خانه / مقالات چگونه گزارش عمکرد بنویسیم + مراحل + مثال گزارش عملکرد

چگونه گزارش عمکرد بنویسیم + مراحل + مثال گزارش عملکرد

به روز شده در اسفند ۱۴۰۲

5 / 5. 1

5 از تعداد 1 رای
چگونه گزارش عمکرد بنویسیم

چگونه گزارش عمکرد بنویسیم؟ اهمیت نوشتن اصولی گزارش عملکرد و شاخصه های یک گزارش عملکرد استاندارد چیست؟ در ادامه درباره همه این موارد صحبت خواهیم کرد . با ما تا انتهای این محتوا از گروه تولید سیستم مدیریت اطلاعات فریار همراه باشید.

نوشتن گزارش عملکرد اعضای یک تیم یا یک کسب و کار، امری بسیار مهم و حیاتی است. این گزارش‌ها نه تنها به مدیران یک دید کامل از وضعیت و پیشرفت پروژه‌ها  ارائه می دهد تا جایگاه سازمان خود را دقیق تر ارزیابی کنند، بلکه به اعضای تیم نیز امکان بررسی و آگاهی عملکرد خود عطا می کند تا در صورت لزوم ، قبل از هر اتفاقی، اقدامات اصلاحی را انجام دهند.

این گزارش‌ها به علت پثبت شدن به عنوان یک سند رسمی، به عنوان یک مرجع برای مطالعه و تحلیل عملکرد گذشته استناد کرد. دارا بودن گزارش های عملکرد شفاف و دقیق به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا از عملکرد گذشته خود تجربیات ارزشمندی کسب کنند و رویکردهای بهتری را برای آینده اتخاذ کنند. در این مقاله به اهمیت و نکات کلیدی در نوشتن گزارش عملکرد می پردازیم.

اگر به حرفه مدیریت پروژه علاقمند هستید، دانستن بیشتر در مورد گزارش عملکرد می‌تواند به شما در توسعه مهارت‌ها و صلاحیت‌های حرفه‌ای کمک کند. در این مقاله، ما بررسی می‌کنیم که گزارش عملکرد چیست و چه چیزی در آن گنجانده می‌شود، اهمیت استفاده از گزارش‌های عملکرد در کسب‌وکار و مراحلی که برای ایجاد گزارش عملکرد خود باید بدانید.

بیشترین مشاغل مرتبط با گزارش عملکرد شامل:

  • مشاغل دیجیتال مارکتینگ
  • مشاغل مدیر پروژه
  • مشاغل پاره وقت و تمام وقت

با ما تا اخر این مقاله مروری از سیستم مدیریت اطلاعات فریار همراه باشید.

گزارش عملکرد چیست؟

گزارش عملکرد یک ابزار تجاری ارزشمند است که مجموعه‌ای دیجیتالی از تجزیه و تحلیل، پیش‌بینی‌ها، درآمد و بودجه را نشان می‌دهد تا به کسب‌وکار کمک کند تا دید کلی از عملکرد خود داشته باشد. گزارش‌های عملکرد اغلب دارای عناصر گرافیکی مانند نمودارها، جداول و آمار هستند تا تعادل بصری را با گزارش مبتنی بر متن ارائه دهند.

این به عنوان مقایسه‌ای از نحوه عملکرد و نتایج کسب و کار در برابر خط پایه یک کسب و کار عمل می‌کند. شما اطلاعات پروژه را جمع آوری و به اشتراک می‌گذارید، وضعیت و پیشرفت یک پروژه را به اشتراک می‌گذارید و پیش‌بینی های آینده را از طریق گزارش‌های عملکرد به ذینفعان و رهبران پیش‌بینی می‌نید.

انواع گزارش عملکرد

چندین نوع گزارش عملکرد وجود دارد، مانند:

  • گزارش پیش‌بینی: گزارش پیش‌بینی انتظارات و پیش‌بینی‌های آتی برای یک پروژه را بیان می‌کند که اغلب عملکرد آینده را بر اساس پارامترهای خاص پیش‌بینی می‌کند. رهبران می‌توانند از این برای ردیابی و تخصیص موثر منابع با گزارش پیش‌بینی استفاده کنند.
  • گزارش وضعیت: این گزارش وضعیت یک پروژه را در یک زمان معین خلاصه می‌کند و رهبران نگاهی به بودجه، محدوده پروژه، زمان، هزینه‌ها، تضمین کیفیت و تاریخ پایان ارائه می‌دهد.
  • گزارش پیشرفت: گزارش پیشرفت، آنچه را که از گزارش قبلی در یک پروژه انجام داده‌اید، توصیف می‌کند.
  • گزارش روند: این گزارش عملکرد را در طول زمان بررسی می کند تا ببیند آیا روندهای مثبت یا منفی وجود دارد. شما اغلب از گزارش روند برای دوره‌های زمانی خاص مانند ماهانه، سه ماهه، شش ماهه یا سالانه استفاده می‌کنید.
  • گزارش ارزش به دست آمده: گزارش ارزش کسب شده از تکنیک های مدیریت ارزش کسب شده برای محدوده پروژه، هزینه و زمان بندی استفاده می‌کند که اغلب در گزارش‌های وضعیت نیز گنجانده شده است.
  • گزارش واریانس: این گزارش تفاوت بین پیشرفت برنامه‌ریزی شده و پیشرفت واقعی یک پروژه یا عملکرد را مستند می‌کند.

اهمیت گزارش عملکرد در تجارت چیست؟

گزارش‌های عملکرد در کسب‌وکار مهم هستند زیرا به شما می‌گویند که آیا عملکرد خوبی دارید، از طریق نگاه کردن به هر جنبه‌ای از شرکت در مقابل هر بخش می‌باشد. با ارزیابی مستمر اهداف و نتایج، یک کسب و کار می‌تواند مسیر خود را تغییر دهد.

در اینجا چند دلیل کلیدی وجود دارد که استفاده از گزارش عملکرد در تجارت به این دلایل کلیدی حیاتی است:

  • گزارش ها به عنوان معیار عمل می کنند. از آنجایی که گزارش عملکرد حاوی داده‌های پایه است، به عنوان معیاری برای مقایسه عمل می‌کند و به شما کمک می‌کند بدانید که آیا پروژه‌های جدید، بازاریابی، بودجه‌بندی یا سایر تلاش‌های کل شرکت کار می‌کنند یا خیر.
  • گزارش های عملکرد پایه گزارش‌ها و مستندات دیگر است. کسب‌وکارها از مقررات صنعتی و دولتی پیروی می‌کنند، که اغلب شامل به اشتراک‌گذاری گزارش‌های عمومی در مورد معاملات تجاری یک شرکت است. گزارش‌های عملکرد داخلی اغلب مبنای تهیه گزارش‌ها و اسناد خارجی هستند زیرا کار از قبل جمع‌آوری شده است.
  • آنها به شما اجازه می دهند عملکرد کارکنان را نظارت کنید. برای گردآوری یک گزارش عملکرد جامع، داده‌هایی از عملکرد کارکنان، اغلب عناصری مانند فروش و تولید درآمد یا تلاش‌های صرفه‌جویی در هزینه را شامل می‌شود. مقایسه اهداف کارکنان با آنچه که به دست آورده اند می تواند به شما کمک کند تا راهنمایی، بازخورد، انگیزه و تشویق کنید. همچنین به تقویت یک تیم و ایجاد انسجام کمک می کند.
  • ارتباطات را تقویت می کنند. گزارش‌های عملکرد با به اشتراک گذاشتن اطلاعات شفاف و با مشتریان و مصرف‌کنندگان با یادگیری استراتژی‌های شرکت واکنش نشان می‌دهند یا به آنها پاسخ می‌دهند، ارتباطات را در سراسر یک تجارت بهبود می‌بخشد.
  • گزارش ها تلاش های تجاری را افزایش می دهند. گزارش‌های عملکردی که به‌طور مداوم انجام می‌شوند، تجزیه و تحلیل‌های بی‌درنگ ارائه می‌دهند، به شما نشان می‌دهند که آیا کسب‌وکار به خوبی کار می‌کند یا جایی برای رشد دارد. می تواند تیم ها را به ارزیابی مجدد، تغییر مسیر عمل یا تنظیم اهداف و استراتژی ها برای افزایش شانس سود دهی سوق دهد.

مطالب مرتبط: استفاده از مدیریت عملکرد در محیط کار

آنچه در گزارش عملکرد باید گنجانده شود

شما نتایج کار سایر  نرم افزارها مانند نرم افزار مدیریت فرآیند را در گزارش عملکرد قرار می دهید تا نگاهی جامع به نحوه عملکرد کسب و کار ارائه دهید. گزارش عملکرد می تواند شامل عناصر مختلفی باشد، از جمله:

  • بازه زمانی گزارش عملکرد
  • تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته
  • نرخ های جذب مشتری
  • خلاصه تغییرات تصویب شد
  • سطح وضعیت خطرات و مسائل
  • اطلاعات سهم بازار و رتبه بندی بازار
  • نتایج تحلیل واریانس
  • کار تکمیل شده در طول دوره گزارش
  • کار در انتظار تکمیل تا دوره گزارش بعدی
  • پیش بینی های پیش بینی شده
  • نسبت های نقدینگی و پرداخت بدهی
  • اطلاعات اضافی مربوط به گزارش یا درخواست شده توسط ذینفعان

گزارش عمکرد کار

سایر عناصری که در گزارش عملکرد وارد می شوند عبارتند از:

برنامه های مدیریت پروژه

یک سیستم مدیریت پروژه، اطلاعات و خطوط پایه را برای همه مقایسه‌های آینده برای یک پروژه مشخص می‌کند تا انحرافات، روندها و پیشرفت‌ها را مشخص کند. یک طرح مدیریت پروژه دارای دامنه وسیعی است که اغلب شامل تمام جنبه های پروژه مانند هزینه، زمان بندی، پارامترهای فنی و کیفیت و بخش ها و رهبران درگیر می شود.

 

مطالعه مقاله زیرا به شما پیشنهاد می دهیم:

اهمیت نظارت و کنترل در پیشبرد اهداف سازمان

اطلاعات عملکرد کاری (WPI)

اطلاعات عملکرد کار تمام جزئیات پروژه را تشکیل می دهد، مانند:

  • بودجه و هزینه ها
  • برنامه ها و تاریخ های پشتیبان
  • تحویل دادنی ها

اندازه گیری عملکرد کار

شما از اندازه‌گیری‌های عملکرد کاری برای تعیین اندازه‌گیری‌های فعالیت پروژه استفاده می‌کنید که به شما کمک می‌کند پیشرفت را با آنچه که تیم‌ها در مرحله آماده‌سازی مدیریت پروژه تشریح کرده‌اند، ارزیابی و مقایسه کنید. متداول ترین معیارهای مورد استفاده عبارتند از:

  • برنامه ریزی شده در مقابل عملکرد فنی واقعی
  • عملکرد برنامه ریزی شده در مقابل هزینه واقعی
  • عملکرد برنامه ریزی شده در مقابل برنامه واقعی

گزارش عملکرد بودجه

از آنجایی که گزارش های عملکرد بودجه شامل اطلاعاتی در مورد بودجه و بودجه مورد نیاز برای اتمام یک پروژه و کل هزینه پروژه است، شما اغلب آن را در تمام گزارش های عملکرد گنجانده اید تا به رهبران و ذینفعان در تصمیم گیری های مسئولانه مالی کمک کنید.

مطالب مرتبط: گزارش بودجه: تعریف، الگو و مثال

دارایی های فرآیند سازمانی

شما اغلب از دارایی های فرآیند سازمانی در گزارش عملکرد استفاده می کنید، هرچند که بسته به گزارش یا پروژه می تواند متفاوت باشد. برخی از موارد رایج که باید شامل شوند عبارتند از:

  • الگوهای گزارش شرکت
  • خط مشی ها، رویه ها و مقرراتی که شاخص های اندازه گیری را توضیح می دهند یا از کدام یک استفاده می کنند.
  • محدودیت های واریانس که اغلب توسط یک شرکت، سازمان یا صنعت تعیین و تعریف می شود.

نحوه ایجاد گزارش عملکرد

برای ایجاد گزارش عملکرد خود، این پنج مرحله را دنبال کنید:

  1. داده های خود را سازماندهی کنید.

برای جمع آوری داده های مرتبطی که برای گزارش خود نیاز دارید، با تیم ها همکاری کنید. این ممکن است از شرکتی به شرکت دیگر، پروژه ای به پروژه دیگر یا گزارشی به گزارش دیگر متفاوت باشد.

  1. یک الگو را دنبال کنید.

چه خودتان بنویسید و چه از قالب های حرفه ای از طریق گزینه های نرم افزاری استفاده کنید، ترسیم کردن گزارش شما شروع خوبی است و اتصال داده ها و اطلاعات مرتبط را آسان تر می کند. در صورت استفاده از الگوهای پیشنهادی، فقط عناصر مرتبط با گزارش خود را درج کنید. بسیاری از گزارش های عملکرد و کسب و کار عبارتند از:

  • مقدمه
  • نظر مشتریان
  • بخش ها و پاراگراف های سازماندهی شده برای خواندن آسان
  • نتیجه گیری
  • مراحل یا راه حل های بعدی پیشنهاد شده است
  • هر گونه مرجع
  • اطلاعات تماس سازنده گزارش
  1. گزارش را بنویسید

یک گزارش عملکرد کامل و خوب بنویسید و زودتر شروع کنید تا ضرب الاجل ها را رعایت کنید. در حین نوشتن یادداشت بردارید و حتماً برای جلوگیری از خستگی استراحت کنید، به خصوص اگر گزارش عملکرد طولانی باشد. در بسیاری از شرایط، تیمی از افراد با هم در ساختن عناصر گزارش عملکرد کار می کنند. به عنوان مثال، تیم فروش ممکن است بخش مربوط به پیش بینی درآمد، فروش تکمیل شده، فروش در انتظار و اعداد پیش بینی فروش آینده را بنویسد. یک مدیر پروژه معمولاً تمام بخش های گزارش عملکرد جمع آوری شده یا نوشته شده توسط سایر بخش ها یا همکاران را جمع آوری می کند.

  1. قبل از اشتراک گذاری تصحیح کنید.

حتما گزارش خود را چند بار به طور کامل تصحیح کنید. چاپ یک نسخه کاغذی را در نظر بگیرید تا به شما کمک کند هر گونه اشتباه املایی، دستوری، نقطه گذاری یا قالب بندی را که ممکن است در بررسی املای رایانه از قلم نیفتد، جستجو کنید. بسته به اندازه گزارش خود، می توانید آن را با تیمی از همکاران برای بررسی به اشتراک بگذارید. همه ارقام، داده ها و اعداد را نیز دوباره بررسی کنید.

  1. به طور مداوم نظارت کنید.

شما می توانید تعیین کنید که هر چند وقت یکبار گزارش های عملکرد را بر اساس کسب و کار، یک پروژه خاص یا یک هدف به اشتراک می گذارید. تنظیم یک آهنگ ثابت، مانند روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه را در نظر بگیرید – هر آنچه که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. بخش مهم این است که به طور مداوم بر عملکرد شرکت نظارت کنید تا با معیارها به روز بمانید و مشکلات احتمالی را حل کنید.

نحوه نوشتن گزارش عملکرد (با مراحل و مثال)

خلاصه

در تجارت، مهم است که بدانید کار و تلاش یک تیم چگونه انجام می‌شود و گزارش عملکرد ابزاری است که به شما کمک می‌کند پیش‌بینی‌های اولیه خود را با نتایج مقایسه کنید. گزارش‌های عملکرد کسب‌وکارها را بهتر راهنمایی کنند تا استراتژی‌های خود را ادامه دهند، دیگران را تنظیم کنند یا مسیر را به طور کامل تغییر دهند.

5 / 5. 1

مائده اسماعیلی هستم فارغ التحصیل رشته‌ی مهندسی تجارت الکترونیک از دانشگاه اصفهان. از سال 1401 تا کنون در واحد سئو و بهینه سازی وب سایت شرکت مهندسی یلدا حضور و همکاری مستمر دارم. معتقدم هر کسب و کاری، داستانی دارد و من سعی میکنم راوی خوبی باشم و با چاشنی جذابیت، تصویری زیبا و هنرمندانه از کسب و کارتان را در مقابل چشمان مخاطبان‌تان قرار دهم. من سئو کار هستم و با جادوی کلمات، معجزه میکنم.