بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرایند

بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرآیند BPMS از جدیدترین متدهای مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها است.بهینه‌سازی عملکرد از ابتدای تاریخ طرفداران خود را داشته است. بنابراین بهینه‌سازی برای انسان‌ها قدمتی به اندازه تاریخ بشریت دارد.

زیرا یکی از بارزترین خصوصیت‌های انسانی، میل به کسب بهترین‌ها است. انسانها از ابتدا تا کنون به دنبال آن بوده‌اند که کارها را به صورتی انجام دهند که با استفاده از ابزاری قدرتمند، به بهترین نتایج دست پیدا کنند.

اینکه چرا بهینه سازی با اهمیت است و بهینه سازی عملکرد از طریق مدیریت فرآیند چگونه انجام می‌شود سوال‌هایی است که در ادامه به آ‌ن پاسخ خواهیم داد.

سوالاتی که در ابتدای بحث ممکن است برای شما پیش آمده باشد می‌تواند موارد زیر باشد:

1. بهینه سازی چیست؟
2. مدیریت فرایند و بهینه سازی فرایند به چه معناست؟
3. چگونه می‌توان از طریق مدیریت فرآیند، فرآیندها را بهینه سازی نمود؟

بهینه سازی فرآیند چیست؟

بهینه سازی فرآیند همان طور که از نام آن مشخص است بهترین روش انجام کار است که با توجه به منابع محدودی که در دسترس است بهترین نتیجه را برای شما به ارمغان می‌آورد.

برای بهینه سازی تعاریف بسیاری وجود دارد اما در این مقاله به تعریفی که در این مبحث به ما کمک کننده‌تر است می‌پردازیم. بهینه سازی در فرایندها عبارت است از مجموعه تغییرات یا تخصیص منابعی که فرایندهای سازمانی را به سمت حداکثر بهره‌وری و در نهایت سازمان را به سوی حداکثر سود و یا حداقل هزینه سوق می‌دهد.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟

همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، بهینه‌سازی باید در جهت بیشینه‌‌سازی سود باشد. سود سازمان در اینجا می‌تواند راندمان کاری پرسنل، راندمان دستگاه‌ها، مدت زمان انجام یک کار و….. باشد. همچنین هزینه‌ها می‌‌تواند زمان، کاهش راندمان کاری، بازدهی دستگاه‌ها، طول چرخه تولید محصول و همچنین منابع مالی تخصیص یافته باشد.

فرآیند در اینجا مجموعه عملیات‌هایی که با دریافت ورودی منجر به یک خروجی مشخص می‌گردد.

چرا بهینه سازی اهمیت دارد؟

اما به راستی چرا بهینه سازی در سازمان ها اهمیت دارد؟ این سوالی است که می‌توان با یک مثال ساده به آن پاسخ داد. برای مثال فرض کنید شرکتی برای انجام یکی از مراحل تولید مثل تراشکاری یک قطعه باید از دستگاهی به ارزش 5 میلیارد تومان استفاده نماید.

جدای از بحث استهلاک دستگاه و هزینه‌ی نگهداری، اگر تنها سود بانکی ارزش دستگاه را به عنوان هزینه تحمیل شده به شرکت در ازای این دستگاه در نظر بگیریم، این دستگاه حداقل 90 میلیون تومان در ماه برای سازمان هزینه سرمایه راکد به شرکت تحمیل می نماید.

بهینه سازی فرایندهای سازمانی

بنابراین شرکت باید تمام تلاش خود را به کار بگیرد تا از حداکثر ظرفیت این دستگاه استفاده نماید. حال اگر در مراحل قبل از رسیدن جریان محصول به این دستگاه تاخیر اتفاق بیفتد یا زمان‌سنجی انجام کار به درستی انجام نشده باشد یا فرایند تولید محصول به شکل صحیح برنامه ریزی نشده باشد. نه تنها با تاخیر در تولید، هزینه‌ی کالای در جریان ساخت و اتلاف نیروی انسانی بلکه با عدم استفاده از ظرفیت دستگاه‌ها هزینه‌ی کلانی را در ازای تولید هر محصول به سازمان تحمیل کرده‌ایم.

حال اگر این مثال ساده را تعمیم دهیم، هر سازمان تولیدی با انواع و اقسام تولیدات و دستگاه‌ها و فرایندها سر و کار دارد که مدیریت آنها بدون داشتن یک نقشه‌ی راه و برنامه‌ریزی دقیق عملا غیر ممکن است. به ویژه آن که فرآیندهای پشتیبانی و مدیریتی (غیر تولیدی) نیز به آن اضافه شده است.

حال که صحبت از نقشه‌ی راه و برنامه‌ریزی برای فرآیندهای سازمان به وجود آمد، لزوم وجود نقشه فرآیندها و مدیریت فرآیندهای سازمانی ملموس‌تر می‌گردد.

خواندن این مقاله را به شما پیشنهاد می دهیم:   مفهوم فرآیند گردش کار

مزایای بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار

از مزایای بهینه سازی مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management) این است که ارتباطات بین فرایندها و همچنین تخصیص منابع به هر فرایند و یا ترتیب توالی انجام فعالیت‌ها طبق نظر مسئول مربوطه به نحو مطلوب مدیریت می‌شود تا نتایج مورد نظر حاصل شود. فرایندهای کسب و کار معمولا در سازمان‌ها دارای نقشه فرایند هستند که در اصطلاح به Business Process map یا همان BPM معروف‌اند.

نقشه فرایندها به صورت گرافیکی به ما نشان می‌دهند که فرایند دارای چه مراحلی و با چه ترتیبی بوده و هر یک از مراحل توسط چه کسی انجام می‌گیرد. عموما سازمان‌هایی از نقشه فرایند استفاده می‌کنند که فرآیندهایی با تعداد بالا دارند و بدون داشتن نقشه‌ی مدون از فرآیندهای سازمانی، کنترل فرایندها برایشان ممکن نیست.

مثلا در مثالی که گفته شد ممکن است، مدیریت حالت بهینه برای سازمان خود را در این بداند که زمان بیکاری دستگاه هایش با توجه به محدودیت نیروی انسانی به حداقل ممکن برسد. دقیقا در همین جاست که بحث بهینه سازی فرایند های کسب و کار نمود پیدا می‌کند.

بهینه سازی فرایندکسب و کار چیست؟

بهینه سازی فرایند کسب و کار در این مواقع به معنای آن است که فرآیندهای کسب و کار به نحوی مدیریت شوند که بالاترین بازدهی را داشته باشند. بازدهی فرایندها وقتی بهبود می‌یابد که یک سری آیتم‌های فرایند بهبود پیدا کنند. آیتم‌هایی که با استفاده از مدیریت فرایند می‌توان عملکرد آن‌ها را بهینه‌سازی نمود عبارتند از :

بهبود نظم در عملکرد سازمانها

کلیه‌‌ی مراحل و فرایندهای سازمان باید با ترتیب توالی که مدل‌سازی شده و به آن از قبل فکر شده است، عمل کنند تا نتایج به بهترین نحو ممکن حاصل شود. ترتیب و نوع چیدمان دستگاه‌ها و همچنین ارزیابی زمانی هر مرحله از کار به منظور متعادل سازی زمان انجام در بین مراحل انجام کار همگی باید با برنامه‌ریزی دقیق انجام شود.

در دروس مهندسی صنایع واحدهایی تحت عنوان ارزیابی کار و زمان برای بهبود زمان انجام مراحل کار و همچنین طرح ریزی واحدهای صنعتی برای بهینه نمودن نوع چیدمان دستگاه ها پیش بینی شده است که مدیران می‌توانند با رجوع به کتابهایی با این موضاعات و یا استخدام نیرویی با داشتن این نوع دانش‌ها (به زور مثال کارشناس تضمین کیفیت)، برای دستگاه‌ ها و فرایندهای واحد خود بهبود حاصل نمایند.

شناسایی گلوگاه های سازمان ها

مراحلی از فرآیند که زمان انجام بیشتری را مصرف می‌کنند باعث تجمیع کار در آن مرحله می‌شوند که اصطلاحآ گلوگاه است. گلوگاه‌ها باید عیوب شناسایی شده، با تخصیص منبع یا بهبود روش تولید یا به هر طریق ممکن تا حد امکان کاهش پیدا کنند.

مراحل غیر ضروری

ممکن است پس از تهیه نقشه فرایند و بررسی‌های انجام شده به این نتیجه برسید که یک سری مراحل این قابلیت را دارند که حذف شده یا ادغام شود. در این صورت شک نکنید که ادغام یا حذف مراحل غیر ضروری، شما را به هدف بهبود کارایی فرایند بسیار نزدیک می‌کند. پس از انجام مراحل فوق لازم است که به اقدامات تصمیم گرفته شده رسمیت ببخشید‌.

بهینه سازی و افزایش کاربری

منظور از آیتم کاربری آن است که فرایند به گونه‌ای تنظیم شود که بیشترین بهره را از منابع موجود سازمان ببریم. منابع سازمان می‌توانند نیروی انسانی یا دستگاه‌ها و یا منابع مالی باشند.

معایب بهینه سازی فرآیندهای سازمانی

کلیه‌ی تصمیمات اتخاذ شده راجع به بهینه سازی هنگامی مفید خواهند بود که در سازمان اجرا شوند و برای اجرا لازم است روش جدید انجام کار به درستی به پرسنل ابلاغ و آموزش داده شود.

دقت داشته باشید که متقاعد کردن پرسنل برای انجام کارها با روش جدید و پیاده سازی صحیح تغییرات از چالش‌هایی است که هر مدیری پیش‌رو خواهد داشت. این یکی از معایب بهینه‌سازی فرایند های کسب و کار است.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مانند نرم افزار مدیریت فرایند، می‌تواند تا حدود زیادی این پیچیدگی و سختی را کم نماید.

اگر به نرم افزار مدیریت فرایند نیاز دارید می توانید قیمت نرم افزار bpms را در این صفحه مشاهده نمایید.