7 اشتباه رایج در انتخاب سیستم حسابداری

انتخاب سیستم حسابداری یکی از دغدغه های مدیران سازمان است که براساس ویژگی های آن، دست به انتخاب نرم افزار حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد می زنند. به همین دلیل در این مقاله درباره انواع مشکلات و اشتباهاتی که در بین حسابداران رایج است صحبت می‌کنیم.

اشتباهات رایج هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری می‌تواند باعث از دست دادن سرمایه بسیار یا وارد کردن جرایم مالیاتی به سازمان شود. پیشرفت و موفقیت یک مجموعه در قبال تمرکز روی نقاط  اصلی و کلیدی است که توجه به بخش حسابداری و کنترل درآمدها و هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین آنهاست و در این بین انتخاب درست یک نرم افزار حسابداری مرز بین یک مدیریت آسان یا سخت، موفق یا ناموفق را مشخص می‌کند.

به طور کلی اگر بخواهیم لیست 7 اشتباه رایج انتخاب نرم افزار حسابداری را لیست کنیم به شرح زیر است:

1.ندانستن نیازهای سازمان ها

2.عدم بررسی گردش کار

3. عدم مشورت با افراد مناسب و عدم بررسی مشکلات

4.بررسی نکردن کاربرد و عملکرد نرم افزار

5.بررسی نکردن میزان انعطاف پذیری و قابلیت انتشار

6.عدم بررسی نوع و میزان پشتیبانی نرم افزار

7.عدم تطابق داشتن با استانداردهای مجموعه و بررسی نکردن سابقه برنامه نویسان محصول

در اینجا به قسمتی از اشتباهاتی که معمولا افراد و شرکت‌ها در انتخاب خرید نرم افزار حسابداری تحت وب مرتکب می‌شوند را بررسی می‌کنیم.

ندانستن نیازهای قسمت حسابداری

در اکثر موارد، سرمایه زیادی به خرید یک سیستم حسابداری اختصاص داده می‌شود بدون اینکه به‌درستی نیازهای یک مجموعه بررسی شود. یافتن یک سیستم حسابداری مناسب زمانی دسترس‌پذیر است که بدانید به چه هدفی و به چه دلیلی قصد خرید نرم افزار حسابداری را دارید.

در یک نگاه کلی دلیل برای چنین خریدی پیگیری مسائل مالی مربوط به مجموعه است اما شما دقیقا می‌خواهید با یک نرم افزار حسابداری چه کاری انجام دهید؟

آیا هدف شما از خرید سیستم حسابداری مسائل قانونی و مالیاتی است؟

آیا هدف شما به سادگی ثبت درآمدها و هزینه‌ها و محاسبه سود ناشی از آنها است؟

آیا هدف شما استفاده حداکثری از نرم‌افزار حسابداری برای آمارگیری و تحلیل مسائل مالی مجموعه است؟

و …

اگر دقیقا نیاز خود را بدانید می‌توانید گزینه‌های پیش‌روی خود را مشخص‌تر دنبال کرده و نرم افزار حسابداری مناسب خود را انتخاب کنید، در غیر این صورت ممکن است نرم افزار حسابداری انتخابی شما با نیاز شما سازگاری نداشته باشد.

عدم بررسی گردش کار

قبل از خرید یک نرم افزار حسابداری لازم است ملاحظات بسیاری انجام شود که بی توجهی به هر کدام می تواند مشکلاتی را در آینده به وجود بیاورد که یکی از این موارد بررسی نکردن دقیق و واقعی فرآیندهای کاری در بخش حسابداری یک مجموعه است.

در بعضی موارد یک مجموعه نیاز می بیند برای رسیدن به اهداف، چرخه های کاری جدیدی را اضافه کند ولی در بعضی اوقات این نیاز احساس نشده و استفاده کامل از همان فرآیندهای کاری موجود بهترین گزینه خواهد بود. برای تصمیم گیری بهتر قبل از هر تصمیم گیری با تیم حسابداری خود در مورد تغییر دادن یا ندادن فرآیند های کاری خود صحبت کنید و نیازسنجی خود را بررسی کنید.

شاید نیاز به نرم افزار حسابداری جدید نداشته باشید یا بالعکس: سریعا باید تصمیم به تغییر نرم افزار حسابداری خود و پیاده سازی فرآیندهای جدید بگیرید.

عدم مشورت باافراد مناسب

زمانی که شما قصد خرید یک نرم افزار حسابداری را دارید، باید از مشاوره گرفتن از افراد غیر متخصص و کسانی که ارتباط چندانی با نرم افزار حسابداری ندارند دوری کنید. نرم افزار حسابداری شما با بخش‌های مختلفی در مجموعه شما در ارتباط بوده و اطلاعات مختلفی را برای بخش‌های مختلف مجموعه شما آماده می‌کند و این بسیار مهم است که در زمان انتخاب، شما از همه افرادی که با نرم افزار حسابداری در ارتباط هستند مشورت کرده و پرس‌و‌جو کنید و کار انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری را تنها به بخشی خاص بسپارید.

با مشورت خواهی از گروه‌های مختلف مانند کاربران استفاده‌کننده از نرم افزار حسابداری، مدیران، مشتریان و … بهترین نرم افزار حسابداری را می‌توانید برای مجموعه خود تهیه کنید.

بررسی نکردن کاربرد و عملکرد بخش حسابداری

چه مشکلاتی در حال حاضر در بخش سیستم حسابداری شما وجود دارد؟ آیا مشکل در مجموعه شما از بی توجهی در حسابداری است؟ بعضی از شرکت‌ها بدون شناسایی مشکلاتی که در بخش حسابداری وجود دارد، اقدام به تهیه نرم افزار حسابداری می‌کنند. به طور نمونه شما می‌توانید بررسی کنید که کدام یک از فرآیندهای کاری موجود برای بیشترشدن سرعت کار شما در بخش حسابداری نیاز به خودکارسازی دارند.

لیستی از مشکلات موجود در بخش حسابداری و راه‌حل های مناسبی که برای رفع آنها به نظرتان می‌رسد آماده کنید و در زمان انتخاب نرم افزار حسابداری مطمئن شوید، نرم افزار برای رفع مشکلات شما مناسب است.

این بسیار مهم است که شما عملکرد واقعی یک نرم افزار حسابداری را مورد بررسی قرار دهید. دقت کنید در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری فاکتورهای مختلفی مانند سهولت استفاده کاربران، امکانات و قابلیت‌ها، سرعت نرم افزار و … را در نظر بگیرید. برای این کار کافیست دموی محصول مورد نظر خود را در سایت فریار مشاهده نمایید.

عدم بررسی میزان انعطاف پذیری و قابلیت انتشار

زمانی که می‌خواهید یک نرم افزار حسابداری انتخاب کنید یک مسئله اساسی، مسئله‌ی انعطاف پذیری است. از این نظر که یک سیستم حسابداری چقدر قابلیت دارد تا خود را با نیازهای شما سازگاز کند؟ شما باید بتوانید به راحتی گزارشات جدیدی را در سیستم حسابداری خود طراحی کنید و یا حتی بتوانید گزارشات موجود را ویرایش کرده و تغییراتی در آنها انجام دهید. پس در هنگام خرید دقت کنید که نرم افزار حسابداری که قصد خرید آن را دارید به اندازه مورد نیاز شما انعطاف پذیر باشد.

بعضی از شرکت‌ها قبل از خرید حسابداری به این مسئله توجه نمی‌کنند که یک نرم افزار به چه اندازه می تواند انتشار پیدا کند و معمولا زمانی متوجه این مسئله می‌شوند که مجموعه رشد کرده و با مسائل جدیدی رو به رو می‌شود. در نتیجه نرم افزار حسابداری و شرکت ارائه دهنده آن باید امکان نشر نرم افزار خود با توجه به نیازهای جدیدی که در نتیجه رشد مجموعه شما در آینده به وجود می آید را داشته باشد.

در نظر بگیرید که ممکن است در آینده شرکت شما سه یا چهار برابر رشد کند. ممکن است حتی با نظر گرفتن تمام موارد در آینده نیاز به تغییر نرم افزار حسابداری خود داشته باشید.

یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای این موضوع، انتخاب شرکت‌های نرم افزاری است که قابلیت تغییر در سیستم حسابداری را داشته و در مدل‌های مختلف بتواند این کار را انجام دهد.

در این صورت شما هر وقت احساس کنید که نیاز دارید قابلیت جدیدتری را اضافه کنید، می توانید از ارائه دهنده نرم افزار حسابداری خود بخواهید تا نرم افزار شما را به ورژن بالاتری ارتقا دهد.

شاید مطالعه این مقاله برای شما مفید باشد: 5 اپلیکیشن حسابداری شخصی

عدم بررسی پشتیبان نرم افزار حسابداری

وقتی شما یک سیستم حسابداری را خریداری می کنید انتظار دارید که این نرم افزار کارها را برای شما تسهیل دهد و مطمئنا بعد از استفاده از قسمت حسابداری با سوالات و مشکلاتی روبرو می شوید. پس به خوبی دقت کنید که ارائه دهنده نرم افزار حسابداری شما از یک پشتیبانی قوی و پاسخگو برخوردار باشد تا هنگامی که در نرم افزار با موردی برخورد کردید بتواند به سرعت در رفع مسائل آن اقدام نمایند.

عدم تطابق نداشتن با استانداردهای مجموعه و بررسی نکردن برنامه نویسان

یکی از مسائل حیاتی در انتخاب یک نرم افزار حسابداری این است که یک نرم‌افزار باید با استانداردهای مجموعه شما هماهنگی داشته باشد به طور مثال ممکن است شما نیاز داشته باشید که نرم‌افزار حسابداری تحت وب شما با سایت و یا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شما در ارتباط باشد. بهترین راه‌حل گرفتن مشورت از مهندسین نرم افزار برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب با استانداردهای نرم افزاری است که در مجموعه شما رعایت می‌شود.

برای گسب اطلاعات بیشتر درباره سیستم حسابداری چیست و مطالعه مقالات مشابه می‌توانید از قسمت وبلاگ سایت سیستم مدیریت اطلاعات فریار شروع نمایید.