بایگانی الکترونیکی چیست؟

بایگانی الکترونیکی چیست و بایگانی الکترونیکی اسناد چه کاربردی دارد؟ بایگانی الکترونیکی یا DMS، ابزاری خودکار و زیرمجموعه ای از نرم افزار اتوماسیون اداری است که با استفاده از آن می‌توانید آرشیو تمامی اسناد و مدارک شرکت خود را به صورت الکترونیکی ذخیره، طبقه‌بندی، توزیع و مدیریت کنید.

در مقاله امروز قصد داریم مفهوم سیستم بایگانی اسناد و مدارک را به صورت تخصصی بررسی و ویژگی‌های آن را با مثال‌های متعدد مرور کنیم.

بررسی تخصصی بایگانی الکترونیکی

آیا تاکنون واژه سیستم بایگانی الکترونیک اسناد و مدارک را شنیده‌اید؟ این زیرسیستم مدیریت اطلاعات که با اسامی دیگری مثل نرم‌افزار آرشیو اسناد، نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک و نرم‌افزار مدیریت مستندات هم شناخته می‌شود، کمک می‌کند تا اسناد فیزیکی شرکت‌ها را به آسانی و سریع‌تر به فرمت دیجیتال تبدیل کرده و دسترسی آسان تر، ایمن و راحتی داشته باشید.

با استفاده از سیستم‌های مدارک و اسناد می‌توانید اسناد سازمانی خود را با هزینه مناسب و امنیت بالا آرشیو کرده و دیگر نیازی به اختصاص فضای ذخیره سازی فیزیکی برای پرونده‌های بایگانی‌شده و نگهداری آنها در قفسه‌های متعدد نخواهید داشت. اما پیش از اینکه امکانات و ویژگی‌های سیستم های بایگانی الکترونیکی را بررسی کنیم، نگاهی به فواید و اهمیت آنها می‌اندازیم.

اهمیت و مزایای بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک

گستردگی سازمان‌ها و افزایش تعاملات درون و برون سازمانی باعث شده نیاز به دسترسی سریع و نگهداری آسان اسناد و مدارک بیشتر حس شود. بازیابی سریعتر و کارآمدتر اسناد می‌تواند باعث بهبود روحیه کارکنان و نیز آرامش خاطر و بهبود روابط با مشتری گردد. بدیهی است که زمان ارزشمند است و صرفه‌جویی در زمان یکی از مزایای بایگانی الکترونیکی اسناد است که این مهم، معیاری جهت تعیین بهره‌وری سیستم بایگانی است.

بایگانی الکترونیکی اسناد، نیاز فیزیکی به اسناد و مدارک را به حداقل‌ می‌رساند و به سازمان کمک می‌کند تا پایگاه داده‌ای از انواع اسناد الکترونیکی مهم سازمان را با تمام نسخه‌های آن نگهداری و در دسترس قرار می‌دهد به نحوی که بتوان هر نسخه از اسناد را با تاریخچه کامل آن در زمانی بسیار کوتاه بازیابی کرد.

از مهم‌ترین مزایای بایگانی اسناد این است که این سیستم با کمک به سیستم کارتابل اداری، مانع از گردش اسناد و داده‌های قدیمی یا غلط گردیده، اسناد و مدارک مهم سازمانی را محفوظ و در امان نگه می‌دارد.

دلایل ضرورت استفاده از بایگانی الکترونیکی

از مهم‌‌ترین دلایلی که استفاده از بایگانی الکترونیکی را ضرورت می‌کند موارد زیر است:

• کاهش زمان جستجو برای پیداکردن اسناد
• اشتراک‌گذاری اطلاعات به صورت گسترده و همزمان
• بهبود فرآیندهای سازمانی و کاری

چرا باید از بایگانی الکترونیکی برای کسب و کار خود کمک بگیریم؟

با وجود همه مزایایی که گفتیم، شاید برای برخی، همچنان این سوال پیش بیاید که چرا باید از نرم افزار بایگانی اسناد استفاده کنیم. مهم‌ترین دلیل استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی الکترونیکی اسناد، دیجیتالی‌شدن همه فرایندهای کسب و کار است. زیرا بیشتر اسنادی که این روزها در سازمان‌های مختلف ایجاد شده و به گردش در می‌آیند در فرمت دیجیتالی هستند و ذخیره آنها به صورت کاغذی و سنتی عملاً مقدور نیست.

اگر بخواهید تمامی اسناد دیجیتالی خود را به صورت سنتی و کاغذی بایگانی کنید، ناچار خواهید شد حتی نسبت به سازمان‌های قدیمی و سنتی، وقت بیشتری برای این کار تلف کنید و اسناد دیجیتالی را طی یک مرحله اضافی تبدیل به کاغذ کنید. به علاوه برای بایگانی اسناد صوتی و تصویری و داده‌ها نیز به مشکلات مشابهی برخواهید خورد.

بنابراین اگر از نرم‌افزارهای بایگانی مستندات در سازمان خود استفاده نکنید، ناچار به پرداخت هزینه بسیار بیشتری خواهید شد. بایگانی سنتی اسناد علاوه بر هزینه‌های بالای آن، باعث عقب ماندن شما از رقبا، آسیب به محیط زیست، کاهش سرعت کارها، کاهش بهره‌وری سازمان و آسیب‌پذیری بیشتر سیستم مدیریت اطلاعات شما در برابر حوادث غیرمترقبه می‌شود.

اصول بایگانی موثر اسناد و مدارك

روش های متعددی برای بایگانی اسناد در کامپیوتر وجود دارد که نکته مهم و قابل توجه این است که باید این اسناد به صورت امن دسته بندی و آرشیو گردند. از مهم‌ترین قسمت‌های هر سیستم بایگانی اسناد در کامپیوتر، سیستم مدیریت دسترسی است که با استفاده از این زیرسیستم می‌توان تا پایین‌ترین سطح ممکن برای کاربران دسترسی تعریف کرد.

از این رو مدیران دیگر دغدغه دسترسی کاربران غیر مجاز به اسناد محرمانه سازمان را نخواهند داشت و این امکان حفظ امنیت سیستم و حفظ محرمانگی مدارک مهم و ضروری سازمان تضمین می‌کند.

با استفاده از قابلیت جستجوی پیشرفته بایگانی الکترونیکی، کاربران مجاز می‌توانند به راحتی، سند مورد نظر خود را پیدا و آن را مشاهده و یا دانلود کنند. در یک نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک نرم افزار مدیریت اطلاعات استاندارد، محدودیتی برای آپلود و یا دانلود اسناد وجود ندارد و تنها محدودیتی که می‌تواند مانع آپلود و دانلود اسناد شود، سخت افزار سیستم است.

بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک فریار

بایگانی اسناد و مدارک تیم فریار با اهدافی مانند رفع دغدغه‌های مدیران در زمینه حذف پیچیدگی داده‌ها، ارتقاء و تنظیم پایگاه داده، کاهش هزینه و زمان پشتیبان‌گیری از طریق ثبت، ضبط و نگهداری اسناد و مدارک مهم و ضروری سازمان، تولید و توسعه‌یافته است.

از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم بایگانی اسناد و مدارک فریار، می‌توان به امکان ثبت و دسترسی آسان به تمامی پیوست‌ها در یک قاب با قابلیت دسته‌بندی اشاره کرد. به طور خاص، تمامی پیوست‌های نرم افزار مدیریت اطلاعات فریار در بایگانی اسناد و مدارک ذخیره می‌شود.

ضرورت های بایگانی الکترونیکی

بایگانی الکترونیکی، راهی نوینی برای ذخیره، سازماندهی و مدیریت اسناد و مدارک به صورت دیجیتال است. در این راه، به جای استفاده از فایل‌های کاغذی، تمامی داده ها در قالب فایل‌های الکترونیکی سیو شده و به جای قفسه‌های بایگانی، در یک سیستم کامپیوتری نظم دهی می‌شوند.

این راه، اضافه بر صرفه‌جویی در فضا و هزینه، امکان سرچ و بازیابی سریع داده ها، اشتراک‌گذاری راحت اسناد، افزودن امنیت و محافظت از داده ها در برابر آسیب‌های فیزیکی را فراهم می‌کند. با کمک از نرم‌افزارهای تخصصی بایگانی الکترونیکی، دسترسی دارید اسناد را بر پایه انواع مختلفی از شاخص های مانند تاریخ، نوع سند، موضوع و … طبقه‌بندی و جستجو کرد.

همچنین با بایگانی الکترونیکی، اجازه کنترل دسترسی کاربران به اسناد مختلف و ایجاد نسخه‌های پشتیبان از داده ها برای جلوگیری از به وجود آمدن مشکلات احتمالی نیز ممکن می‌شود.

کاهش زمان جستجو (با تاثیر بر بهره‌وری)

با پیاده‌سازی بایگانی الکترونیکی، کارمندان به جای صرف زمان طولانی برای جستجوی اسناد کاغذی، می‌توانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند و از آن برای حل نمودن وظایفشان استفاده کنند. این کار باعث افزایش قابل توجه بهره‌ وری در سازمان میگردد. بایگانی الکترونیکی، دسترسی سریع و راحت کارمندان به داده ها را فراهم می‌کند. به این ترتیب، آن‌ها قادرند زمان صرف شده برای جستجو را کم کرده و دقت خود را بر روی انجام وظایف اصلی بگذارند.

بهبود فرآیندهای کاری با سرعت و دقت بیشتر

• با استفاده از بایگانی الکترونیکی، دستیابی به داده ها و اسناد به سرعت و دقت زیادی رسیده و در نتیجه، فرآیندهای کاری سازمان به طور شگفتی تسریع می‌یابند.
• بایگانی الکترونیکی، با جمع آوری دسترسی سریع و دقیق به داده ها، چابکی و کارایی سازمان را به طور قابل توجهی زیاد میکند.
• با کمک از بایگانی الکترونیکی، همخوانی بین قسمت های مختلف سازمان بهبود یافته و در نهایت، کارآیی کلی سازمان افزوده می‌شود.
• بایگانی الکترونیکی، با هماهنگ سازی اطلاعات و آسان نمودن دسترسی به آن‌ها، هماهنگی و هم‌افزایی بین کارکنان را بهبود می‌بخشد.
• پیاده‌سازی بایگانی الکترونیکی، تحول بزرگی در افزایش فرآیندهای کاری ایجاد می‌کند. دسترسی سریع و دقیق به داده ها، هماهنگی بهتر و افزودن کارآیی از جمله مزایای این سیستم هستند.
• با ایجاد یک بایگانی الکترونیکی، سازمان می‌تواند به طور تاثیرگذارتری به اطلاعات دستیابی پیدا کرده، فرآیندهای کاری را بهبود بخشیده و در پایان به اهداف خود دست یابد.

مطالعه مقاله زیر به شما توصیه می شود:
اخرین ترندها و چالش ها در انتخاب نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه

کاهش خطاها

با استفاده از بایگانی الکترونیکی، داده ها به طور دقیق و بدون خطا در دسترس است، که این کاهش خطاها و اشتباهات باعث افزودن دقت و کیفیت کار می‌شود.

• با تمرکز بردقت و کیفیت: با استفاده از بایگانی الکترونیکی، دستیابی به داده های دقیق و بدون خطا ضمانت شده و در نتیجه، کیفیت و دقت کار به طور قابل توجهی تسریع می‌یابد.
• با تمرکز بر کاهش خطا: بایگانی الکترونیکی با حذف خطاهای انسانی در وارد کردن و جستجوی اطلاعات، به افزایش دقت و اطمینان در انجام کارها کمک شایانی می‌کند.

3. با تمرکز بر مزایای کلی: با استفاده از بایگانی الکترونیکی، ریسک بروز خطاهای ناشی از اشتباهات انسانی در کار با اسناد کاغذی به حداقل رسیده و در نتیجه، کیفیت کلی کار افزایش می‌یابد.

بایگانی الکترونیک: سازماندهی هوشمندانه اسناد شما.با بایگانی الکترونیک، به همه اسناد خود در هر زمان و مکان دسترسی داشته باشید. بایگانی الکترونیک باعث امنیت، سرعت و صرفه‌جویی در فضا.

• بایگانی الکترونیک فرآیندی است که در آن اسناد فیزیکی به فرمت دیجیتال تبدیل شده و در یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی سیو می‌شوند.
• بایگانی الکترونیک با ارائه امکانات سرچ پیشرفته، اشتراک‌گذاری آسان و امنیت بالا، بهره‌وری سازمان‌ها را به طور قابل توجهی بهبود میبخشد.
• مزایای اصلی بایگانی الکترونیک شامل: کم نمودن هزینه‌های نگهداری، صرفه‌جویی در فضا، افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، بهبود همکاری و کاهش خطای انسانی.

• نرم‌افزار بایگانی الکترونیکی ما، روشی کامل برای مدیریت و سازماندهی اسناد شما نمایش می‌دهد.
• با استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی ما، به آسانی می‌توانید اسناد خود را دسته بندی، جستجو و اشتراک‌گذاری کنید.
• سیستم بایگانی الکترونیکی ما با بیشترین استانداردهای امنیتی طراحی شده است تا از داده های شما محافظت کند.

ویژگی‌های کلیدی یک سیستم بایگانی الکترونیکی قدرتمند

چه معیارها و وِیژگی هایی لازم است یک سیستم بایگانی اسناد داشته باشد؟در این باره به موارد زیر  می‌توان اشاره کرد:

• قابلیت جستجوی پیشرفته (Full-Text Search): امکان جستجو در محتوای متن اسناد (مثل PDF و Word) نه فقط بر اساس نام فایل یا تگ‌ها.

• نسخه‌بندی (Versioning): امکان ردیابی تاریخچه و بازگردانی نسخه‌های قبلی یک سند. این ویژگی برای اسناد در حال ویرایش حیاتی است.

• گردش کار (Workflow): امکان تعریف فرآیندهای بررسی، تأیید و انتشار اسناد به صورت خودکار.

• امنیت پیشرفته: تعیین سطوح دسترسی دقیق (چه کسی چه سندی را می‌بیند، ویرایش می‌کند، حذف می‌کند یا دانلود می‌کند).

• پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات (Backup & Recovery): تضمین حفظ اطلاعات در صورت بروز حوادث غیرمترقبه.

• قابلیت یکپارچه‌سازی (Integration): امکان اتصال نرم‌افزار بایگانی به سایر سیستم‌های سازمان مانند اتوماسیون اداری، حسابداری یا CRM.

• پشتیبانی از انواع فرمت‌ها: توانایی ذخیره و مدیریت انواع اسناد (عکس، PDF، ویدئو، فایل‌های آفیس، ایمیل‌ها و…).

مراحل پیاده‌سازی یک سیستم بایگانی الکترونیکی

این بخش راهنمای عملی‌تری به مدیران می‌دهد. مراحل را می‌توان به این صورت خلاصه کرد:

1. بررسی و تحلیل نیازها: شناسایی انواع اسناد، حجم آن‌ها، فرآیندهای جاری و نیازهای دسترسی.

2. انتخاب نرم‌افزار: ارزیابی گزینه‌های مختلف بر اساس ویژگی‌های فنی و بودجه.

3. دیجیتالی‌سازی اسناد کاغذی: اسکن، ایندکس‌گذاری (تعیین کلیدواژه و metadata) و ورود به سیستم.

4. طراحی ساختار طبقه‌بندی و سطوح دسترسی: ایجاد پوشه‌بندی منطقی و تعیین مجوزهای کاربران.

5. آموزش کاربران: آموزش کارکنان برای استفاده مؤثر از سیستم.

6. راه‌اندازی و پشتیبانی: اجرای نهایی و ارائه پشتیبانی فنی.

برای کسب اطلاعات بیشتر ، نوشته لیست بهترین نرم افزار بایگانی اسناد رایگان به شما پیشنهاد می شود.

نتیجه گیری

تا اینجای مقاله با مزایا و اهمیت‌های بایگانی اسناد و مدارک آشنا شدیم. سیستم‌های بایگانی استاندارد، امکانات و ویژگی های مشترکی دارند که از مهمترین قابلیت‌های آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. آپلود اسناد و مدارک به طور نامحدود
2. مشاهده و دانلود اسناد و مدارک
3. قابلیت دسته‌بندی اسناد
4. امکان تعریف سطوح دسترسی بر اسناد و مدارک

اگر به دنبال اخرین تکنولوژی‌های مدیریت اطلاعات هستید می‌توانید برای دریافت مشاوره رایگان محصولات نرم‌افزار فریارسیستم مانند سیستم گزارش ساز، نرم افزار مدیریت فرایند، نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب، نرم افزار مدیریت تضمین کیفیت از صفحه هرمحصول دیدن نموده و نسبت به دریافت مشاوره فنی رایگان اقدام نمایید.