیدا کند، MIS با سرعت اندکی در حال رشد و تکامل بودند.

منابع انسانی سیستم های مدیریت اطلاعات

نرم افزار اطلاعات مدیریت منابع انسانی به عنوان یک محل ذخیره‌سازی و پردازش اطلاعات مخصوص کارمندان است و این اطلاعات را در دسترس گروه مدیریت منابع انسانی قرار می‌دهد. مدیریت منابع انسانی با توجه به ارتباطی که با کارمندان دارد و درحقیقت رابطی بین کارمندان و مدیریت سازمان‌ها است، باید به صورتی وظایف خود را انجام بدهد که هم پرسنل و هم مدیران از او رضایت داشته باشند. بنابراین سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی از دیگر انواع سیستم اطلاعاتی مدیریت می‌باشد.

سیستم های مدیریت اطلاعات در سطوح مختلف سازمان

بر اساس سطوح مختلف سازمان سه نوع MIS به شرح زیر وجود دارد که عبارتند از:

• سیستم اطلاعات سطح عملیاتی: با پیگیری عملیات عادی موسسه، این اطلاعات را در دسترس مدیران عملیاتی قرار می‌دهد.
• سیستم اطلاعات سطح مدیریت: به مدیران میانی کمک می‌کنند تا در فعالیت‌های اداری تصمیم‌گیری و پیگیری ها را انجام بدهند.
• سیستم اطلاعات سطح راهبردی: اطلاعات این سیستم در تصمیم‌گیری‌های مدیران ارشد در رابطه با سازمان کمک می‌کنند.

نقش MIS در تصمیم گیری مدیران

اطلاعات، یک پایه و اساس منطقی برای چرخش تصمیم‌‌گیری است. تصمیم‌گیری فرایند تبدیل اطلاعات به عملکرد می‌باشد. تصمیم‌گیری‌های درست و به موقع و برنامه‌ریزی‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت برای کسب و کار، موجب رشد و پیشرفت سازمان خواهد شد. سیستم اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌آورد.

اگر بخواهیم به صورت خلاصه نقش سیستم اطلاعات مدیریت در پشتیبانی عملکرد را بیان کنیم، این سیستم با ثبت و ذخیره کردن تمامی اطلاعات سازمان مانند اطلاعات خرید و فروش، اطلاعات سیستم حقوق و دستمزد، اطلاعات کارکنان، اطلاعات بازار، اطلاعات مشتریان و سپس پردازش این داده‌ها، ازعملیات سازمان حمایت می‌کند.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌توانند از طریق نمایش گزارش‌های قابل درک و تفسیر به مدیران، میزان مغایرت و انحراف از برنامه‌های مشخص شده را نمایش دهند.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی استراتژیک؟

مدیرMIS باید از تمامی عوامل محیطی و بیرونی سازمان مطلع باشد، همچنین ارزش سیستم‌های موجود را آگاهی داشته باشد. در بسیاری از موسسات گزارش‌های معاونت این سیستم به مدیریت عالی ارائه می‌شود.

سیستم اطلاعات مدیریت از چه بخش هایی تشکیل میشود؟

اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت عبارتند از:

• سیستم
• داده‌ها
• مدیریت

سیستم به معنای سیستمی است که می‌تواند به تعداد زیادی کاربر خدمت رسانی کند. اطلاعات یعنی نرم افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه اطلاعات توسط این سیستم به هم وصل و در ارتباط بوده و همچنین به تمام مدیران اطلاعات مورد نیازشان را ارائه می‌دهد.

عناصر اصلی سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت دارای چند عنصر مهم می‌باشد که این عناصر شامل:

• کامپیوتری که با استفاده از یک پایگاه داده چندین نرم افزار اطلاعاتی را به یکدیگر متصل می‌نماید.
• نرم‌افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه اطلاعات (sql) توسط این سیستم به هم متصل و در ارتباط می‌باشند.
• ارائه داده‌های مورد نیاز به تمام مدیران در سطوح مختلف
• پشتیبانی و حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری
• رابط کاربری ماشینی برای پاسخگویی به جستجوهای فوری و موقتی

سیستم اطلاعات مدیریت شامل چه امکاناتی میشود؟

بنابر تعریف سیستم مدیریت اطلاعات دیویس و اولسون، امکانات این سیستم شامل برنامه‌ها و سخت افزارهای رایانه‌ای، آیین نامه‌ها و راهنمایی‌ها، الگوهایی برای تحلیل، طرح ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات است.

تا این بخش از مقاله به شرح MIS و مطالب مربوط به این موضوع پرداختیم. در ادامه این مقاله به اساسی‌ترین سوالات مهم در ارتباط با سیستم مدیریت اطلاعات پاسخ می‌دهیم.

• در ایران سیستم مدیریتی به چه صورت است؟

در ایران، سازمان‌ها مشتاق به داشتن سیستم‌های اطلاعات یکپارچه از جمله سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان در چندسال گذشته را داشته اند اما به دلیل تغییرات مختلف سیاسی و اقتصادی و … دسترسی سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه به طور کامل ایجاد می‌شود.

• تفاوت نرم افزار مدیریت اطلاعات MIS با BPMS ؟

از تفاوت‌های نرم افزار مدیریت اطلاعات با سیستم BPMS می‌توان تفاوت در مدل فرآیند، مدل اطلاعات، تعریف فرم‌ها، قوانین تجاری، ایفا کنندگان و نشر فرایند نام برد. به طور کلی می‌توان گفت سیستم BPMS نمی‌تواند جایگزین نرم افزار MIS باشد، این دو سیستم به صورت کاملا جدا از یکدیگر هستند.

امکانات این سیستم شامل برنامه‌ها و سخت افزارهای کامپیوتر، آیین نامه‌ها و رهنمودها، الگوهایی برای تحلیل، طرح ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم گیری و یک دیتابیس است.

• تاثیر سیستم مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها چیست؟

اجرای سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان باعث می شود تا مدیران با اطمینان بیشتری نسبت به مسائل شرکت تصمیم‌گیری کنند و با توجه به اطلاعاتی مفصلی که از سازمان دارند، می‌توانند برنامه‌ریزی بهتری برای سازمان داشته باشند.

• آیا سامانه مدیریت اطلاعاتی همان MIS است؟

بله، سیستم مدیریت اطلاعات یا سامانه اطلاعات مدیریت ترجمه شده کلمه Management Information System است که به صورت مختصر MIS گفته می‌شود.

زیان‌ها و هدررفت منابع مالی و انسانی، اکثرا ناشی از تصمیمات و برنامه‌ریزی‌های اشتباه مدیریت است؛ علت این اشتباهات مدیران در دسترس نبودن اطلاعات کافی و به‌هنگام ازسازمان است.

سیستم اطلاعات مدیریت که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفت با در اختیار قرار دادن این اطلاعات، تا حدود زیادی این مشکلات را رفع کرده است. از شما دعوت می‌کنیم تا ما را از نظرات خود پیرامون موضوعات یاد شده بهره‌‌‌مند سازید.

شاید مطالعه این مقاله برای شما جالب باشد: معرفی 5 اپلیکیشن حسابداری شخصی