خانه / مقالات بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرایند

بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرایند

به روز شده در آذر ۱۴۰۲

5 / 5. 1

5 از تعداد 1 رای
بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرایند

بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرآیند BPMS از جدیدترین متدهای مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها است.بهینه‌سازی عملکرد از ابتدای تاریخ طرفداران خود را داشته است. بنابراین بهینه‌سازی برای انسان‌ها قدمتی به اندازه تاریخ بشریت دارد.

زیرا یکی از بارزترین خصوصیت‌های انسانی، میل به کسب بهترین‌ها است. انسانها از ابتدا تا کنون به دنبال آن بوده‌اند که کارها را به صورتی انجام دهند که با استفاده از ابزاری قدرتمند، به بهترین نتایج دست پیدا کنند.

اینکه چرا بهینه سازی با اهمیت است و بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرآیند چگونه انجام می‌شود سوال‌هایی است که در ادامه به آ‌ن پاسخ خواهیم داد.

سوالاتی که در ابتدای بحث ممکن است برای شما پیش آمده باشد می‌تواند موارد زیر باشد:

  1. بهینه سازی چیست؟
  2. مدیریت فرایند و بهینه سازی فرایند به چه معناست؟
  3. چگونه می‌توان از طریق مدیریت فرآیند، فرآیندها را بهینه سازی نمود؟

بهینه سازی فرآیند چیست؟

بهینه سازی فرآیند همان طور که از نام آن مشخص است بهترین روش انجام کار است که با توجه به منابع محدودی که در دسترس است بهترین نتیجه را برای شما به ارمغان می‌آورد.

برای بهینه سازی تعاریف بسیاری وجود دارد اما در این مقاله به تعریفی که در این مبحث به ما کمک کننده‌تر است می‌پردازیم. بهینه سازی در فرایندها عبارت است از مجموعه تغییرات یا تخصیص منابعی که فرایندهای سازمانی را به سمت حداکثر بهره‌وری و در نهایت سازمان را به سوی حداکثر سود و یا حداقل هزینه سوق می‌دهد.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟

همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، بهینه‌سازی باید در جهت بیشینه‌‌سازی سود باشد. سود سازمان در اینجا می‌تواند راندمان کاری پرسنل، راندمان دستگاه‌ها، مدت زمان انجام یک کار و….. باشد. همچنین هزینه‌ها می‌‌تواند زمان، کاهش راندمان کاری، بازدهی دستگاه‌ها، طول چرخه تولید محصول و همچنین منابع مالی تخصیص یافته باشد.

فرآیند در اینجا مجموعه عملیات‌هایی که با دریافت ورودی منجر به یک خروجی مشخص می‌گردد.

چرا بهینه سازی اهمیت دارد؟

اما به راستی چرا بهینه سازی در سازمان ها اهمیت دارد؟ این سوالی است که می‌توان با یک مثال ساده به آن پاسخ داد. برای مثال فرض کنید شرکتی برای انجام یکی از مراحل تولید مثل تراشکاری یک قطعه باید از دستگاهی به ارزش 5 میلیارد تومان استفاده نماید.

جدای از بحث استهلاک دستگاه و هزینه‌ی نگهداری، اگر تنها سود بانکی ارزش دستگاه را به عنوان هزینه تحمیل شده به شرکت در ازای این دستگاه در نظر بگیریم، این دستگاه حداقل 90 میلیون تومان در ماه برای سازمان هزینه سرمایه راکد به شرکت تحمیل می نماید.

بهینه سازی فرایندهای سازمانی

بنابراین شرکت باید تمام تلاش خود را به کار بگیرد تا از حداکثر ظرفیت این دستگاه استفاده نماید. حال اگر در مراحل قبل از رسیدن جریان محصول به این دستگاه تاخیر اتفاق بیفتد یا زمان‌سنجی انجام کار به درستی انجام نشده باشد یا فرایند تولید محصول به شکل صحیح برنامه ریزی نشده باشد. نه تنها با تاخیر در تولید، هزینه‌ی کالای در جریان ساخت و اتلاف نیروی انسانی بلکه با عدم استفاده از ظرفیت دستگاه‌ها هزینه‌ی کلانی را در ازای تولید هر محصول به سازمان تحمیل کرده‌ایم.

حال اگر این مثال ساده را تعمیم دهیم، هر سازمان تولیدی با انواع و اقسام تولیدات و دستگاه‌ها و فرایندها سر و کار دارد که مدیریت آنها بدون داشتن یک نقشه‌ی راه و برنامه‌ریزی دقیق عملا غیر ممکن است. به ویژه آن که فرآیندهای پشتیبانی و مدیریتی (غیر تولیدی) نیز به آن اضافه شده است.

حال که صحبت از نقشه‌ی راه و برنامه‌ریزی برای فرآیندهای سازمان به وجود آمد، لزوم وجود نقشه فرآیندها و مدیریت فرآیندهای سازمانی ملموس‌تر می‌گردد.

خواندن این مقاله را به شما پیشنهاد می دهیم:   مفهوم فرآیند گردش کار

مزایای بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار

از مزایای بهینه سازی مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management) این است که ارتباطات بین فرایندها و همچنین تخصیص منابع به هر فرایند و یا ترتیب توالی انجام فعالیت‌ها طبق نظر مسئول مربوطه به نحو مطلوب مدیریت می‌شود تا نتایج مورد نظر حاصل شود. فرایندهای کسب و کار معمولا در سازمان‌ها دارای نقشه فرایند هستند که در اصطلاح به Business Process map یا همان BPM معروف‌اند.

نقشه فرایندها به صورت گرافیکی به ما نشان می‌دهند که فرایند دارای چه مراحلی و با چه ترتیبی بوده و هر یک از مراحل توسط چه کسی انجام می‌گیرد. عموما سازمان‌هایی از نقشه فرایند استفاده می‌کنند که فرآیندهایی با تعداد بالا دارند و بدون داشتن نقشه‌ی مدون از فرآیندهای سازمانی، کنترل فرایندها برایشان ممکن نیست.

مثلا در مثالی که گفته شد ممکن است، مدیریت حالت بهینه برای سازمان خود را در این بداند که زمان بیکاری دستگاه هایش با توجه به محدودیت نیروی انسانی به حداقل ممکن برسد. دقیقا در همین جاست که بحث بهینه سازی فرایند های کسب و کار نمود پیدا می‌کند.

بهینه سازی فرایندکسب و کار چیست؟

بهینه سازی فرایند کسب و کار در این مواقع به معنای آن است که فرآیندهای کسب و کار به نحوی مدیریت شوند که بالاترین بازدهی را داشته باشند. بازدهی فرایندها وقتی بهبود می‌یابد که یک سری آیتم‌های فرایند بهبود پیدا کنند. آیتم‌هایی که با استفاده از مدیریت فرایند می‌توان عملکرد آن‌ها را بهینه‌سازی نمود عبارتند از :

بهبود نظم در عملکرد سازمانها

کلیه‌‌ی مراحل و فرایندهای سازمان باید با ترتیب توالی که مدل‌سازی شده و به آن از قبل فکر شده است، عمل کنند تا نتایج به بهترین نحو ممکن حاصل شود. ترتیب و نوع چیدمان دستگاه‌ها و همچنین ارزیابی زمانی هر مرحله از کار به منظور متعادل سازی زمان انجام در بین مراحل انجام کار همگی باید با برنامه‌ریزی دقیق انجام شود.

در دروس مهندسی صنایع واحدهایی تحت عنوان ارزیابی کار و زمان برای بهبود زمان انجام مراحل کار و همچنین طرح ریزی واحدهای صنعتی برای بهینه نمودن نوع چیدمان دستگاه ها پیش بینی شده است که مدیران می‌توانند با رجوع به کتابهایی با این موضاعات و یا استخدام نیرویی با داشتن این نوع دانش‌ها (به زور مثال کارشناس تضمین کیفیت)، برای دستگاه‌ ها و فرایندهای واحد خود بهبود حاصل نمایند.

شناسایی گلوگاه های سازمان ها

مراحلی از فرآیند که زمان انجام بیشتری را مصرف می‌کنند باعث تجمیع کار در آن مرحله می‌شوند که اصطلاحآ گلوگاه است. گلوگاه‌ها باید عیوب شناسایی شده، با تخصیص منبع یا بهبود روش تولید یا به هر طریق ممکن تا حد امکان کاهش پیدا کنند.

مراحل غیر ضروری

ممکن است پس از تهیه نقشه فرایند و بررسی‌های انجام شده به این نتیجه برسید که یک سری مراحل این قابلیت را دارند که حذف شده یا ادغام شود. در این صورت شک نکنید که ادغام یا حذف مراحل غیر ضروری، شما را به هدف بهبود کارایی فرایند بسیار نزدیک می‌کند. پس از انجام مراحل فوق لازم است که به اقدامات تصمیم گرفته شده رسمیت ببخشید‌.

بهینه سازی و افزایش کاربری

منظور از آیتم کاربری آن است که فرایند به گونه‌ای تنظیم شود که بیشترین بهره را از منابع موجود سازمان ببریم. منابع سازمان می‌توانند نیروی انسانی یا دستگاه‌ها و یا منابع مالی باشند.

معایب بهینه سازی فرآیندهای سازمانی

کلیه‌ی تصمیمات اتخاذ شده راجع به بهینه سازی هنگامی مفید خواهند بود که در سازمان اجرا شوند و برای اجرا لازم است روش جدید انجام کار به درستی به پرسنل ابلاغ و آموزش داده شود.

دقت داشته باشید که متقاعد کردن پرسنل برای انجام کارها با روش جدید و پیاده سازی صحیح تغییرات از چالش‌هایی است که هر مدیری پیش‌رو خواهد داشت. این یکی از معایب بهینه‌سازی فرایند های کسب و کار است.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مانند نرم افزار مدیریت فرایند، می‌تواند تا حدود زیادی این پیچیدگی و سختی را کم نماید.

5 / 5. 1

مائده اسماعیلی هستم فارغ التحصیل رشته‌ی مهندسی تجارت الکترونیک از دانشگاه اصفهان. از سال 1401 تا کنون در واحد سئو و بهینه سازی وب سایت شرکت مهندسی یلدا حضور و همکاری مستمر دارم. معتقدم هر کسب و کاری، داستانی دارد و من سعی میکنم راوی خوبی باشم و با چاشنی جذابیت، تصویری زیبا و هنرمندانه از کسب و کارتان را در مقابل چشمان مخاطبان‌تان قرار دهم. من سئو کار هستم و با جادوی کلمات، معجزه میکنم.

مقالات مرتبط

شاخص کلیدی عملکرد
۱۸ شاخص کلیدی عملکرد (kpi) در کسب و کار

شاخص کلیدی عملکرد (به انگلیسی kpi) از عناوین مورد بحث و مهم در نرم افزار مدیریت تضمین کیفیت است. در این مطلب سعی داریم که شما را با مفهوم شاخص و سپس با نمونه‌های شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI آشنا کنیم. اما شاخص کلیدی عملکرد چیست؟ نمونه کاربردهای آن در صنعت و مثال های آن در ...

اپلیکیشن حسابداری شخصی
7 اپلیکیشن حسابداری شخصی + فهرست + مقایسه

7 اپلیکیشن‌ حسابداری شخصی (accounting application) معروف را اگر بخواهیم به صورت لیست نام ببریم، برنامه‌های اندروید حسابداری شخصی هلو، اپلیکیشن دخل و خرج، اپ اندروید پارمیس، نرم افزار اندروید قیاس، اپلیکیشن حسابداری رایگان ویو (wave) و اپ موبایل موج و هم چنین Zoho Books Free از بهترین اپلیکیشن‌ حسابداری شخصی اندروید موجود در بازار ...

سیستم مدیریت دانش چیست
7 دلیل مهم که سازمان شما به سیستم مدیریت دانش نیاز دارد

7 دلیل مهم که سازمان شما به سیستم مدیریت دانش نیاز دارد؟ آیا پیگیر یک سیستم مدیریت دانش برای نمایش خدمات موفق به مخاطبانتان هستید؟ “دانش قدرت است“ یک جمله معروف قدیمی است اما این جمله در دنیای امروز پویا و بی‌ثبات که به سرعت در حال تغییر است چقدر ارزش دارد؟ درحال حاضر بیش ...

bpm
BPM چیست؟

BPM چیست؟ امروزه تمامی سازمان‌ها و کسب و کارها حتی کوچکترین آن‌ها، یک یا چندین فرآیند در خود جای داده‌اند و این فرآیندها را به صورت روزمره تکرار می‌کنند. مدیریت، برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری این فرایندها مشکلات و چالش‌هایی را به همراه داشته که نیاز به یک روند سیستماتیک برای مدیریت انها بیشتر احساس گردیده است. ...

اصول نظارت و کنترل در سازمان ها
اصول نظارت و کنترل در سازمانها

اصول نظارت و کنترل در سازمانها از موضوعات با اهمیت در مدیریت تضمین کیفیت سازمان‌ها است. از دوران گذشته تا به امروز بحث اختیار برای هر انسان و سازمانی مطرح بوده است و از عوامل مهم در هر سازمانی داشتن اختیار در انجام امور است زیرا ذات انسان خواهان داشتن قدرت اختیار و انتخاب است ...

بهره وری
بهره وری چیست؟

بهره وری چیست؟ چگونه میزان بهره‌وری را اندازه‌گیری نماییم؟چرا بهره وری از دغدغه ها و اولویت های هر سازمان است؟ برای هر سازمان و یا هر فردی مهم است که میزان بهره‌وری خود را در کار بداند. بسیار شنیده‌ایم که یک سازمان ورشکست شده و علت آن، بهره‌وری پایین آن سازمان، ذکر شده است. نظر ...