تفاوت مدیریت محتوا با مدیریت دانش

مدیریت محتوا و مدیریت دانش عبارات مشابهی هستند که در حقیقت تفاوت‌های زیادی میان آن‌ها وجود دارد. امروزه لغت مدیریت محتوا زیاد شنیده می‌شود. نظر به اینکه شخصی‌سازی مشتری و بازار‌یابی هدفمند به طور چشمگیری در حال افزایش است، به همین دلیل نمی‌توان اهمیت این مبحث را نادیده گرفت. از این‌ رو فهمیدن اینکه مدیریت محتوا دقیقا شامل چه مواردی است و چگونه کار می‌کند بسیار اهمیت دارد.

از طرفی دیگر وجود عبارات مشابهی مانند مدیریت دانش و تفاوت جایگاه و کاربرد آنها مهم است. فهمیدن تفاوت بین این دو عبارت و اینکه هریک از آن‌ها چه هدفی را در پی دارد و چگونه بر سازمان اثر می‌گذارند در ادامه این مطلب از فریار آمده است. با ما تا اخر این مقاله از سیستم مدیریت اطلاعات فریار همراه باشید.

مدیریت محتوا چیست؟

طبق یک تعریف کلی، سیستم مدیریت محتوا به ایجاد، مدیریت و توسعه محتوا یاری می‌رساند. سازمان‌ها همیشه برای ایجاد و مدیریت محتوای هدفمند خود در شبکه‌های چند‌گانه از یک سیستم مدیریت محتوا CMS استفاده می‌کنند. به دنبال آن محتوا موارد بسیاری شامل تبلیغات بازاریابی، اطلاعیه‌ها، وب‌‌سایت، پیامک، پست الکترونیک و … را شامل می‌شود که به‌طور افزایشی در حال گسترش هستند.

سیستم مدیریت محتوا قسمت های زیادی را تحت پوشش قرار می‌دهد؛ به‌طور مثال بازار‌یاب‌ها می‌توانند از روش سیستم مدیریت محتوا برای به اشتراک گذاشتن محتوا در یک برنامه بازاریابی آنلاین استفاده کنند تا محتوای هدف گروه خاصی از جامعه را به طور دقیق‌تر مورد بررسی قرار دهند.

آن‌ها همچنین قادرند از این سیستم برای به اشتراک گذاشتن محتوا با مشتری در قالب پیام و در حالت شخصی‌تر تماس شخصی شده نیز استفاده کنند که تنها بر اساس مشخصات فردی مشتری محدود نبوده و بر پایه اطلاعات فردی هست که سازمان آن‌ها را گردآوری کرده است.

اساسا کاربرد  گسترده سیستم‌های مدیریت محتوا به سه قسمت کلی تقسیم می‌شود:

محتوای متنیText Content

این محتوا دربرگیرنده اخبار، مقالات، کتابها و دیگر محتواهای متنی است که حجم زیادی از داده ها بر روی وب از این نوع تشکیل شده است.

محتوای چند رسانه‌ای Multi Media Content

این محتوا شامل صدا، تصویر و ویدئو است که برای مدیریت آن از استاندارهای به خصوصی استفاده می‌شود؛ ازاین‌رو سیستم‌های مدیریتی در این قسمت کاملا تخصصی بوده و عمدتا کاربرد عمومی ندارد.

محتوای فایلی File base Content

این محتوا شامل فایل‌های فشرده، فایل‌های اجرایی و کتاب های الکترونیک است که معمولآ برای نگهداری و مدیریت آن به استانداردهای خاصی نیاز است. این نوع محتوا نیز به همان اندازه محتوای چند رسانه‌ای کاملا تخصصی بوده و برای مدیریت آن کمتر از سیستم‌های معمول استفاده می‌شود.

مدیریت محتوای سازمانی ECM

در رأس یک سیستم مدیریت محتوا، مدیریت محتوای سازمانی ECM وجود دارد که یک قسمت محتوای پیچیده در سیستم گردش کار است. مدیریت محتوای یک سازمان، برنامه‌ی زمان‌بندی گسترش محتوا را مشخص می‌کند، هدف‌گذاری را به صورت اتومات انجام ‌می‌دهد و تاییدیه‌‌ها و گزارش‌ها را به عنوان قسمتی از فرآیند، یکپارچه می‌سازد.

این عمل خودکار‌سازی باعث ایجاد یک سیستم مدیریت محتوای بدون توقف می‌شود و امکان ایجاد محتوا به روش پویا را برای مشتری در زمان های حساس مانند هنگام تغییر شرایط در لحظه مثلاً در طول بررسی وب‌سایت یک سازمان فراهم می‌کند.

مدیریت محتوای سازمانی به یک فناوری یا فرآیند مشخص اشاره نمی‌کند بلکه یک کلمه کلی است که برای توصیف یک ترکیب از راهها، ابزارها و استراتژی‌ها استفاده می‌شود که از تولید و ضبط و مدیریت محتوا و همچنین ذخیره، حفظ و تحویل داده‌ها در همه‌ی چرخه آن اشاره می‌نماید.

سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی به ساده‌سازی چرخه عمر داده‌ها با مدیریت اسناد و اتوماسیون گردش کار فرآیند کمک می‌کنند. برای هر سازمانی که دارای حجم زیادی از محتوا است، داشتن یک برنامه مدیریت محتوای سازمانی مشخص برای از بین بردن مسائل عملیاتی، کم کردن هزینه‌ها و پایبندی به دستورالعمل‌های انطباق قانونی بسیار بااهمیت است.

موارد استتفاده از ECM

• مدیریت قراردادها: یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی به کاربران این دسترسی را می‌دهد تا در بستر امکانات دیجیتالی همکاری کنند و از بررسی به موقع قراردادها مطمئن شوند و با اطلاع‌رسانی دقیق به کارکنان در زمان قرارداد، آن‌ها را راهنمایی کنند.
• اتوماسیون منابع انسانی HR: سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی علاوه بر بهبود فرایندهای جدید استخدام، داده‌های مربوط به منابع انسانی را ساده‌سازی کرده و انطباق با دستورات پردازش HR را تضمین می کنند و به این ترتیب، نیاز به پرونده‌های برپایه کاغذ کارمندان را برطرف کنند.
• اتوماسیون حساب‌های پرداختی: سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی کاربران را در ثبت سفارشات خرید، بلیط‌های تحویل توانا ساخته و فاکتورها را به طور دقیق هماهنگ کرده، توزیع و تأیید کنند. بنابراین هزینه‌های دیررسیدن ها کاهش می یابد و کارایی اضافه می شود.
• اتوماسیون حساب‌های دریافتی: سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی، دسترسی سریع به سفارشات خرید، فاکتورها و رسیدهای امضاشده را ممکن می‌کند. بنابراین با تسریع در سرعت پرداخت مشتری، موجب کم کردن زمان‌های معوق فروش می‌گردند.

مدیریت دانش چیست؟

اصولآ، مدیریت دانش شباهت زیادی به مدیریت محتوا دارد. مدیریت دانش عینآ همانند مدیریت محتوا، شامل ایجاد، مدیریت و توزیع کردن است. در صورتی که مدیریت محتوا، محتوا را آفریده، مدیریت و توزیع می‌کند، مدیریت دانش نیز همین کار را برای دانش انجام می‌دهد.

به طور عمومی دانش آن‌چیزی است که موضوعی را توضیح می‌دهد یا کاربرد آن را توصیف می‌کند و یا چگونگی انجام آن را بیان می‌کند. بنا به یک تعبیر قدیمی می‌توان گفت اطلاعات از داده‌ها به دست می‌آید و دانش از اطلاعات حاصل می‌شود. این حرف نسبتاً صحیح است؛ اما نکته‌ی با اهمیت این است که دانش دارای یک مولفه‌ی انسانی جدا است، حتی بیشتر از داده‌ها و اطلاعات زیرا به درک انسان مربوط می‌شود.

در سازمان، این موضوع شامل طیف زیادی از انواع داده‌ها است. دانش سازمانی می‌تواند شامل جزئیات فرآیند‌های کسب‌وکار باشد.

عینآ مانند مدیریت محتوا، مدیریت دانش هم می‌تواند دارای انواع و مقیاس‌های مختلفی باشد. در یک سازمان، مدیریت دانش می‌تواند یک سیستم مدیریت اسناد ساده باشد که شامل مستند‌سازی فرآیند‌ها و خط‌مشی‌ها است. امکان دارد در یک سازمان دیگر، مدیریت دانش در قالب یک پایگاه دانش نشان داده شود (شامل سیستمی که حقایق و مدارک را در یک قسمت  گردآوری می‌کند) جایی که کاربران می‌توانند در صورت تایید، به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.

در طی زمان، مدیریت دانش در سیستم مدیریت دانش ظاهر می‌شود که فرآیند توزیع دانش و ساده‌سازی دسترسی به آن را انجام میدهد تا کاربران بتوانند خیلی سریع به هر دانشی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند. این فرآیند می‌تواند شامل گردش کار، دسترسی چند شبکه‌ای، برچسب‌زنی گسترده، مکانیزم‌های گسترش و ابزار‌هایی برای همکاری در قسمت ثبت و ضبط، ذخیره و توزیع دانش باشد.

تفاوت مدیریت محتوا و مدیریت دانش چیست؟

تفاوت‌های مهم بسیاری میان این دو مدل سیستم مدیریتی وجود دارد که در این قسمت به آن پرداخته شده است:

1. سازندگان: اصولا در یک سیستم مدیریت محتوا، تولید محتوا توسط یک تیم کوچک و ویژه متشکل از کارشناسان محتوا انجام می‌شود اما در یک سیستم مدیریت دانش، برعکس این موضوع حاکم است. از آنجایی‌که هدف از این سیستم، ضبط و کد‌گذاری دانش عملی سازمانی است، در نهایت تا حدودی هر یک از کارکنان یک یاری‌رساننده قوی محسوب می‌شوند. حتی در برخی موارد ممکن است از مشارکت افراد خارجی نیز استقبال شود.
2. مصرف‌کنندگان؛ معمولآ در یک سیستم مدیریت محتوا، مصرف‌کننده نهایی یک مشتری یا یک مشتری بالقوه است، اما در یک سیستم مدیریت دانش، مصرف‌کننده نهایی یکی از کارکنان سازمان است.
3. کالا‌: در یک سیستم مدیریت محتوا، کالا، داده‌ها هستند. سازمان جزئیات یک محصول، یک اتفاق بازاریابی یا تبلیغاتی و یا هر چیز دیگر که ویژگی‌ها و برنامه‌ی مرتبط با آن را وجود داشته باشد و به دلیل زیاد برای مشتری جالب باشد، در اختیار مشتری قرار می‌دهد. در صورتی که در یک سیستم مدیریت دانش، اطلاعات لزوما مهم نیستند، بلکه هدف تبادل تجربه و درک است. این مورد به به‌اشتراک‌گذاری بینش، تجارب و مهارت مربوط می‌شود.
4. انواع تبادلات: مدیریت محتوا به توافق بین شرکت و مشتری مربوط می‌شود اما مدیریت دانش به همکاری بین کارکنان سازمان ارتباط دارد.
5. مسیر توزیع: مدیریت محتوا، اطلاعات را مطرح می‌کند و انتقال می‌دهد اما مدیریت دانش، اطلاعات را مبادله می‌کند.

اثر و اهمیت مدیریت محتوا و مدیریت دانش

با وجود همه ی این تفاوت‌ها، این دو سیستم در یک مورد شاخص با هم اشتراک دارند. به طور کلی هر دوی آن‌ها، به فرا‌داده‌ وابسته هستند. ویژگی‌های توصیفی محتوا باعث می‌شود که آن‌ها به مشتریان اطلاعات را انتقال دهند؛ ویژگی‌های مولفه‌های دانش نیز باعث می‌شود تا آن‌ها دقیقا برای کارکنان سازمان قابل دستیابی باشند.

تفاوت زیادی که بین این دو سیستم وجود دارد باعث می شود که هر یک از این دو سیستم برای سازمان‌ها بااهمیت تلقی شوند. محتوا، اطلاعات کاملا مخصوصی است که در کاربرد دارای موارد بسیار جزئی است. دانش دقیقاً بر عکس آن است؛ به محض این که مصرف‌کننده آن را دریافت و درک کند، کاربرد بیشتری دارد. به همین علت، وجود هر دو سیستم در سازمان بااهمیت است. یکی از این سیستم‌ها بدون وجود دیگری می‌تواند مزایای هر دوی آن‌ها را نابود کند.

شاید خواندن این مقاله نیز برای شما مفید باشد: اهمیت نظارت و کنترل در سازمان ها