سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم حضور و غیاب چیست؟ چرا برای کنترل تردد باید از نرم افزار حضور و غیاب تحت وب استفاده نماییم؟ سیستم‌های حضور و غیاب که با نام سیستم‌حضور و غیاب اداری شناخته می‌شود باعث منظم‌تر شدن فرآیندهای اداری و برقراری بیشتر عدالت در محاسبه حقوق و دستمزد کارگران خواهد بود.

در واقع استفاده از سیستم حضور و غیاب، یکی از روش‌های مدیریت تردد کارمندان در سازمان‌ها و ادارات می‌باشد. این سیستم مدیریت تردد پرسنل، نقش مهمی در اتوماسیون کردن و خودکارسازی فرایندهای اداری کارکنان سازمان‌ها و کسب وکارها دارد.

ابتدا پرسش‌‌های اساسی که درباره دستگاه‌ها و سیستم حضور و غیاب مطرح است را بیان نموده و در ادامه متن به دغدغه‌های مدیران و صاحبان کسب و کارها پاسخ خواهیم داد.

پرسش های متداول درباره سیستم حضور و غیاب

1. چرا باید از سامانه‌ حضور و غیاب استفاده کرد؟
2. بخش‌های مختلف سیستم کنترل تردد هوشمند چیست؟
3. مزایای استفاده از سیستم کنترل تردد چیست؟
4. از چه نرم‌افزار مدیریت تردد استفاده کنیم؟

ضرورت استفاده از سیستم حضور و غیاب

سیستم حضور و غیاب اداری از ابتدایی‌ترین سیستم‌های مدیریت اطلاعاتی مورد نیاز هر سازمان و کسب و کار است. در همه سازمان‌ها و شرکت‌ها، همیشه ثبت عبور و مرور کارمندان با چالش‌هایی مواجه بوده است. از ابتدای تاسیس شرکت‌ها و سازمان‌ها، پرسنل و کارگران ملزم بودند ورود و خروج خود را به صورت دستی در برگه‌ها و دفاتر حضور و غیاب ثبت کنند.

ثبت دستی عبور و مرور، ضمن وقت گیربودن، امکان اشتباه و خطاهای زیادی را به همراه داشت که در مقیاس بالا برای کسب و کارها بسیار خطرناک و زیان اور بود. مخصوصا که امکان تقلب در ساعت‌زنی هم وجود داشت و این مسئله، مدیران را در محاسبه حقوق و دستمزد دچار ابهاماتی می‌نمود. در همین زمان‌ها بود که ایده اولیه سیستم حضور و غیاب اداری مطرح شد.

با پیشرفت نرم افزارهای مدیریتی، به تدریج سیستم‌هایی برای رفت و امد و عبور و مرور پرسنل اختراع شد که برای ثبت ورود و خروج در آن فقط کافی بود کارت مخصوص هر کارگر بر روی دستگاه کنترل تردد قرار گیرد تا ساعت دستگاه (Punch Clock) لحظه ورود یا خروج را ثبت نماید.

در اواخر قرن بیست و یکم، دستگاه حضور و غیاب کارتی به تدریج کمرنگ‌تر شده و تکنولوژی‌های جدیدی در تولید سیستم مدیریت تردد افراد به کار برده شد. این دستگاه‌های سیستم ورود و خروج هوشمند با ویژگی‌های شخصی هرکس مانند اثر انگشت، عنبیه چشم کارکرده و بدون نیاز به کارت دستگاه حضور و غیاب، کار می‌کند.

در مقاله نرم افزار حضور و غیاب بیومتریک، با انواع روش‌ها و دستگاه‌های جدید کنترل عبور و مرور آشنا می‌شوید.

چالش‌های سامانه کنتل تردد

اما چالشی که در ادامه استفاده از سیستم پایش حضور پرسنل پیش آمد، آنالیز و تحلیل اطلاعات استخراجی از دستگاه اکسس کنترل بود به خصوص که خطاهای زیادی در ثبت اطلاعات وجود داشت و سیستمی برای اصلاح و پایش اطلاعات این دستگاه‌ها نیاز بود. سیستم‌های مدیریت تردد به همین منظور طراحی و پیاده سازی گردیدند.

این نرم افزارها در ارتباط با نرم افزارهای دیگر مانند اپلیکیشن حسابداری بوده و اطلاعات لازم برای محاسبه حقوق و دستمزد را می‌توان از آنها استخراج نمود. این سیستم‌های کنترل پرسنل خیلی زود مورد استقبال کسب‌و‌کارها قرار گرفتند و هروز در حال معروف‌تر شدن هستند.

چرا باید از این سامانه‌ حضور و غیاب استفاده کرد؟ نرم افزار حضور و غیاب خیلی دقیق‌تر و صحیح‌تر می‌تواند ساعات کاری کارمندان ثبت کند. ارائه گزارش کاملی از تردد هر فرد به راحتی با این سامانه‌ها میسر شده است. این سیستم‌ها بر اساس ورودی‌های ساده و در دسترس بدون نیاز به هزینه اضافی‌تر و براساس پارامترهایی مانند عنبیه چشم، اثر انگشت و … کار می‌کنند.

انواع سیستم حضوروغیاب

سیستم تحت ویندوز: این نوع نرم افزار بر روی ویندوز نصب می‌شود و صرفاً با دسترسی به سیستم کامپیوتری و در محل، قابل‌استفاده و دسترسی است.

سیستم حضوروغیاب تحت وب: کاربر در استفاده این نوع از نرم افزار حضوروغیاب، محدودیت زمان و مکان ندارد و با واردکردن نشانی در مرورگر و نوشتن نام کاربری و کلمه عبور خود می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد.

در نرم‌افزارهای تحت وب، برای حفظ و نگهداری از اطلاعات به یک سرور فیزیکی اختصاصی و زیر ساخت فنی نیاز است که در محل شرکت یا سازمان بهره‌بردار، نصب و نگهداری می‌شود، در نتیجه کنترل کاملی بر داده‌ها وجود دارد و به همین دلیل حریم خصوصی شرکت بهره‌بردار از نرم افزار حضوروغیاب تحت وب کاملاً حفظ می‌شود. خرید اشتراک نرم افزار حضوروغیاب تحت وب، دائمی است.

سیستم حضوروغیاب آنلاین (ابری): این مدل از نرم افزار حضوروغیاب به‌صورت یک خدمت از سوی شرکت ارائه‌دهنده به شرکت بهره‌بردار انجام می‌شود، دارای سرور و زیر ساخت ابری است و اشتراک آن ماهانه و یا سالانه است .

سیستم حضوروغیاب تحت اکسل: فرم حضوروغیاب کارکنان، فرم اکسلی هست که پر می‌شود و یکسری گزارشات استاتیک و محدود هم می‌توان از آن استخراج کرد.

سیستم حضوروغیاب اندروید یا Ios: این نوع از نرم افزار حضور و غیاب بر روی سیستم عامل‌های گوشی

بخش‌های سامانه کنترل تردد هوشمند چیست؟

سامانه حضور و غیاب فریار اطلاعات مختلفی را رصد و براساس نیاز مدیران گزارش های متنوعی را صادر می نماید. مثلا در پایان سال و در هنگام تسویه حساب با پرسنل، این سیستم‌های تردد هوشمند میزان مرخصی کارمندان یا تعداد ساعت های اضافه کاری را بر اساس ساعات ورود و خروج محاسبه کرده و برای محاسبه حقوق به سیستم حقوق و دستمزد ارسال می کند.

همچنین با ثبت شیفت‌ها و تقویم‌های کاری و ثبت ماموریت کارمندان، بر حسب زمان ورود و خروج می‌تواند کارمندان و پرسنل نمونه را مشخص کرده و در جهت تشویق کارمندان قدم بردارند.

هر سازمان و شرکتی تعدادی کارمند و پرسنل دارند که ساعت‌های مشخصی از روز را در محل کار سپری می‌کنند. مقدار و تعداد این ساعت‌های کاری برای مدیران از اهمیت بالایی برخوردار است. محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس این اطلاعات اکسس کنترل انجام می‌پذیرد.

این نرم افزارها در بسیاری از ادارات و شرکت‌ها وجود داشته و به نوعی جزئی از مهم‌ترین تجهیزات اداری به شمار می‌رود. این نرم افزارهای کنترل تردد بدون دستگاه‌های حضور و غیاب هم کار می‌کند.

چرا سیستم حضور و غیاب

سیستم حضور و غیاب هوشمند فریار با دارا بودن ویژگی‌های متنوع و امکان اضافه‌کردن ماژول‌های تخصصی، به علاوه می‌تواند گزارش‌های آماری را ارائه نماید تا امکان بررسی و درک بهتر وضعیت عملکرد پرسنل مهیا شود و به این ترتیب راه‌کارهای مدیریتی قابل اتخاذ باشد.

برای خرید سامانه حضور و غیاب آنلاین می‌توانید از قسمت مشاوره و فروش شرکت یلدا، محصول دموی سامانه حضور و غیاب آنلاین را تهیه و نسبت به تست نرم افزار حضور و غیاب اقدام نمایید.

مزایای سیستم حضور و غیاب هوشمند

از مهم ترین مزایای یک سیستم کنترل تردد افراد به محدود نمودن ورود و دسترسی افراد متفرقه به قسمت‌های خاص اشاره کرد. با استفاده از سیستم کنترل تردد می‌توان مطمئن بود که فقط پرسنل تعریف شده در سیستم حضور و غیاب، مجوز عبور و مرور دارند. به عبارتی بهبود امنیت ساختمان سازمان از مهم ترین مزایای سیستم کنترل تردد است.

ممکن شدن کنترل و مدیریت تردد افراد از راه دور با بهره گیری از سیستم مدیریت کنترل تردد، تیم امنیتی هر سازمان از راه دور به سازمان دسترسی خواهند داشت و عبور و مرور افراد تحت نظر خواهد بود.

این قابلیت سیستم ورود و خروج هوشمند باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه مدیریت کسب و کار می شود. تمام داده‌های حاصل از سیستم کنترل تردد افراد در یک پایگاه اطلاعاتی با مدیریت مرکزی ذخیره گردیده که با اتصال به شبکه، دسترسی به آن راحت خواهد بود. در برخی از نسخه‌های سیستم ورود و خروج هوشمند، می‌توان از طریق مرورگر وب رایانه نیز مدیریت عبور و مرور صورت گرفته و به همین دلیل نیازی به نصب نرم افزار جداگانه‌ای نخواهد بود.

در مقاله بعدی از نرم افزار اطلاعات مدیریت فریار، در مورد مولفه‌‌های شناخت نرم افزار استاندارد حضور و غیاب و ویژگی‌ها، برتری‌ها و مزایای بهترین نرم افزار حضور و غیاب اندروید صحبت می‌کنیم.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره سیستم گزارش ساز یا سیستم حقوق و دستمزد چیست؟ و نرم افزار حقوق و دستمزد تحت وب می‌توانید به صفحه مقالات سیستم فریار مراجعه نمایید.