رایج ترین چالش های مدیریت حقوق و دستمزد چیست و چگونه بر آنها غلبه می کنید؟

شرکت های در حال رشد نیازهای در حال تغییری دارند و با این چالش های جدیدتری نیز به وجود می آید. مدیریت و پردازش حقوق و دستمزد به دلیل پیامدهای حقوقی و مالی فراوان مرتبط با آن، فرآیندی پیچیده است. رو به رو شدن با چالش های مدیریت پویا حقوق و دستمزد می تواند برای شرکت های کوچک و بزرگ پیچیده باشد. برخی از این مسائل به صورت روزمره ممکن است اتفاق بیفتد و حل همه آنها همیشه توسط تیم داخلی همیشه ممکن نخواهد بود.

نظرسنجی‌ها نشان می‌دهد که بیش از نیمی از کارفرمایان معتقدند سیستم‌ها یا فرآیندهای مدیریت حقوق و دستمزد آن‌ها با بهره‌گیری از روندهای نوین و فرآیندهای تخصصی می‌تواند بهبود یابد و دغدغه پیداکردن یک سیستم حقوق و دستمزد کارآمد و مناسب، از مهم ترین اولویت های سیستم اداری تبدیل شده است.

از این رو ، ما در این مقاله از شرکت تولید کننده نرم افزار مدیریت اطلاعات فریار، سعی کردیم ضمن نمایش مهم ترین چالش ها در این حوزه، راهنمایی در جهت حل هرکدام از این دغدغه ها برداریم. اگرچه هر شرکتی می تواند مجموعه ای از چالش های حقوق و دستمزد منحصر به فرد خود را داشته باشد، در اینجا 5 نکته اصلی وجود دارد که به شما کمک می کند تا از برخی از رایج ترین مشکلات پردازش حقوق و دستمزد عبور کنید.

مدیریت چالش های مدیریت انطباق

رعایت حقوق و دستمزد همیشه یک حوزه چالش برانگیز برای مشاغل صرف نظر از اندازه سازمان بوده است. برای سیستم مدیریت حقوق و دستمزد ضروری است که شیوه های به موقع ثبت مالیات را دنبال کند یا به الزامات انطباق قانونی یا قوانین کار دولت پایبند باشد.
نتیجه عدم انجام این کار به معنای جریمه های قابل توجه یا مسئولیت های قانونی است که بر اعتبار شرکت شما تأثیر می گذارد. استفاده از سیستم مدیریت حقوق و دستمزد مبتنی بر ابر خودکار می‌تواند به طور موثری از تقاضاهای انطباق مداوم و در حال تغییر پشتیبانی کند و آن را به یک راه حل معقول برای مشاغل کوچک و متوسط تبدیل کند.

حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای حقوق و دستمزد از انطباق پیروی می کنند یک کارکرد حیاتی است و باید
نظارت مداوم بر تغییرات قوانین و سایر الزامات در سطح صنعت وجود داشته باشد.

مدیریت داده ها و روندهای حقوق و دستمزد با برون سپاری

برون سپاری پردازش حقوق و دستمزد به متخصصان این حوزه راه دیگری برای مدیریت مسائل مربوط به رعایت حقوق و دستمزد است.

یکی از راه های پیشنهادی برون سپاری است. برون سپاری خدمات مدیریت حقوق و دستمزد مطمئناً می تواند به مدیریت بهتر مشکلات مربوط به پردازش حقوق و دستمزد کمک کند. سرمایه گذاری در سیستم مدیریت حقوق و دستمزد مناسب یک گام اساسی در ایجاد اعتماد با کارکنان شما است.

مدیریت زمان صرف شده برای تنظیمات حقوق و دستمزد

بین تمام فرایندهای جمع آوری داده ها، بررسی صحت داده های ثبت شده، رعایت قوانین و مقررات یا انجام محاسبات پیچیده حقوق، فرایند پردازش حقوق و دستمزد در هر سازمانی زمان زیادتری را می گیرد. این مورد حتی زمانی است که شرکت تمام پلتفرم‌های فنی مربوطه را برای پردازش کارآمد حقوق و دستمزد دارد.
به این موارد، حجم انبوه کاغذبازی را نیز اضافه کنید. دلیل اصلی که چرا بسیاری از شرکت ها هنوز وظایف حقوق و دستمزد را به صورت دستی انجام می دهند، اجتناب از سرمایه گذاری اولیه است. اما وقتی به بیکاری و ناکارآمدی‌های مختلف فرآیندی فکر می‌کنید که می‌تواند مانع رشد شما شود، این هزینه زیادی برای پرداخت نیست.

استفاده از راه حل خودکار حقوق و دستمزد ابری برای مدیریت یکپارچه حقوق و دستمزد، عملی ترین راه برای مدیریت بهتر زمان صرف شده برای پیکربندی حقوق و دستمزد است.

رسیدگی به مسائل ایمنی و امنیتی حقوق و دستمزد

باید به طور جدی با مشکلات و کمبودهای امنیتی ساختار محاسبه حقوق و دستمزد برخورد شود. حتی کوچکترین نقض امنیتی می تواند منجر به از دست دادن دارایی های مهم شرکت و مهمتر از همه اعتماد کارکنان شما شود.

هنگامی که پردازش حقوق و دستمزد به صورت دستی انجام می شود، خطر کلاهبرداری از طریق کمیسیون های نادرست، ادعاهای جعلی بیمه که صدمات را تظاهر می کند، سوء استفاده از داده ها یا نشت اطلاعات حتی بیشتر می شود. به خصوص در دنیای امروز، تنها با یک کلیک روی پیوند اشتباه، کل پایگاه داده حقوق و دستمزد شما در برابر مسائل امنیتی مانند فیشینگ، کلاهبرداری های مهندسی اجتماعی یا حملات سایبری هدفمند آسیب پذیر است.

مهم است که مطمئن شوید که نرم افزار حقوق و دستمزد شما به روز شده و وصله شده است تا شامل اصلاحات اخیر و انجام ممیزی های برنامه ریزی شده حقوق و دستمزد باشد. پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت حقوق و دستمزد مبتنی بر ابر که کاملاً ایمن، مقیاس‌پذیر و یکپارچه است تا کنترل آسان امور مالی و فعالیت‌های منابع انسانی را امکان‌پذیر کند، اطمینان حاصل می‌کند که کنترل همیشه در دستان درست است.

مدیریت مشکلات عدم سازگاری نرم افزار

یک سیستم مدیریت حقوق و دستمزد می‌تواند قابلیت‌های متعددی مانند ثبت اطلاعات حضور و غیاب کارکنان، ردیابی ساعات کاری، پرداخت حقوق به حساب‌های بانکی و ارائه پورتال سلف‌سرویس برای کارکنان را ارائه دهد. همچنین، این سیستم‌ها می‌توانند از امکانات مبتنی بر ابر بهره‌مند شوند. با این حال، اگر شرکت شما از نرم‌افزارهای دیگری برای مدیریت سوابق کارکنان، عملکرد یا مزایا استفاده می‌کند، اطمینان از سازگاری سیستم حقوق و دستمزد با این نرم‌افزارها ممکن است چالش‌برانگیز باشد.

جمع بندی

مدیریت حقوق و دستمزد برای شرکت‌های در حال رشد به دلیل پیچیدگی‌های حقوقی و مالی چالش‌برانگیز است. استفاده از سیستم‌های ابری خودکار، انطباق با قوانین، امنیت داده‌ها و سازگاری با سایر نرم‌افزارها را تضمین می‌کند. برون‌سپاری و به‌روزرسانی مداوم سیستم‌ها نیز زمان و هزینه‌ها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد، به رشد پایدار شرکت کمک می‌کند.

به عنوان یک صاحب کسب و کار، اولویت شما همیشه باید در یافتن راه هایی برای کارآمد و مقرون به صرفه کردن شرکت شما در دراز مدت باشد. یک گام کلیدی برای این کار، پیاده‌سازی یک نرم‌افزار جامع حقوق و دستمزد ، صحبت با متخصصین و استفاده از تجربیبات آنها است. متخصصین توسعه و ساخت نرم افزار حقوق و دستمزد ما می توانند به طور رایگان، راهنمایی ها و نکات مهم را در طی جلسات مشاوره با شما در میان بگذارند. کافی است از صفحه مشاوره، اقدام به رزرو نوبت نمایید.