دبیرخانه تحت وب

دبیرخانه تحت وب از قسمت‌های مهم و جدانشدنی از سازمان‌ها است. در این مطلب از گروه تولید نرم افزار فریار تلاش شده است تا در مورد دبیرخانه تحت وب و استفاده‌های آن در سازمان های بزرگ توضیحاتی ارائه شود. همچنین در مورد تفاوت دبیرخانه‌های الکترونیک و نرم افزار ارشیو اسناد و سیستم‌هایی که می‌توانند به شما در این مورد کمک کنند بپردازیم.

معنی دبیرخانه

دبیرخانه در لغت به معنی محل نوشتن است اما در اصطلاح سازمانی معنایی کمی متفاوت‌تر دارد. دبیرخانه به محلی گفته می‌شود که وظیفه مدیریت و کنترل امور دفتر یا مؤسسه کسب و کار را بر عهده دارد.

امروزه در سازمان‌های دولتی و خصوصی، ارتباطات سازمان‌ها که عموما در قالب نامه‌ها هستند توسط واحدی انجام می‌شود که اصطلاحا به دبیرخانه معروف است. دبیرخانه‌ها به‌طور عمومی وظیفه‌هایی مانند مدیریت اسناد، ارتباط با مشتریان و طراحی و تدوین سیاست‌های دفتر را بر عهده دارند. همچنین دبیرخانه‌ها بر گردش درست نامه‌ها نیز نظارت دارند.

در برخی سازمان‌ها دبیرخانه‌ها مسئولیت اعتبار بخشی به مکاتبات و نامه‌های ارسالی آن سازمان را نیز دارند، به طوری که یک نامه بدون مهر و امضای مسئول دبیرخانه یا شخصیت حقوقی صاحب امضای آن سازمان اعتباری ندارد.

شرح وظایف اداره دبیرخانه

در واقع واحد دبیرخانه وظیفه دارد که کلیه‌ی نامه‌ها و امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان را سازماندهی و کنترل نماید. مسئول دبیرخانه وظیفه دارد بر گردش درست نامه‌ها و نحوه‌ی کدگذاری نامه‌ها نظارت کند. وظیفه‌ی ایجاد، نگهداری و به‌روزرسانی بانک اطلاعاتی با مسئول دبیرخانه است.

به طور کلی وظایف اداره دبیرخانه به شرح زیر است:

• ارائه راهکارهای بهینه کردن زمان صرف شده برای بایگانی و گردش‌نامه‌ها
• انجام امور مربوط به مکاتبات و پیگیری نامه‌های وارده و صادره.
• اطلاع رسانی پیام‌های عمومی از طریق سیستم اتوماسیون اداری.

سیستم دبیرخانه

سیستم دبیرخانه، یک سیستم کامپیوتری است که برای مدیریت و کنترل امور دفتر یا مؤسسه استفاده می‌شود. این سیستم معمولاً شامل نرم افزار‌هایی برای مدیریت اسناد و اطلاعات، تقویم و نوبت دهی، ارتباط با مشتریان و پشتیبانی از ایجاد سیاست‌های دفتر است. این نوع از سیستم‌ها می‌توانند به صورت کاغذی یا به صورت نرم افزاری تحت کنترل قرار بگیرند.

ممکن است شما نیز از آن دسته مدیرانی باشید که به دنبال بهینه‌کردن سیستم دبیرخانه‌ی خود هستید و یا به دنبال بهترین نرم افزار تحت وب برای دبیرخانه‌ی کسب و کار خود هستید. برای پاسخ به این سوالات، لیستی از سوالاتی درباره دبیرخانه در ادامه پاسخ داده خواهد شد.

دبیرخانه تحت وب چیست ؟

در واقع دبیرخانه تحت وب همان اقدامات مذکور سایر مدل های نرم افزار بایگانی  را انجام می‌دهد با این تفاوت که نامه‌ها به صورت الکترونیکی بایگانی می‌شوند و عملیات کدگذاری نامه‌ها (یا به صورت سیستمی و یا به صورت دستی) در سیستم‌های تحت وب در یک سرور مشخص ذخیره می‌شوند.

استفاده از این نمونه دبیرخانه‌ها به ما کمک می‌کند تا از کاغذبازی‌های معمول در سازمان‌ها خلاصی پیدا کنیم و همچنین هنگام جستجو و پیگیری هر نامه نیازی به جستجو در میان برگه‌ها و نامه‌های زیاد نداشته باشید و با جستجوی کلمه‌ی مورد نظر در پایگاه داده بتوانید به محتوای مورد نظر دسترسی داشته باشید. در امور مربوط به دبیرخانه، بحثی به نام دفتر اندیکاتور وجود دارد که برای انجام امور مربوط به نامه‌ها الزامی است.

دفتر اندیکاتور برای کسب و کار ما چه استفاده ای دارد؟

در واقع دفتر اندیکاتور هر نامه‌ای اعم از وارد شده یا ارسالی را با یک کد مشخص (که هر سازمان می‌تواند رویه‌ی خاصی را برای کد گذاری نامه ها انتخاب نماید) را در خود نگهداری می‌کند تا در هنگام ضرورت، جستجو در آن ساده‌تر باشد. همچنین راحت‌تر می‌توان برای نامه‌های آتی به سرعت کد جدید اختصاص داد و آنها را بایگانی کرد.

دفاتر اندیکاتور الکترونیک نیز امروزه به کمک انسانها آمده اند تا زمان و انرژی مصرف شده برای این گونه امور را کاهش دهند. نرم افزار دفتر اندیکاتور الکترونیک که می‌تواند زیر مجموعه‌ای از سیستم دبیرخانه الکترونیکی باشد. در واقع اقدامات مربوط به کدگذاری نامه‌ها را انجام می‌دهد و توانایی آن را دارد که نامه‌هایی با کد مشخص را در محل مربوط به خود بایگانی نمایند.

همچنین امکان گزارش گرفتن در حالت‌های بسیار زیادی توسط نرم افزارهای دبیرخانه‌ی الکترونیک وجود دارد که وابسته به هر سازمان می‌تواند شخصی‌سازی شود.

بهترین نرم افزار دبیرخانه الکترونیک

اگر بخواهیم در مورد بهترین نرم افزار دبیرخانه الکترونیک صحبت کنیم باید گفت که در واقع بهترین نرم افزار برای هر سازمان، نرم افزاری است که با کمترین میزان ارتباط کاربر و سیستم، کلیه‌ی نیازهای سازمان را براورده نماید.

نرم افزار دبیرخانه باید بتواند با دریافت قوانین مربوط به سازمان شما، کدگذاری برای نامه‌های جدید اعم از دریافتی یا ارسالی را به صورت اتوماتیک انجام دهد و همچنین بتواند با مشخص کردن گروه و کد مربوطه توسط کاربر، محل بایگانی نامه را تشخیص داده و اسناد را بایگانی نماید.

اعمال منسوخ کردن و راکدکردن و همچنین معدوم کردن مدارک بایگانی شده بعد از گذشتن مدت مقرر نیز می‌تواند از دیگر مزایایی باشد که یک سیستم دبیرخانه نرم افزاری باید در اختیار کاربران خود بگذارد.

سیستم مدیریت اطلاعات فریار در این زمینه جزء نرم افزارهایی است که شما را در رسیدن به اهداف یک دبیرخانه‌ی الکترونیک یاری نماید. همچنین فایل‌هایی برای بایگانی کلیه‌ی نامه‌ها و پیوست‌های آنها در بایگانی الکترونیک این سیستم ایجاد شده است که این امکان را به شما می‌دهد که هر نوع فایل پیوستی را اعم از پی دی اف PDF، ورد word، اکسل (excell) یا نمونه فایل دیگری در آن ذخیره نمایید.

نرم افزار دبیرخانه محرمانه

نرم افزار دبیرخانه محرمانه، یک نرم افزار محرمانه است که برای مدیریت و کنترل امور دفتر یا مؤسسه استفاده می‌شود. این نرم افزار به علت شامل شدن اطلاعات حساس و محرمانه، باید از نظر امنیتی بسیار قوی باشد و تنها به کاربران مجاز و مورد اعتماد اجازه دسترسی دهد. این نرم افزار باید دارای امکاناتی مانند مدیریت اسناد، مدیریت دسترسی و اطلاعات، ایجاد تقویم و نوبت دهی، ارتباط با مشتریان باشد.

اگر نیاز کسب و کارهایی این است که اطلاعات شرکتتان از طریق نامه‌ها منقل شود به گونه ای که از هرگونه آسیب امنیتی در امان باشد، پیشنهاد ما استفاده از دبیرخانه‌ی سیستم مدیریت اطلاعات فریار است. استفاده از این سیستم باعث می‌شود که بتوانید علاوه بر آن که امنیت بالایی را برای داده‌ها و اطلاعات خود فراهم بیاورید، سرعت بالا و قابلیت‌های فراوانی را از این سیستم، مورد استفاده قرار دهید.

برای مثال شما قابلیت این را دارید که برای یک فرد دسترسی اضافه‌کردن یک نامه‌ی جدید برای ثبت در بایگانی را داشته باشید و در عین حال دسترسی مشاهده‌ی نامه‌ها و اسناد قبلی را نداشته باشید.

تفاوت دبیرخانه و نرم افزار ارشیو اسناد

تفاوت دبیرخانه و نرم افزار ارشیو اسناد از سوالات متداول در هنگام خرید نرم افزار آرشیو است. قبل از توضیح در این باره پیشنهاد میکنیم مقاله بایگانی الکترونیکی چیست را مطالعه فرمایید تا با سازوکار این سیستم ارشیو اسناد اشناتر شوید.

اگر تا اینجای مقاله را کاملا مطالعه کرده باشید، تفاوت بین  سیستم مدیریت مستندات و دبیرخانه کاملا مشخص است. نرم افزار دبیرخانه در  عمل فراتر از نرم افزار بایگانی بوده و وظیفه اصلی آن تطبیق مدارک و اسناد با قوانین و پیگیری مراحل قانونی اسناد است. دبیخانه مسئول کنترل سربرگ ها، کنترل ارجاعات  ، بررسی مجوزها ، شماره گذاری نامه ها است.

ولی نرم افزار بایگانی یا مدیریت مستندات فقط وظیفه ثبت و بایگانی اسناد را بر عهده دارد و نظم بخشی یا منترل صحیح بودن اسناد به عهده قسمت دبیرخانه است. در سازمان های بزرگ، قسمت بایگانی و دبیرخانه از هم جدا بوده و تکمیل کننده وظایف هم هستند.

نرم افزار دبیرخانه قسمتی از نرم افزار اتوماسیون اداری بوده که در کنار بایگانی اطلاعات، به دسته‌بندی داده‌ها کمک می‌نماید.

کلام آخر

در این مقاله با تفاوت دبیرخانه و مدیریت مستندات آشنا شدید و دانستید که هر ۲ آنها برای تداوم فعالیت هر سازمانی ضروری هستند. از سوی دیگر، خودکارسازی و اتوماسیون فرآیندهای سازمانی می‌تواند اجرای آنها را در سازمان تسهیل کند. اما محصولات مربوط به نرم‌افزارهای دبیرخانه و مدیریت مستندات متنوع بوده و دارای امکانات متفاوتی می‌باشند. بنابراین، بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکانات آن با نیازهای شما تناسب بیشتری دارد.

اگر بخواهید نرم افزار مورد نظر را از فریار سیستم خریداری کنید، کافی است با ما از طریق صفحه مشاوره محصولات در ارتباط باشید.