سوالات متداول درباره سیستم مدیریت اطلاعات

سوالات متداول درباره سیستم مدیریت اطلاعات در این مقاله از فریار سیستم پاسخ داده شده است. نرم افزار مدیریت اطلاعات چیست؟ نرم افزار IMS یا اطلاعات مدیریت، نقش به‌سزایی بر تصمیم‌گیری مدیران سازمانها دارد.

مدیران یک کسب‌و‌کار در جهت رسیدن به اهدافی که برای سازمان خود مقرر کرده‌اند، با توجه به اطلاعات و داده‌هایی که از شرکت خود دارند، تصمیماتی می‌گیرند که بر روند سازمان اثرگذار است. این اطلاعات را سیستم مدیریت اطلاعات در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

چرا نرم افزار مدیریت اطلاعات مدیریتی

نرم افزار مدیریت اطلاعات، سیستمی است که برای بالابردن امنیت و تسهیل فرایندهای اداری به کار برده می‌شود. هرچه اطلاعات و داده‌هایی که در دسترس مدیران قرار می‌گیرد درست ‌تر و از اطمینان بالاتری برخوردار باشد، مدیران با ریسک کمتری برای سازمان خود برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنند. در این مقاله سعی داریم عواملی را که بر تصمیم‌گیری مدیران تاثیر گذارند معرفی کرده تا با در اختیار قرار داشتن داده‌های صحیح در زمان مناسب، موجب کمترشدن ریسک برنامه‌ریزی سازمان‌ها گردیم. پس تا پایان مقاله همراه ما باشید.

سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟

آنچه که از تعاریف مختلف سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌دانیم آن است: سیستمی که اطلاعات مربوط به شرکت را جمع آوری، نظم‌دهی و پردازش می‌کند و در آخر در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد؛ این سیستم مدیریت اطلاعات به طور مختصر MIS نامیده می‌شود. مدیران نیز از این سیستم به منظور شناخت بیشتر سازمان و در نتیجه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند.

تعریف سیستم‌ مدیریت اطلاعات

سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات سازمان را جمع آوری، نگهداری و پردازش کرده و در دسترس مدیران قرار می‌دهد. مدیران با استفاده از این اطلاعات، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنند.

داستان سیستم های مدیریت اطلاعات

با انتشار رایانه‌ها در قرن بیستم، سرعت و ظرفیت پردازش اطلاعات نیز افزایش یافت. در اواسط همین قرن سیستم اطلاعات مدیریت با سرعت بیشتری افزایش یافته و منتشر شد اما قبل از اینکه رایانه‌ها گسترش پیدا کند، MIS با سرعت اندکی در حال رشد و تکامل بودند.

سیستم مدیریت اطلاعات چه اهدافی دارد؟

با توجه به تعریف این سیستم‌ها، مهم‌ترین هدف MIS ارائه اطلاعات سازمانی به مدیران است. براساس این هدف، اهدافی مانند جمع آوری داده‌ها، بایگانی، پردازش و سرعت بخشیدن به دسترسی اطلاعات نیز شامل اهداف سیستم مدیریت اطلاعات می‌شود. هدف اصلی سیستم اطلاعات مدیریت، رساندن اطلاعات درست، دقیق و کافی در رابطه با فعالیت آن در کمترین زمان به مدیریت است.

به طور مثال یک نرم افزار حسابداری انلاین خوب باید گزارش‌های مدیریتی، صورت‌های مالی، گزارش‌های تهیه شده برای افراد خارجی و اطلاعات موردنیاز برای ارائه اظهارنامه مالیاتی را ارائه دهد.

IMS چه کاربردی دارد؟

هدف نهایی یک سازمان و موسسه از سرمایه‌گذاری در قسمت‌های مختلف سازمان، دریافت سود و به عبارتی به حداکثر رساندن ثروت صاحبان سرمایه موسسه است. MIS با اطلاعاتی که در دسترس مدیران قرار می‌دهد، به آنها کمک می‌کند تا با تصمیمات خود در رسیدن به این هدف تلاش کنند.

اجرای سیستم های اطلاعات مدیریت

شرکت‌ها به منظورپیاده سازی سیستم اطلاعاتی مدیریت باید در مرحله اولیه شناخت کافی از شرایط و وضعیت سازمان داشته باشند، بعد از مرحله شناخت باید سیستم را آنالیز کرده و با پایان آنالیز، آن را پیاده‌سازی کنند. مرحله بعدی پیاده‌سازی MIS آزمایش طرح جدید است، مرحله آخر ویژه استقرار طرح جدید می‌باشد.

وظایف اصلی MIS را می‌توان به طور خلاصه به شکل زیر بیان کرد:

1. خدمات کامپیوتری را برای سازمان انجام می‌دهد.
2. سازمان دهی اطلاعات
3. آماده کردن سیستم‌های اطلاعاتی مناسب
4. امکان سنجی و بررسی‌های فنی و مالی

MIS با توجه به اینکه اطلاعاتی کامل و دقیق در رابطه با موسسه در اختیار مدیران قرار می‌دهد، امکان یافتن نقاط ضعف و قوت موسسه وجود دارد. مدیر می‌تواند یک شمای کلی از موسسه داشته باشد. این اطلاعات در برنامه‌ریزی برای آینده موسسه و تصمیم‌گیری مدیران بسیار موثر است.

سیستم های اطلاعات مدیریتی در شرکتها چند نوع است؟

در حالت کلی، انواع سیستم اطلاعات مدیریت را می‌توان به سه دسته کلی تقسیم کرد. در ادامه به معرفی هریک از این انواع می‌پردازیم.

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه که یکی از انواع سیستم اطلاعات مدیریت می‌باشد، شامل مجموعه‌ای از روش‌ها و راهکارها برای مدیریت پروژه است که داده‌های مربوط به یک پروژه را گردآوری و سازماندهی می‌کند تا مورد استفاده مدیران قرار گیرد.

سیستم مدیریت اطلاعات پیشرفته

سیستم مدیریت اطلاعات پیشرفته از دیگر انواع سیستم مدیریت اطلاعات می‌باشد که به جمع آوری و ذخیره و پردازش اطلاعات مورد نیاز مدیران می‌پردازد و این اطلاعات را در دسترس مدیران قرار می‌دهد اما نسبت به MIS پیشرفته‌تر است و این کار را با جزئیات بیشتری انجام می‌دهد.

منابع انسانی سیستم های مدیریت اطلاعات

نرم افزار اطلاعات مدیریت منابع انسانی به عنوان یک محل ذخیره‌سازی و پردازش اطلاعات مخصوص کارمندان است و این اطلاعات را در دسترس گروه مدیریت منابع انسانی قرار می‌دهد. مدیریت منابع انسانی با توجه به ارتباطی که با کارمندان دارد و درحقیقت رابطی بین کارمندان و مدیریت سازمان‌ها است، باید به صورتی وظایف خود را انجام بدهد که هم پرسنل و هم مدیران از او رضایت داشته باشند. بنابراین سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی از دیگر انواع سیستم اطلاعاتی مدیریت می‌باشد.

سیستم های مدیریت اطلاعات در سطوح مختلف سازمان

بر اساس سطوح مختلف سازمان سه نوع MIS به شرح زیر وجود دارد که عبارتند از:

• سیستم اطلاعات سطح عملیاتی: با پیگیری عملیات عادی موسسه، این اطلاعات را در دسترس مدیران عملیاتی قرار می‌دهد.
• سیستم اطلاعات سطح مدیریت: به مدیران میانی کمک می‌کنند تا در فعالیت‌های اداری تصمیم‌گیری و پیگیری ها را انجام بدهند.
• سیستم اطلاعات سطح راهبردی: اطلاعات این سیستم در تصمیم‌گیری‌های مدیران ارشد در رابطه با سازمان کمک می‌کنند.

نقش MIS در تصمیم گیری مدیران

اطلاعات، یک پایه و اساس منطقی برای چرخش تصمیم‌‌گیری است. تصمیم‌گیری فرایند تبدیل اطلاعات به عملکرد می‌باشد. تصمیم‌گیری‌های درست و به موقع و برنامه‌ریزی‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت برای کسب و کار، موجب رشد و پیشرفت سازمان خواهد شد. سیستم اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌آورد.

نقش سیستم مدیریت اطلاعات در پشتیبانی انجام وظایف

اگر بخواهیم به صورت خلاصه نقش سیستم اطلاعات مدیریت در پشتیبانی عملکرد را بیان کنیم، این سیستم با ثبت و ذخیره کردن تمامی اطلاعات سازمان مانند اطلاعات خرید و فروش، اطلاعات حقوق و دستمزد، اطلاعات کارکنان، اطلاعات بازار، اطلاعات مشتریان و سپس پردازش این داده‌ها، ازعملیات سازمان حمایت می‌کند.

سیستم مدیریت اطلاعات چه نقشی در پشتیبانی از تصمیمات دارد؟

سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌توانند از طریق نمایش گزارش‌های قابل درک و تفسیر به مدیران، میزان مغایرت و انحراف از برنامه‌های مشخص شده را نمایش دهند.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی استراتژیک؟

مدیرMIS باید از تمامی عوامل محیطی و بیرونی سازمان مطلع باشد، همچنین ارزش سیستم‌های موجود را آگاهی داشته باشد. در بسیاری از موسسات گزارش‌های معاونت این سیستم به مدیریت عالی ارائه می‌شود.

سیستم اطلاعات مدیریت از چه بخش هایی تشکیل میشود؟

اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت عبارتند از:

• سیستم
• داده‌ها
• مدیریت

سیستم به معنای سیستمی است که می‌تواند به تعداد زیادی کاربر خدمت رسانی کند. اطلاعات یعنی نرم افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه اطلاعات توسط این سیستم به هم وصل و در ارتباط بوده و همچنین به تمام مدیران اطلاعات مورد نیازشان را ارائه می‌دهد.

عناصر اصلی سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت دارای چند عنصر مهم می‌باشد که این عناصر شامل:

• کامپیوتری که با استفاده از یک پایگاه داده چندین نرم افزار اطلاعاتی را به یکدیگر متصل می‌نماید.
• نرم‌افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه اطلاعات (sql) توسط این سیستم به هم متصل و در ارتباط می‌باشند.
• ارائه داده‌های مورد نیاز به تمام مدیران در سطوح مختلف
• پشتیبانی و حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری
• رابط کاربری ماشینی برای پاسخگویی به جستجوهای فوری و موقتی

سیستم اطلاعات مدیریت شامل چه امکاناتی میشود؟

بنابر تعریف سیستم مدیریت اطلاعات دیویس و اولسون، امکانات این سیستم شامل برنامه‌ها و سخت افزارهای رایانه‌ای، آیین نامه‌ها و راهنمایی‌ها، الگوهایی برای تحلیل، طرح ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات است.

تا این بخش از مقاله به شرح MIS و مطالب مربوط به این موضوع پرداختیم. در ادامه این مقاله به اساسی‌ترین سوالات مهم در ارتباط با سیستم مدیریت اطلاعات پاسخ می‌دهیم.

• در ایران سیستم مدیریتی به چه صورت است؟

در ایران، سازمان‌ها مشتاق به داشتن سیستم‌های اطلاعات یکپارچه از جمله سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان در چندسال گذشته را داشته اند اما به دلیل تغییرات مختلف سیاسی و اقتصادی و … دسترسی سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه به طور کامل ایجاد می‌شود.

• نرم افزار مدیریت اطلاعات MIS با BPMS چه تفاوتی دارد؟

از تفاوت‌های نرم افزار مدیریت اطلاعات با سیستم BPMS می‌توان تفاوت در مدل فرآیند، مدل اطلاعات، تعریف فرم‌ها، قوانین تجاری، ایفا کنندگان و نشر فرایند نام برد. به طور کلی می‌توان گفت سیستم BPMS نمی‌تواند جایگزین نرم افزار MIS باشد، این دو سیستم به صورت کاملا جدا از یکدیگر هستند.

• امکانات سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

امکانات این سیستم شامل برنامه‌ها و سخت افزارهای کامپیوتر، آیین نامه‌ها و رهنمودها، الگوهایی برای تحلیل، طرح ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم گیری و یک دیتابیس است.

• تاثیر سیستم مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها چیست؟

اجرای سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان باعث می شود تا مدیران با اطمینان بیشتری نسبت به مسائل شرکت تصمیم‌گیری کنند و با توجه به اطلاعاتی مفصلی که از سازمان دارند، می‌توانند برنامه‌ریزی بهتری برای سازمان داشته باشند.

• آیا سامانه مدیریت اطلاعاتی همان MIS است؟

بله، سیستم مدیریت اطلاعات یا سامانه اطلاعات مدیریت ترجمه شده کلمه Management Information System است که به صورت مختصر MIS گفته می‌شود.

زیان‌ها و هدررفت منابع مالی و انسانی، اکثرا ناشی از تصمیمات و برنامه‌ریزی‌های اشتباه مدیریت است؛ علت این اشتباهات مدیران در دسترس نبودن اطلاعات کافی و به‌هنگام ازسازمان است.

سیستم اطلاعات مدیریت که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفت با در اختیار قرار دادن این اطلاعات، تا حدود زیادی این مشکلات را رفع کرده است. از شما دعوت می‌کنیم تا ما را از نظرات خود پیرامون موضوعات یاد شده بهره‌‌‌مند سازید.

شاید مطالعه این مقاله برای شما جالب باشد: معرفی 5 اپلیکیشن حسابداری شخصی