تفاوت های نگرش وظیفه ای و فرایندی

تفاوت‌های نگرش وظیفه ای و فرایندی از مواردی است که به عنوان یک موضوع بسیار تخصصی در میان مدیران از اهمیت بالای برخوردار بوده و تشخیص کاربرد هرکدام در جای مناسب نیازمند تجربه و مهارت بسیار است. تفاوت های نگرش وظیفه گرا و نگرش فرآیندگرا در کسب و کارها از این جهت مهم است که منجر به تصمیم‌گیری‌های متفاوت مدیریتی شده و لازم است قبل از هرچیز، هرکدام از رویکردها را از نقطه نظرهای مختلف مانند اهداف و روابط با یکدیگر مقایسه کنیم.

سوالات متداول

نگرش فرآیندی در مقابل نگرش وظیفه ای چه مزایا و معایبی دارد؟

رویکرد فرآیندی (process approach) چیست؟

گردش کار(فرآیند) کسب و کار چیست؟

نگاه وظیفه گرا دریک کسب و کار چیست؟

اهداف نگرش وظیفه گرا

در نگرش وظیفه گرا، هدف اصلی بدست آوردن نتیجه مطلوب است. این رویکرد بر این باور است که اگر کارمندان وظایف خود را با دقت و کیفیت انجام دهند، نتیجه نهایی بهتری بدست خواهد آورد. در نگرش فرآیندگرا، هدف اصلی بدست آوردن فرآیندی بهینه و بهبود آن است. این رویکرد بر این باور است که بهبود فرآیندها، نتیجه نهایی را نیز بهبود خواهد بخشید.

روابط در نگرش وظیفه گرا

در نگرش وظیفه گرا، روابط بین اعضای تیم بسیار محدود و با تعامل کمتر است. در این رویکرد، همه به شکل جداگانه به کار خود مشغول هستند و توجه کمتری به همکاران خود دارند ولی در نگرش فرایندگرا، نوع روابط بین اعضای تیم بسیار مهم بوده و برقراری ارتباطی سازنده حیاتی است. در این نگرش، همه افراد با همکاری و هماهنگی به بهبود فرآیند کمک می کنند. 

تفکر در نگرش وظیفه گرا

در نگرش وظیفه گرا، تفکر خطی و محوری است. کارمندان به دنبال راه حل های سریع و موثر هستند و توجه کمتری به جزئیات دارند ولی در نگرش فرآیندگرا، تفکر سیستماتیک و چند بعدی است. کارمندان به دنبال بهبود فرآیند به صورت جامع و چندگانه هستند. 

زمان در نگرش وظیفه گرا

در نگرش وظیفه گرا، زمان بسیار حائز اهمیت است. کارمندان به دنبال انجام وظایف خود در زمان کوتاه تر هستند و توجه کمتری به کیفیت دارند اما در نگرش فرآیندگرا، زمان بسیار دارای اهمیت است اما کیفیت نیز مهم است و کارمندان به دنبال بهبود فرآیندها به صورت پایدار هستند.

استفاده از مدیریت فرآیند های کسب و کار چگونه به ما کمک می نماید؟

مدیریت فرآیند های کسب و کار به شرکت ها کمک می کند تا با بهبود کیفیت، کاهش هزینه ها و کسب رضایت مشتریان، بیشترین بهره وری را داشته باشند. با بهبود فرآیندهای کسب و کار، شرکت ها به شکل بهتری و در مدت زمان کمتری پروژه ها را مدیریت کرده و همزمان تعاملات داخلی و خارجی شرکت را بهبود می‌بخشد و با افزایش اطمینان در تامین کیفیت محصولات و خدمات، مزیت رقابتی خود را در بازار حفظ می کنند.

علاوه بر آن، مدیریت فرآیند های کسب و کار باعث می شود تا شرکت ها بتوانند به شکل بهتری مشکلات را تشخیص داده و راه حل های مناسبی برای آن ها پیدا کنند. در نتیجه، استفاده از مدیریت فرآیند های کسب و کار به شرکت ها کمک می کند تا به شکل بهتری به وظایف خود عمل کرده و در بازار رقابتی به موفقیت بیشتری برسند.

مزایای نگرش وظیفه گرا در سازمان ها

در ادامه مهم‌ترین تفاوت‌های این دو نوع نگرش را با هم مقایسه می‌کنیم:

• نگرش وظیفه گرا، تمرکز بر روی نتایج نهایی دارد.
• در دنیای امروزی که پیچیدگی و پویایی به طور فزاینده ای در حال افزایش است، نگرش فرآیندگرا از اهمیت بیشتری برخوردار شده است.
• سازمان هایی که از نگرش فرآیندگرا استفاده می کنند، در بلندمدت موفق تر خواهند بود.
• برای پیاده سازی موفق نگرش فرآیندگرا، نیاز به تعهد و حمایت مدیریت ارشد، آموزش کارکنان و ایجاد یک فرهنگ سازمانی مناسب است.
• از دیگر برتری های نگرش وظیفه گرا، سادگی در اجرا و پیاده سازی است.
• بین اعضای تیم نیاز به هماهنگی و همکاری کمتری دارد.

معایب نگرش وظیفه گرا

• عدم توجه به کیفیت فرآیند
• عدم انعطاف پذیری در برابر تغییرات
• احتمال بروز خطا و دوباره کاری بیشتر است
• تمرکز کم بر روی رضایت مشتری

مزایای نگرش فرآیندگرا

• تمرکز بر روی بهبود مستمر فرآیندهای درون سازمانی
• افزایش کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده
• کاهش هزینه های تمام شده
• انعطاف پذیری بیشتر در برابر تغییرات
• افزایش رضایت مشتری

معایب نگرش فرآیندگرا

• پیچیدگی در اجرا و پیاده سازی فرایندها
• نیاز به هماهنگی و همکاری بیشتر بین اعضای تیم
• به زمان و منابع بیشتر نیاز دارد

چه زمانی از هرکدام از رویکردها استفاده کنیم؟

زمانی که وظایف ساده، مشخص و تکراری هستند، از نگرش وظیفه گرا استفاده می کنیم و زمانی که وظایف پیچیده، غیرقابل پیش بینی و نیازمند همکاری است، نگرش فرآیندگرا کاربردی خواهد بود.

سوالات متداول درباره نگرش وظیفه ای و نگرش فرآیندی:

1. ایا در همه سطوح می توان از هرکدام از این نگرش ها استفاده کرد؟ در کدام سطح از یک سازمان از نگرش وظیفه ای و نگرش فرآیندی می توان استفاده کرد؟

نگرش وظیفه ای و نگرش فرآیندگرا را در همه سطوح مختلف یک سازمان و کسب و کار از جمله سطوح عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیک با توجه به نیازمندی ان قسمت می توان به کار برد. در ادامه هرکدام از این سطوح به طور کامل توضیح داده می شود.

• سطح عملیاتی سازمان: این سطح از نگرش وظیفه ای برای تعریف وظایف و مسئولیت های خاص کارکنان در انجام وظایف روزمره استفاده می شود. به عنوان مثال، یک کارمند در بخش تولید ممکن است وظایف مشخصی برای مونتاژ یک محصول خاص داشته باشد.
• سطح تاکتیکی سازمان: در این سطح، از نگرش فرآیندی برای هماهنگی وظایف مختلف در یک واحد یا دپارتمان خاص استفاده می شود. به عنوان مثال، یک سرپرست در بخش تولید ممکن است از نگرش فرآیندی برای بهبود جریان کار در خط مونتاژ استفاده کند.
• سطح استراتژیک سازمان: در این سطح سازمان، از نگرش فرآیندی برای همسویی فعالیت های کل سازمان با اهداف کلی آن می توان استفاده کرد. به عنوان مثال، مدیر عامل یک شرکت ممکن است از نگرش فرآیندی برای بازنگری در فرآیندهای زنجیره تامین شرکت برای افزایش کارایی و کاهش هزینه ها استفاده کند.

2. چگونه از هرکدام از این نگرش وظیفه ای یا نگرش فرآیندی برای بهبود عملکرد یک زنجیره تامین استفاده می‌شود؟

نگرش وظیفه ای و نگرش فرآیندی را از طریق روش های شناسایی و نقشه برداری از فرآیندهای زنجیره تامین، تجزیه و تحلیل فرآیندها برای یافتن فرصت های بهبود، استانداردسازی فرآیندها،استفاده از فناوری برای اتوماسیون و یکپارچه سازی فرآیندها برای بهبود عملکرد زنجیره تامین می‌توان به کار برد. در ادامه هرکدام از این روش‌ها رو توضیح خواهیم داد:

• شناسایی و نقشه برداری از فرآیندهای زنجیره تامین: اولین قدم برای بهبود هر فرآیندی، درک وضعیت فعلی آن است. این کار با شناسایی و نقشه برداری از تمام مراحل فرآیند زنجیره تامین، از جمله تامین مواد اولیه تا تحویل محصول نهایی به مشتری، انجام می شود.
• تجزیه و تحلیل فرآیندها برای یافتن فرصت های بهبود: پس از نقشه برداری از فرآیندها، از آنها برای یافتن نقاط قوت و ضعف و فرصت های بهبود تجزیه و تحلیل مس توان استفاده کرد. این کار با استفاده از تکنیک های مختلف مانند تجزیه و تحلیل جریان فرآیند (VSM) یا نمودارهای اسپاگتی انجام می شود.
• استانداردسازی فرآیندها: پس از شناسایی فرصت های بهبود، فرآیندها را با ایجاد رویه ها و دستورالعمل های استاندارد برای انجام هر مرحله از فرآیند،  استانداردسازی می گردد. این کار به اطمینان از ثبات و کیفیت در سراسر زنجیره تامین کمک می‌کند.
• بهبود مستمر فرآیندها: بهبود فرآیندها یک فعالیت مداوم است. باید به طور مرتب فرآیندها را رصد و اندازه گیری کرد و به دنبال راه هایی برای بهبود آنها بود. این کار با استفاده از تکنیک هایی مانند شش سیگما یا مدیریت کیفیت جامع (TQM) انجام می شود.
• استفاده از فناوری برای اتوماسیون و یکپارچه سازی فرآیندها: فناوری به طور قابل توجهی به بهبود عملکرد زنجیره تامین کمک می‌کند. از فناوری برای خودکار سازی وظایف تکراری، یکپارچه سازی سیستم ها و بهبود ارتباطات در سراسر زنجیره تامین استفاده کرد.

3. چگونه می توان از نگرش وظیفه ای و نگرش فرآیندی برای مدیریت پروژه های پیچیده به طور موثرتر استفاده کرد؟

نگرش وظیفه ای و نگرش فرآیندی را برای مدیریت پروژه های پیچیده از طریق تجزیه پروژه به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت، تخصیص وظایف به اعضای تیم، ایجاد برنامه زمان بندی و بودجه به طور موثرتر، می‌توان به کار برد،

++++++++++++++

در ادامه هرکدام از این روش ها به تفضیل شرح داده می گردد:

• تجزیه پروژه به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت: اولین قدم برای مدیریت هر پروژه، تجزیه آن به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت است. این کار با استفاده از ساختار شکست کار (WBS) انجام می شود.
• تخصیص وظایف به اعضای تیم: پس از تجزیه پروژه به وظایف کوچکتر، می توان آنها را به اعضای تیم اختصاص داد. هنگام اختصاص وظایف، باید مهارت ها، تجربه و توانایی های هر عضو تیم را در نظر گرفت.
• ایجاد برنامه زمان بندی و بودجه: پس از اختصاص وظایف، باید برای هر وظیفه برنامه زمان بندی و بودجه ایجاد کرد.

نتیجه گیری:

به طور کلی، نگرش وظیفه گرا و نگرش فرآیندی دو رویکرد متفاوت در کسب و کارها هستند. هر یک از این رویکردها مزایا و معایب خود را دارند و بسته به نوع کسب و کار، از هرکدام از آنها می‌توان استفاده نمود.

انتخاب بین نگرش وظیفه گرا و نگرش فرآیندگرا به عوامل مختلفی مانند نوع کسب و کار، ماهیت وظایف، فرهنگ سازمانی و غیره بستگی دارد. در حالت ایده آل، سازمان ها باید از ترکیبی از هر دو رویکرد استفاده کنند تا به تعادل بین کارایی و اثربخشی دست پیدا کنند.

خواندن این مقاله برای شما مفید خواهد بود: استفاده از مدیریت فرآیند های کسب و کار چگونه به ما کمک می نماید؟