سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ کاربرد سیستم اتوماسیون ادرای در چه قسمت‌هایی از سازمان و اداره است؟ چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟ اینها سوالاتی است که اگر به دنبال خودکارسازی کسب و کار خود هستید، می‌تواند دغدغه شما باشد.

با ما در این مطلب از سایت سیستم مدیریت اطلاعات فریار همراه باشید تا به همه این سوالات پاسخ دهیم.

اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار (به اختصار WFMC) نشان می‌دهد که فقط 30 درصد از زمان‌های سازمان‌ها با فرایندهای سنتی بازدهی دارند و ارزش افزوده برای شرکت‌ها به همراه دارد و 70 درصد باقیمانده تنها هزینه می‌شود و از دست می‌دهند.

نرم افزار اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شود. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه‌ی اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور می‌کنیم.

کاربرد سیستم اتوماسیون اداری

کاربرد سیستم اتوماسیون اداری و نرم افزار فرایند ساز در پروسه ساده‌سازی فرآیندها در کسب و کارها بوده و در قالب تسهیل‌گر وظایف و تسک‌ها، همیشه با اهمیت بوده است. نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از تکنولوژی و فناوری‌های جدید، انجام امور تکراری روزانه را سریع‌تر کرده و زمان کارمندان برای استفاده مفیدتر و بهتری مدیریت می‌شود.

مدیران هر سازمان و کسب و کاری، علاقه‌مندند که بتوانند کارهای در دست اجرا و روزمره را در شرکت و یا سازمان خود تسهیل ببخشند. ولی در حقیقت در اکثر مواقع انجام امور و پیگیری درخواست‌ها و مکاتبات باعث هدررفت زمان زیادی می‌شود. به همین دلیل به دنبال روش‌های مطمئن و به روز برای کاهش این زمان و بالا بردن بهره‌وری سازمانی خود هستند.

راه‌حل متخصصین و مشاورین سازمانی در این زمان، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است که می‌تواند کمک زیادی به سازمان‌ها در کاهش زمان‌های هدررفته کند.

کاربردهای متداول اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری یک سیستم مبتنی بر کامپیوتر است که هدف آن کاهش وقت و افزایش بهره وری در سازمان ها است. از جمله وظایف آن گردآوری، ذخیره و انتشار مستندات و پیام های الکترونیک وسایر فرم های ارتباطات اداری بین کارمندان و یاایجاد گروه های کاری بین کارمندان و سازمان ها است.این سیستم قالبآ شامل نرم افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و …. است.

کاربرد اتوماسیون اداری در منابع انسانی و مدیریت کارکنان

اتوماسیون اداری به کم تر شدن هزینه های درارتباط با چاپ و انتشار سندها، ذخیره سازی اسناد و مستندات، نیروی انسانی و مشکلات آن یاری میکند. این نتایج منجر به کاهش هزینه ها و صرفه جویی در هزینه های سازمانی میشود.

چرا سیستم اتوماسیون اداری؟

چرا سیستم اتوماسیون اداری؟ طبق نتیجه تحقیقات انجمن مدیریت در سال ۲۰۰۶ باید گفت شرکت‌ها و نهادهای سنتی در واقع فقط از ۳۰٪ زمانی که برای انجام فرآیندهای سازمان خود گذاشته‌اند، ارزش افزوده بدست می‌آورند و ۷۰٪ مابقی صرف هزینه‌های غیر ضروری شده و چیزی جز هدررفت منابع نصیبشان نخواهد شد.

سیستم‌های اتوماسیون اداری، در بخش‌های مختلف با خودکارسازی فرآیندهای اداری، نقش به‌سزایی در جلوگیری از هدررفت منابع مختلف مثل زمان ایفا کرده است.

سیستم اتوماسیون اداری، یک فرآیند کامپیوتری است که کار آن جمع‌آوری و آرشیو کردن فرایندها است تا در هنگام نیاز توزیع و دسترسی سریع آن‌ها را برای کاربران مجاز فرآهم سازد. ماهیت سیستم‌ مدیریت اطلاعات به این صورت است که با خودکارسازی روند فرایندها، سرعت و دقت این فرایندها افزایش می‌یابد.

خودکارسازی اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری با هدف گردآوری ابزاهایی جهت ساده‌سازی، بهبود و اتوماتیک‌سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و … به وجود آمده است. اتوماسیون اداری در خارج از ایران به همه‌ی راه و روش‌هایی که برای فعالیت‌های سازمانها و شرکت‌ها به کار برده می‌شود گفته می‌شود که دسترسی و پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با کمک کامپیو‌تر امکان‌پذیر می‌سازد.

در واقع خودکارسازی اداری یا اتوماسیون اداری، مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار کامپیوتری است که به جهت ذخیره‌سازی و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نمی‌شود و علاوه بر آن، امکاناتی مثل تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های ارقامی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز شامل می‌شود.

نمونه سیستم اتوماسیون offline

از جمله بسته‌های نرم‌افزاری که در جهان به عنوان اتوماسیون اداری آفلاین استفاده می‌شود عبارتند از AppleWorks ،Corel WordPerfect ،Microsoft Office و Sun Star Office. البته باید خاطر نشان نمود اگرچه از این نرم افزارها به عنوان سیستم اتوماسیون اداری offline یاد می‌کنیم، فرم تکامل یافته سیستم دبیرخانه می باشد که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت.

امروزه سیستم‌های کارتابل اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است و در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شوند.

سیستم اتوماسیون اداری شامل چه چیزهایی می‌شود؟

سیستم اتوماسیون اداری شامل بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی است. همانطور که در بالا گفته شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری شکل کامل تری به خود گرفته اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را شامل می‌شوند و شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را پوشش می‌دهد.

مهم ترین بخش سیستم اتوماسیون اداری قسمت مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته‌ی اولیه و اساسی نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

در دبیرخانه عملیات‌های مختلفی نظیر اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه‌ی پیش‌نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متفاوتی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس، مودم، ایمیل سرور و غیره می‌توان استفاده کرد.

کاربردهای فرم‌ساز اتوماسیون اداری

علاوه بر نامه‌ها مکاتبات سازمانی به شکل فرم‌های اداری و با دستور کاری‌های معینی در سازمان‌ها بصورت مستند در گردش‌اند. به همین دلیل بخش فرم‌ساز و موتور گردش فرم هم شکل گرفته است. کار این بخش طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده می‌باشد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مانند نرم افزار مدیریت فرآیند، مدیریت می‌شوند.

مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها را می‌توان نام برد که این روند نیاز به صرف زمان زیادی است. یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری برنامه ریزی جلسات و قرارهای کاری، مدیریت پروژه‌ها است.

آرشیو اتوماسیون اداری

به طبع با گذشت زمان و افزایش بایگانی‌ها و مستندات شرکت‌ها نیاز به آرشیو کردن اطلاعات بصورت دقیق و با دسترسی آسان نیاز است. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان نرم افزار ارشیو اسناد و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز دارند.

محیاشدن بسترهای جدید ارتباطی بر پایه‌ی کانال‌های کامپیوتری، باعث شده دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کم کردن هزینه‌های رفت و آمد و اضافه کردن حس رضایت و سرعت بخشیدن در ارائه‌ی خدمات به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست‌ها و کارهای سازمانی در خارج از سازمان‌ها را یک قانون بدانند.

امروزه برای پاسخ به این الزام، سازمان‌ها در راستای طرح قدردانی از ارباب رجوع، بخش پرتال بیرون سازمانی را نیز به سیستم‌های اتوماسیون اداری افزوده اند تا امکان پیگیری مکاتبات را در بیرون از سازمان و برای کاربرهای بیرون سازمانی میسر کنند.

خلاصه اهمیت سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری باعث تسهیل در کارها و مکاتبات اداری میشود. و با نظم دهی به انجام کارها و ترتیب آنها والویت بندی در کارها باعث سرعت روند کارها میشود. همینطور باعث کمتر شده مکاتبات کاغذی اداری و کاهش کارهای تکراری و بیهوده و اسان شدن گردش اسناد میشود. و دسترسی به داده ها را برای افراد در هرمکان و هرزمانی آسان میکند . به همین دلیل این سیستم حائز اهمیت است.