خانه / مقالات چگونه گزارش عملکرد بنویسیم + مراحل + مثال گزارش عملکرد

چگونه گزارش عملکرد بنویسیم + مراحل + مثال گزارش عملکرد

به روز شده در اردیبهشت ۱۴۰۳

4 / 5. 2

4 از تعداد 2 رای
چگونه گزارش عمکرد بنویسیم

چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟ چرا نوشتن اصولی گزارش عملکرد اهمیت دارد؟ شاخصه‌های یک گزارش عملکرد استاندارد چیست؟ در ادامه درباره همه این موارد صحبت خواهیم کرد. با ما تا انتهای این محتوا از گروه تولید سیستم مدیریت اطلاعات فریار همراه باشید.

نوشتن گزارش عملکرد اعضای یک تیم یا یک کسب و کار، امری بسیار مهم و حیاتی است. این گزارش‌ها نه تنها به مدیران یک دید کامل از وضعیت و پیشرفت پروژه‌ها ارائه می‌دهد تا جایگاه سازمان خود را دقیق‌تر ارزیابی کنند بلکه به اعضای تیم نیز امکان بررسی و آگاهی عملکرد خود عطا می‌کند تا در صورت لزوم، قبل از هر اتفاقی، اقدامات اصلاحی را انجام دهند.

به این گزارش‌ها به علت ثبت شدن در قالب یک سند رسمی به عنوان یک مرجع برای مطالعه و تحلیل عملکرد گذشته استناد کرد. دارا بودن گزارش‌های عملکرد شفاف و دقیق به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا از عملکرد گذشته خود تجربیات ارزشمندی کسب کنند و رویکردهای بهتری را برای آینده اتخاذ کنند. در این مقاله به اهمیت و نکات کلیدی در نوشتن گزارش عملکرد می پردازیم. ابتدا بررسی می کنیم که اصلا چه کسب و کارهایی به گزارش عملکرد احتیاج دارند،

چه کسب و کارهایی به گزارش عملکرد احتیاج دارند

اگر به حرفه مدیریت پروژه علاقمند هستید، دانستن بیشتر در مورد گزارش عملکرد می‌تواند به شما در توسعه مهارت‌ها و صلاحیت‌های حرفه‌ای کمک کند. در این مقاله، ما بررسی می‌کنیم که گزارش عملکرد چیست و چه چیزی در آن گنجانده می‌شود، اهمیت استفاده از گزارش‌های عملکرد در کسب‌وکار و مراحلی که برای ایجاد گزارش عملکرد خود باید بدانید.

بیشترین مشاغل مرتبط با گزارش عملکرد شامل:

  • مشاغل دیجیتال مارکتینگ
  • مشاغل مدیر پروژه
  • مشاغل پاره وقت و تمام وقت

با ما تا اخر این مقاله مروری از سیستم مدیریت اطلاعات فریار همراه باشید.

گزارش عملکرد چیست؟

گزارش عملکرد یک ابزار تجاری ارزشمند است که مجموعه‌ای دیجیتالی از تجزیه و تحلیل، پیش‌بینی‌ها، درآمد و بودجه را نشان می‌دهد تا به کسب‌وکار کمک کند تا دید کلی از عملکرد خود داشته باشد. گزارش‌های عملکرد اغلب دارای عناصر گرافیکی مانند نمودارها، جداول و آمار هستند تا تعادل بصری را با گزارش مبتنی بر متن ارائه دهند.

این به عنوان مقایسه‌ای از نحوه عملکرد و نتایج کسب و کار در برابر خط پایه یک کسب و کار عمل می‌کند. شما اطلاعات پروژه را جمع آوری و به اشتراک می‌گذارید، وضعیت و پیشرفت یک پروژه را به اشتراک می‌گذارید و پیش‌بینی های آینده را از طریق گزارش‌های عملکرد به ذینفعان و رهبران پیش‌بینی می‌کنید.

انواع گزارش عملکرد

چندین نوع گزارش عملکرد وجود دارد، مانند:

  • گزارش پیش‌بینی: گزارش پیش‌بینی انتظارات و پیش‌بینی‌های آتی برای یک پروژه را بیان می‌کند که اغلب عملکرد آینده را بر اساس پارامترهای خاص پیش‌بینی می‌کند. رهبران می‌توانند از این برای ردیابی و تخصیص موثر منابع با گزارش پیش‌بینی استفاده کنند.
  • گزارش وضعیت: این گزارش وضعیت یک پروژه را در یک زمان معین خلاصه می‌کند و رهبران نگاهی به بودجه، محدوده پروژه، زمان، هزینه‌ها، تضمین کیفیت و تاریخ پایان ارائه می‌دهد.
  • گزارش پیشرفت: گزارش پیشرفت، آنچه را که از گزارش قبلی در یک پروژه انجام داده‌اید، توصیف می‌کند.
  • گزارش روند: این گزارش عملکرد را در طول زمان بررسی می کند تا ببیند آیا روندهای مثبت یا منفی وجود دارد. شما اغلب از گزارش روند برای دوره‌های زمانی خاص مانند ماهانه، سه ماهه، شش ماهه یا سالانه استفاده می‌کنید.
  • گزارش ارزش به دست آمده: گزارش ارزش کسب شده از تکنیک های مدیریت ارزش کسب شده برای محدوده پروژه، هزینه و زمان بندی استفاده می‌کند که اغلب در گزارش‌های وضعیت نیز گنجانده شده است.
  • گزارش واریانس: این گزارش تفاوت بین پیشرفت برنامه‌ریزی شده و پیشرفت واقعی یک پروژه یا عملکرد را مستند می‌کند.

اهمیت گزارش عملکرد در تجارت چیست؟

گزارش‌های عملکرد در کسب‌وکار مهم هستند زیرا به شما می‌گویند که آیا عملکرد خوبی دارید. بررسی عملکرد از طریق نگاه کردن جنبه‌های مختلف هر شرکت، با ارزیابی مستمر اهداف و نتایج، یک کسب و کار می‌تواند مسیر خود را تغییر دهد.

در اینجا چند دلیل کلیدی وجود دارد که استفاده از گزارش عملکرد در تجارت به این دلایل حیاتی است:

  • گزارش‌ها به عنوان معیار عمل می‌کنند. از آنجایی که گزارش عملکرد حاوی داده‌های پایه است به عنوان معیاری برای مقایسه عمل می‌کند و به شما کمک می‌کند تا بدانید که آیا پروژه‌های جدید، بازاریابی، بودجه‌بندی یا سایر تلاش‌های کل شرکت کار می‌کنند یا خیر.
  • گزارش های عملکرد، پایه گزارش‌ها و مستندات دیگر است. کسب‌وکارها از مقررات صنعتی و دولتی پیروی می‌کنند که اغلب شامل به اشتراک‌گذاری گزارش‌های عمومی در مورد معاملات تجاری یک شرکت است.
  • گزارش‌های عملکرد داخلی اغلب مبنای تهیه گزارش‌ها و اسناد خارجی هستند زیرا از قبل جمع‌آوری شده است.
  • گزارش عملکرد به شما اجازه می دهند عملکرد کارکنان را نظارت کنید. برای گردآوری یک گزارش عملکرد جامع، داده‌هایی از عملکرد کارکنان که اغلب عناصری مانند امار فروش و تولید، داده های درآمد یا اقداماتی که در جهت صرفه‌جویی در هزینه صورت گرفته است را شامل می‌شود.

مقایسه اهداف کارکنان با آنچه که در ضمن فعالیت خود به دست آورده‌اند به شما کمک می‌کند تا آنها را تشویق کرده و به انگیزه دهید و برای راهنمایی از ان استفاده کنید. همچنین این مقایسه، به دلیل پررنگ شدن دستاوردها و تلاش ها،به تقویت یک تیم و انسجام آن کمک خواهد کرد.

مزایای گزارش عملکرد در سازمان

  • تقویت ارتباطات: گزارش‌های عملکرد با به اشتراک گذاشتن اطلاعات شفاف با مشتریان و مصرف‌کنندگان،  استراتژی‌های شرکت را ارائه کرده و به دنبال آن بازخورد دریافت میکنند و به این طریق می توانند واکنش ها را دریافت کرده و به آنها پاسخ دهند. این گزارشات ضمن ایجاد ارتباطات گسترده تر بین فروشندگان و مصرف کنندگان (یا بین سازمان ها و کارمندان)، ارتباطات موجود را در سراسر یک تجارت بهبود می‌بخشد.
  • افزایش تلاش‌های تجاری: گزارش‌های عملکردی که به‌طور مداوم ارائه می‌شوند، محبور به تجزیه و تحلیل‌های بی‌درنگی از قسمت های مختلفی هستند که به شما نشان می‌دهند آیا کسب‌وکار به خوبی کار می‌کند یا جایی برای رشد وجود دارد؟ این گزارش‌ها، تیم‌ها را به ارزیابی مجدد، تغییر نظر در تصمیمات یا تنظیم اهداف و استراتژی‌های جدید برای افزایش شانس سود‎‌دهی سوق دهد.

مطالب مرتبط: استفاده از مدیریت عملکرد در محیط کار

آنچه در گزارش عملکرد باید گنجانده شود

شما نتایج کار سایر  نرم افزارها مانند نرم افزار مدیریت فرآیند را در گزارش عملکرد قرار می دهید تا نگاهی جامع به نحوه عملکرد کسب و کار ارائه دهید. گزارش عملکرد می تواند شامل عناصر مختلفی باشد، از جمله:

  • بازه زمانی گزارش عملکرد
  • تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته
  • نرخ های جذب مشتری
  • خلاصه تغییرات تصویب شد
  • سطح وضعیت خطرات و مسائل
  • اطلاعات سهم بازار و رتبه بندی بازار
  • نتایج تحلیل واریانس
  • کار تکمیل شده در طول دوره گزارش
  • کار در انتظار تکمیل تا دوره گزارش بعدی
  • پیش بینی های پیش بینی شده
  • نسبت های نقدینگی و پرداخت بدهی
  • اطلاعات اضافی مربوط به گزارش یا درخواست شده توسط ذینفعان

گزارش عمکرد کار

سایر عناصری که در گزارش عملکرد وارد می شوند عبارتند از:

برنامه های مدیریت پروژه

یک سیستم مدیریت پروژه، اطلاعات و خطوط پایه را برای همه مقایسه‌های آینده برای یک پروژه مشخص می‌کند تا انحرافات، روندها و پیشرفت‌ها را مشخص کند. یک طرح مدیریت پروژه دارای دامنه وسیعی است که اغلب شامل تمام جنبه های پروژه مانند هزینه، زمان بندی، پارامترهای فنی و کیفیت و بخش ها و رهبران درگیر می شود.

 

مطالعه مقاله زیرا به شما پیشنهاد می دهیم:

اهمیت نظارت و کنترل در پیشبرد اهداف سازمان

اطلاعات عملکرد کاری (WPI)

اطلاعات عملکرد کار تمام جزئیات پروژه را تشکیل می دهد، مانند:

  • بودجه و هزینه ها
  • برنامه ها و تاریخ های پشتیبان
  • تحویل دادنی ها

اندازه گیری عملکرد کار

شما از اندازه‌گیری‌های عملکرد کاری برای تعیین اندازه‌گیری‌های فعالیت پروژه استفاده می‌کنید که به شما کمک می‌کند پیشرفت را با آنچه که تیم‌ها در مرحله آماده‌سازی مدیریت پروژه تشریح کرده‌اند، ارزیابی و مقایسه کنید. متداول ترین معیارهای مورد استفاده عبارتند از:

  • برنامه ریزی شده در مقابل عملکرد فنی واقعی
  • عملکرد برنامه ریزی شده در مقابل هزینه واقعی
  • عملکرد برنامه ریزی شده در مقابل برنامه واقعی

گزارش عملکرد بودجه

از آنجایی که گزارش های عملکرد بودجه شامل اطلاعاتی در مورد بودجه و بودجه مورد نیاز برای اتمام یک پروژه و کل هزینه پروژه است، شما اغلب آن را در تمام گزارش های عملکرد گنجانده اید تا به رهبران و ذینفعان در تصمیم گیری های مسئولانه مالی کمک کنید.

مطالب مرتبط: گزارش بودجه: تعریف، الگو و مثال

دارایی های فرآیند سازمانی

شما اغلب از دارایی های فرآیند سازمانی در گزارش عملکرد استفاده می کنید، هرچند که بسته به گزارش یا پروژه می تواند متفاوت باشد. برخی از موارد رایج که باید شامل شوند عبارتند از:

  • الگوهای گزارش شرکت
  • خط مشی ها، رویه ها و مقرراتی که شاخص های اندازه گیری را توضیح می دهند یا از کدام یک استفاده می کنند.
  • محدودیت های واریانس که اغلب توسط یک شرکت، سازمان یا صنعت تعیین و تعریف می شود.

نحوه ایجاد گزارش عملکرد

برای ایجاد گزارش عملکرد خود، این پنج مرحله را دنبال کنید:

  1. داده های خود را سازماندهی کنید.

برای جمع آوری داده های مرتبطی که برای گزارش خود نیاز دارید، با تیم ها همکاری کنید. این ممکن است از شرکتی به شرکت دیگر، پروژه ای به پروژه دیگر یا گزارشی به گزارش دیگر متفاوت باشد.

  1. یک الگو را دنبال کنید.

چه خودتان بنویسید و چه از قالب های حرفه ای از طریق گزینه های نرم افزاری استفاده کنید، ترسیم کردن گزارش شما شروع خوبی است و اتصال داده ها و اطلاعات مرتبط را آسان تر می کند. در صورت استفاده از الگوهای پیشنهادی، فقط عناصر مرتبط با گزارش خود را درج کنید. بسیاری از گزارش های عملکرد و کسب و کار عبارتند از:

  • مقدمه
  • نظر مشتریان
  • بخش ها و پاراگراف های سازماندهی شده برای خواندن آسان
  • نتیجه گیری
  • مراحل یا راه حل های بعدی پیشنهاد شده است
  • هر گونه مرجع
  • اطلاعات تماس سازنده گزارش
  1. گزارش را بنویسید

یک گزارش عملکرد کامل و خوب بنویسید و زودتر شروع کنید تا ضرب الاجل ها را رعایت کنید. در حین نوشتن یادداشت بردارید و حتماً برای جلوگیری از خستگی استراحت کنید، به خصوص اگر گزارش عملکرد طولانی باشد. در بسیاری از شرایط، تیمی از افراد با هم در ساختن عناصر گزارش عملکرد کار می کنند. به عنوان مثال، تیم فروش ممکن است بخش مربوط به پیش بینی درآمد، فروش تکمیل شده، فروش در انتظار و اعداد پیش بینی فروش آینده را بنویسد. یک مدیر پروژه معمولاً تمام بخش های گزارش عملکرد جمع آوری شده یا نوشته شده توسط سایر بخش ها یا همکاران را جمع آوری می کند.

  1. قبل از اشتراک گذاری تصحیح کنید.

حتما گزارش خود را چند بار به طور کامل تصحیح کنید. چاپ یک نسخه کاغذی را در نظر بگیرید تا به شما کمک کند هر گونه اشتباه املایی، دستوری، نقطه گذاری یا قالب بندی را که ممکن است در بررسی املای رایانه از قلم نیفتد، جستجو کنید. بسته به اندازه گزارش خود، می توانید آن را با تیمی از همکاران برای بررسی به اشتراک بگذارید. همه ارقام، داده ها و اعداد را نیز دوباره بررسی کنید.

  1. به طور مداوم نظارت کنید.

شما می توانید تعیین کنید که هر چند وقت یکبار گزارش های عملکرد را بر اساس کسب و کار، یک پروژه خاص یا یک هدف به اشتراک می گذارید. تنظیم یک آهنگ ثابت، مانند روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه را در نظر بگیرید – هر آنچه که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. بخش مهم این است که به طور مداوم بر عملکرد شرکت نظارت کنید تا با معیارها به روز بمانید و مشکلات احتمالی را حل کنید.

نحوه نوشتن گزارش عملکرد (با مراحل و مثال)

مراحل مهم گزارش عملکرد شامل موارد زیر است:

  • نوشتن مقدمه و بیان هدف و موضوع گزارش ارائه شده
  • انتخاب لحن و بیان گزارش متناسب با مخاطب
  • ذکر منابع تحقیقات و  مراجع علمی استنادی
  • ارائه گزارش پیشرفت پروژه با تصاویر، جداول و ….
  • ارائه نتایج و جمع‌بندی گزارش کار

نمونه گزارش عملکرد سازمان دولتی

نمونه گزارش عملکردی که در سازمان‌های دولتی استفاده می‌شود در ادامه آمده است:

گزارش عملکرد سالیانه

سازمان:  به طور مثال اداره برنامه و بودجه (نام سازمان اینجا درج شود)

سال مالی: به طور مثال 1304 (سال مالی مورد بررسی)

مقدمه:

این گزارش عملکرد سالیانه برای سازمان ……. (مثلا سازمان برنامه و بودجه) به منظور ارزیابی عملکرد و پیشرفت در سال مالی …..
(مثلا 1304) آماده شده است. این گزارش شامل ارائه نتایج ارزیابی شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) سازمان …. در طول سال بوده و هدف آن ارائه اطلاعاتی قابل فهم و مفید برای مدیران، کارکنان، و سایر ذینفعان است.

شاخص‌های عملکرد سازمان:

  • کیفیت خدمات عمومی ارائه شده:
    • میزان رضایت شهروندان از خدمات ارائه شده.
    • میزان بهبود  کیفیت در ارائه خدمات نسبت به سال‌های گذشته.
  • کارایی و بهره‌وری منابع مورد استفاده:
    • نسبت هزینه بهره‌وری به خدمات ارائه شده.
    • بهره‌وری سازمان در استفاده از منابع انسانی و مالی.
  • شفافیت عمومی:
    • سطح اطلاعات منتشر شده در مورد فعالیت‌های سازمان.
    • دسترسی شهروندان به داده ها و نتایج سازمان.
  • پایداری مالی:
    • تعادل بودجه و کاهش بدهی عمومی.
    • استفاده از منابع مالی به صورت اقتصادی.
  • توانمندسازی جامعه:
    • ارتقاء سطح زندگی جامعه و شرایط اجتماعی افراد هدف.
    • توسعه مهارت‌ها و امکانات آموزشی.

نتایج:

بر اساس ارزیابی شاخص‌های عملکرد بالا، سازمان …… در سال مالی ……… موفق به دستیابی …. درصد به اهداف خود در بخش‌های مختلف شده است. این پیشرفت‌ها نشان از تعهد و کارایی تیم مدیریت و کارکنان سازمان دارد.

پیشنهادات ارائه شده:

بر اساس نتایج ارزیابی که در قسمت بالا بیان شد، توصیه می‌شود که سازمان….. در سال‌های آینده به استمرار بهبود عملکرد خود در زمینه های …….. و ……  ادامه دهد و رویکردهای مناسبی را برای مواجهه با چالش‌هایی مانند ……… اتخاذ نماید.

امضا: ………..

مدیر عامل یا مدیر سازمان

تاریخ:………

 

مثال دوم از گزارش عملکرد شرکت خصوصی

گزارش عملکرد سه ماهه پروژه تجهیز آزمایشگاه موسسه تحقیقاتی پاستور اسپادانا

نام کارمند: محمد اسماعیلی فراهانی

سمت: مدیر پروژه
دوره گزارش: سه ماهه اول سال 1403

مرور کلی:

در طول دوره گزارش سه ماهه، من به عنوان مدیر پروژه در پروژه تجهیز آزمایشگاه موسسه تحقیقاتی به سیستم هوشمند با همکاری تیم معماری انبوه سازان نصف جهان فعالیت داشتم. تمرکز اصلی ما بر روی بهینه سازی مصرف انرژی و بالابردن کیفیت خدمات ارائه شده بر بستر فناوری های جدید و استفاده از انرژی خورشیدی بود تا فرآیندهای پروژه بدون قطعی و با قدرت بیشتر ادامه پیدا کند.

دستاوردهای کلیدی:

  1. تجهیز آزمایشگاه: موفق به تجهیز آزمایشگاه موسسه تحقیقاتی با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته و تجهیزات مدرن شدیم. این تجهیزات منجر به بهبود کارایی و دقت آزمایشات شده است.
  2. هماهنگی تیم: با ارتقاء ارتباطات درون تیم و هماهنگی بیشتر بین اعضای تیم، موفق به افزایش بهره‌وری و کاهش تداخل‌های پروژه و کاهش زمان اجرای 40 روزه نسبت به پیش‌بینی های قبلی شدیم.
  3. تعامل با مشتری: بهبود بخشیدن به فرآیند CRM و ارتباط با مشتریان و درک بهتر نیازهای آنها، باعث ارائه خدمات بهتر و افزایش رضایت مشتریان گردید.

زمینه‌های بهبود:

  1. مدیریت زمان: شناسایی نیازهای بهبود در مدیریت زمان پروژه و پیاده‌سازی راهکارهایی برای بهبود این مسئله.
  2. همکاری با تیم معماری: بهبود هماهنگی و ارتباط با تیم معماری انبوه سازان نصف جهان برای جلوگیری از تداخل‌ها و تسهیل برنامه‌ریزی مشترک.
  3. پیش‌بینی ریسک: شناسایی و مدیریت بهتر ریسک‌های پروژه به منظور جلوگیری از تأخیرها و مشکلات غیر منتظره.

اهداف دوره بعد:

  1. افزایش بهره‌وری: تلاش برای بهبود مدیریت زمان و فرآیندهای کاری به منظور افزایش بهره‌وری پروژه.
  2. ارتقاء هماهنگی با تیم معماری: بهبود هماهنگی و ارتباط با تیم معماری انبوه سازان نصف جهان به منظور ارتقاء هماهنگی و همکاری بیشتر.
  3. ارتقاء کیفیت خدمات: توجه بیشتر به نیازها و تأمین بهتر کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان.

نتیجه:

من متعهد به ادامه بهبود عملکرد و مشارکت در موفقیت پروژه هستم. ارزش قابل توجهی را در همکاری با تیم معماری انبوه سازان نصف جهان تجربه کرده‌ام و از این تجربه برای بهبود پروژه‌های آینده استفاده خواهم کرد.

امضای کارمند: ____________________
تاریخ: تاریخ درج شود

خلاصه

در تجارت، مهم است که بدانید کار و تلاش یک تیم چگونه انجام می‌شود و گزارش عملکرد ابزاری است که به شما کمک می‌کند پیش‌بینی‌های اولیه خود را با نتایج مقایسه کنید. گزارش‌های عملکرد کسب‌وکارها را بهتر راهنمایی کنند تا استراتژی‌های خود را ادامه دهند، دیگران را تنظیم کنند یا مسیر را به طور کامل تغییر دهند.

4 / 5. 2

مائده اسماعیلی هستم فارغ التحصیل رشته‌ی مهندسی تجارت الکترونیک از دانشگاه اصفهان. از سال 1401 تا کنون در واحد سئو و بهینه سازی وب سایت شرکت مهندسی یلدا حضور و همکاری مستمر دارم. معتقدم هر کسب و کاری، داستانی دارد و من سعی میکنم راوی خوبی باشم و با چاشنی جذابیت، تصویری زیبا و هنرمندانه از کسب و کارتان را در مقابل چشمان مخاطبان‌تان قرار دهم. من سئو کار هستم و با جادوی کلمات، معجزه میکنم.