بایگانی الکترونیکی چیست؟

بایگانی الکترونیکی چیست و بایگانی الکترونیکی اسناد چه کاربردی دارد؟ بایگانی الکترونیکی یا DMS، ابزاری خودکار و زیرمجموعه ای از نرم افزار اتوماسیون اداری است که با استفاده از آن می‌توانید آرشیو تمامی اسناد و مدارک شرکت خود را به صورت الکترونیکی ذخیره، طبقه‌بندی، توزیع و مدیریت کنید.

در مقاله امروز قصد داریم مفهوم سیستم بایگانی اسناد و مدارک را به صورت تخصصی بررسی و ویژگی‌های آن را با مثال‌های متعدد مرور کنیم.

بررسی تخصصی بایگانی الکترونیکی

آیا تاکنون واژه سیستم بایگانی الکترونیک اسناد و مدارک را شنیده‌اید؟ این زیرسیستم مدیریت اطلاعات که با اسامی دیگری مثل نرم‌افزار آرشیو اسناد، نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک و نرم‌افزار مدیریت مستندات هم شناخته می‌شود، کمک می‌کند تا اسناد فیزیکی شرکت‌ها را به آسانی و سریع‌تر به فرمت دیجیتال تبدیل کرده و دسترسی آسان تر، ایمن و راحتی داشته باشید.

با استفاده از سیستم‌های مدارک و اسناد می‌توانید اسناد سازمانی خود را با هزینه مناسب و امنیت بالا آرشیو کرده و دیگر نیازی به اختصاص فضای ذخیره سازی فیزیکی برای پرونده‌های بایگانی‌شده و نگهداری آنها در قفسه‌های متعدد نخواهید داشت. اما پیش از اینکه امکانات و ویژگی‌های سیستم های بایگانی الکترونیکی را بررسی کنیم، نگاهی به فواید و اهمیت آنها می‌اندازیم.

اهمیت و مزایای بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک

گستردگی سازمان‌ها و افزایش تعاملات درون و برون سازمانی باعث شده نیاز به دسترسی سریع و نگهداری آسان اسناد و مدارک بیشتر حس شود. بازیابی سریعتر و کارآمدتر اسناد می‌تواند باعث بهبود روحیه کارکنان و نیز آرامش خاطر و بهبود روابط با مشتری گردد. بدیهی است که زمان ارزشمند است و صرفه‌جویی در زمان یکی از مزایای بایگانی الکترونیکی اسناد است که این مهم، معیاری جهت تعیین بهره‌وری سیستم بایگانی است.

بایگانی الکترونیکی اسناد، نیاز فیزیکی به اسناد و مدارک را به حداقل‌ می‌رساند و به سازمان کمک می‌کند تا پایگاه داده‌ای از انواع اسناد الکترونیکی مهم سازمان را با تمام نسخه‌های آن نگهداری و در دسترس قرار می‌دهد به نحوی که بتوان هر نسخه از اسناد را با تاریخچه کامل آن در زمانی بسیار کوتاه بازیابی کرد.

از مهم‌ترین مزایای بایگانی اسناد این است که این سیستم با کمک به سیستم کارتابل اداری، مانع از گردش اسناد و داده‌های قدیمی یا غلط گردیده، اسناد و مدارک مهم سازمانی را محفوظ و در امان نگه می‌دارد.

دلایل ضرورت استفاده از بایگانی الکترونیکی

از مهم‌‌ترین دلایلی که استفاده از بایگانی الکترونیکی را ضرورت می‌کند موارد زیر است:

• کاهش زمان جستجو برای پیداکردن اسناد
• اشتراک‌گذاری اطلاعات به صورت گسترده و همزمان
• بهبود فرآیندهای سازمانی و کاری

چرا باید از بایگانی الکترونیکی برای کسب و کار خود کمک بگیریم؟

با وجود همه مزایایی که گفتیم، شاید برای برخی، همچنان این سوال پیش بیاید که چرا باید از نرم افزار بایگانی اسناد استفاده کنیم. مهم‌ترین دلیل استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی الکترونیکی اسناد، دیجیتالی‌شدن همه فرایندهای کسب و کار است. زیرا بیشتر اسنادی که این روزها در سازمان‌های مختلف ایجاد شده و به گردش در می‌آیند در فرمت دیجیتالی هستند و ذخیره آنها به صورت کاغذی و سنتی عملاً مقدور نیست.

اگر بخواهید تمامی اسناد دیجیتالی خود را به صورت سنتی و کاغذی بایگانی کنید، ناچار خواهید شد حتی نسبت به سازمان‌های قدیمی و سنتی، وقت بیشتری برای این کار تلف کنید و اسناد دیجیتالی را طی یک مرحله اضافی تبدیل به کاغذ کنید. به علاوه برای بایگانی اسناد صوتی و تصویری و داده‌ها نیز به مشکلات مشابهی برخواهید خورد.

بنابراین اگر از نرم‌افزارهای بایگانی مستندات در سازمان خود استفاده نکنید، ناچار به پرداخت هزینه بسیار بیشتری خواهید شد. بایگانی سنتی اسناد علاوه بر هزینه‌های بالای آن، باعث عقب ماندن شما از رقبا، آسیب به محیط زیست، کاهش سرعت کارها، کاهش بهره‌وری سازمان و آسیب‌پذیری بیشتر سیستم مدیریت اطلاعات شما در برابر حوادث غیرمترقبه می‌شود.

اصول بایگانی موثر اسناد و مدارك

روش های متعددی برای بایگانی اسناد در کامپیوتر وجود دارد که نکته مهم و قابل توجه این است که باید این اسناد به صورت امن دسته بندی و آرشیو گردند. از مهم‌ترین قسمت‌های هر سیستم بایگانی اسناد در کامپیوتر، سیستم مدیریت دسترسی است که با استفاده از این زیرسیستم می‌توان تا پایین‌ترین سطح ممکن برای کاربران دسترسی تعریف کرد.

از این رو مدیران دیگر دغدغه دسترسی کاربران غیر مجاز به اسناد محرمانه سازمان را نخواهند داشت و این امکان حفظ امنیت سیستم و حفظ محرمانگی مدارک مهم و ضروری سازمان تضمین می‌کند.

با استفاده از قابلیت جستجوی پیشرفته بایگانی الکترونیکی، کاربران مجاز می‌توانند به راحتی، سند مورد نظر خود را پیدا و آن را مشاهده و یا دانلود کنند. در یک نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک نرم افزار مدیریت اطلاعات استاندارد، محدودیتی برای آپلود و یا دانلود اسناد وجود ندارد و تنها محدودیتی که می‌تواند مانع آپلود و دانلود اسناد شود، سخت افزار سیستم است.

بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک فریار

بایگانی اسناد و مدارک تیم فریار با اهدافی مانند رفع دغدغه‌های مدیران در زمینه حذف پیچیدگی داده‌ها، ارتقاء و تنظیم پایگاه داده، کاهش هزینه و زمان پشتیبان‌گیری از طریق ثبت، ضبط و نگهداری اسناد و مدارک مهم و ضروری سازمان، تولید و توسعه‌یافته است.

از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم بایگانی اسناد و مدارک فریار، می‌توان به امکان ثبت و دسترسی آسان به تمامی پیوست‌ها در یک قاب با قابلیت دسته‌بندی اشاره کرد. به طور خاص، تمامی پیوست‌های نرم افزار مدیریت اطلاعات فریار در بایگانی اسناد و مدارک ذخیره می‌شود.

نتیجه گیری

تا اینجای مقاله با مزایا و اهمیت‌های بایگانی اسناد و مدارک آشنا شدیم. سیستم‌های بایگانی استاندارد، امکانات و ویژگی های مشترکی دارند که از مهمترین قابلیت‌های آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. آپلود اسناد و مدارک به طور نامحدود
2. مشاهده و دانلود اسناد و مدارک
3. قابلیت دسته‌بندی اسناد
4. امکان تعریف سطوح دسترسی بر اسناد و مدارک

اگر به دنبال اخرین تکنولوژی‌های مدیریت اطلاعات هستید می‌توانید برای دریافت مشاوره رایگان محصولات نرم‌افزار فریارسیستم مانند سیستم گزارش ساز، نرم افزار مدیریت فرایند، نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب، نرم افزار مدیریت تضمین کیفیت از صفحه هرمحصول دیدن نموده و نسبت به دریافت مشاوره فنی رایگان اقدام نمایید.