کارایی در مقابل بهره وری: چگونه هر دو را در محل کار بهبود دهیم؟

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها برای هر کارآفرینی، یافتن زمان برای عبور از فهرست کارهای به ظاهر بی‌پایانش است. راه اندازی یک سرمایه گذاری جدید مستلزم بهره وری و کارایی ثابت است.

در حالی که ممکن است بشنوید که برخی از افراد از اصطلاحات «بهره‌وری» و «کارایی» به جای یکدیگر استفاده می‌کنند، اما آنها متفاوت هستند – و درک تفاوت‌های بین این دو می‌تواند کلید به حداکثر رساندن هر دو باشد.

تعریف بهره وری و کارایی بهره وری نرخ تولید را اندازه گیری می کند. این به تعداد کالاهایی (یا خروجی) اشاره دارد که می توانید در یک بازه زمانی معین تولید کنید. بهره وری اندازه گیری می کند که به چه تعداد منابع برای تکمیل یک کار معین نیاز دارید. در بسیاری از موارد، هنگام بحث در مورد کارایی به زمان اشاره می‌کنید، زیرا می‌خواهید بفهمید چقدر زمان برای تکمیل کار نیاز است؟

تفاوت بین کارایی و بهره وری

بهره وری به میزان کاری که می توانید در مدت زمان مشخصی انجام دهید اشاره دارد، در حالی که کارایی میزان استفاده شما از منابع (مانند زمان) را برای انجام یک کار اندازه می گیرد.

برای ردیابی بهره وری، زمان را ثابت نگه می دارید و به سطح کل خروجی نگاه می کنید. در مقابل، اندازه گیری کارایی به شما امکان می دهد مصرف منابع را با ثابت نگه داشتن کار یا خروجی مقایسه کنید.

افزایش بهره وری به این معنی است که در مدت زمان مشابه محصولات بیشتری ایجاد می کنید (کار بیشتری را به پایان می رسانید)

افزایش بهره وری به این معنی است که از منابع کمتری (یا ورودی کمتر) برای تکمیل همان مقدار کار استفاده می کنید.

فرض کنید یک بخش فروش با دو عضو تیم دارید. برای مقایسه بهره وری یک کارمند با دیگری، زمان را ثابت نگه می دارید (مثلاً یک ساعت) و به تفاوت در خروجی نگاه می کنید. در این بازه زمانی، علی 10 تماس و مریم هشت تماس برقرار می کند. در این مورد، جان بازده بیشتری دارد، زیرا او در همان مدت زمان بیشتر از مریم کار کرد. برای مقایسه کارایی بین این دو، شما به همان میزان کار به آنها می دهید و می بینید که هر کدام چقدر طول می کشد تا کار را کامل کنند. بنابراین، به عنوان مثال، به هر نماینده فروش یک برگه تماس با 50 نفر می دهید. علی لیست خود را در پنج ساعت تمام می کند، در حالی که مریم شش ساعت و 15 دقیقه طول می کشد. این نتایج به شما می گوید که علی کارآمدتر است زیرا زمان کمتری برای تکمیل همان کار از او گرفته است.

بهره وری و کارایی متفاوت هستند، اما این دو دست به دست هم می دهند. افزایش سطح کارایی یکی از راه های تضمین بهره وری بالا است. اما در مورد اثربخشی چطور؟ اثربخشی به انجام درست وظایف یا کارهایی که بیشترین ارتباط را با دستیابی به نتایج دارند، اطلاق می شود. با استفاده از مثال قبلی، از آنجایی که علی مولدتر و کارآمدتر بود، ممکن است تصور کنید که او نیز مؤثرتر بود. اما این لزوما درست نیست. مری ممکن است درآمد بیشتری نسبت به علی داشته باشد و او را به کارمند مؤثرتری تبدیل کند. چطور ممکن است این اتفاق افتاده باشد؟

در اینجا اقداماتی وجود دارد که مریم می‌توانست انجام دهد تا مؤثرتر باشد. او ممکن است داشته باشد: زمان بیشتری را صرف تحقیق در مورد سرنخ های او و شخصی سازی تماس ها کردید. فهرست او را برای یافتن سرنخ‌هایی که احتمال بیشتری برای تبدیل شدن دارند، اولویت‌بندی کرد. سطوح قیمت بالاتر یا خدمات اضافی را برای افزایش درآمد در هر فروش پیشنهاد می کند. در نهایت، بهره وری و کارایی همیشه تضمین کننده اثربخشی نیست. گاهی اوقات آنها به این معنی هستند که شما در مشغول نگه داشتن خود خوب هستید. برای به دست آوردن بهترین نتایج، روی افزایش کمیت کار با حفظ استانداردهای کیفیت تمرکز کنید.

کارایی و بهره وری در محل کار

شش نکته برای بهبود هر دو اگر می دانید چگونه بر روی تاثیرگذارترین کارها تمرکز کنید، اضافه کردن بهره وری و کارایی می تواند اثربخشی شما را افزایش دهد. در اینجا شش بهترین روش برای کمک به افزایش کارایی و بهره وری در محل کار آورده شده است.

1. فرآیندهای نرم افزاری را یکپارچه کنید محصولات SaaS به بنیان‌گذاران و تیم‌های استارت‌آپ ناب کمک می‌کنند تا کار بیشتری را با افراد کمتر انجام دهند. با این حال، داشتن برنامه‌های زیاد می‌تواند مزایای بهره‌وری را که ارائه می‌دهند، شروع کند.

بر اساس گزارش 2021 وضعیت SaaSOps BetterCloud، سازمان ها به طور متوسط از 110 برنامه SaaS در طول سال استفاده کرده اند. جابه‌جایی بین پلت‌فرم‌های مختلف و داشبورد نرم‌افزاری می‌تواند زمان‌بر باشد، به‌ویژه برای بنیان‌گذاران و کارمندان استارت‌آپ که اغلب از کلاه‌های متعدد استفاده می‌کنند. ادغام پشته فناوری شما می تواند با کاهش هزینه های سوئیچینگ و ایجاد منابع داده متمرکز، کارایی کلی را بهبود بخشد. گریس بائنا، مدیر برند در Kaiyo، یک بازار آنلاین برای مبلمان متعلق به قبل، می‌گوید بنیانگذاران باید «به دنبال پلتفرم‌هایی باشند که به شما امکان می‌دهند چندین کار – مانند بلیط مشتری، بازاریابی و استخدام – را از یک مکان مدیریت کنید.»

2. قبل از مقیاس کردن، فرآیند را مستند کنید هنگامی که برای اولین بار کسب و کار خود را راه اندازی می کنید، بسیاری از کارها موقتی است. با این حال، همانطور که نیروی کار خود را رشد می دهید، به رویه های استانداردی نیاز دارید تا اطمینان حاصل شود که کارکنان جدید می توانند فوراً به سطح بالایی از تولید دست یابند. مستندسازی فرآیندهای خود به شما این امکان را می‌دهد تا با نشان دادن بهترین عملکرد، تجربه و دانش را به افراد جدید منتقل کنید. «در مراحل اولیه سند. ادوارد زیاک، بنیانگذار نشریه بازاریابی B2BDigitalMarketers، می‌گوید وقتی تیم ما در شش ماه دو برابر شد، مستندات فرآیند به این معنی بود که استخدام‌های جدید در 80٪ مواقع می‌دانند چه کاری انجام دهند. ایجاد فرآیندهای مقیاس‌پذیر ساختاری را به شما می‌دهد که می‌تواند از اضافه شدن کارمندان جدید، بدون از دست دادن بهره‌وری در دوره‌های انتقال، پشتیبانی کند. به عنوان مثال، می‌توانید یک کتاب راهنمای فروش ایجاد کنید که شامل سؤالات تماس اکتشافی، اسناد فعال‌سازی فروش و مراحل CRM باشد. همچنین می‌توانید چک‌لیست‌هایی برای استخدام‌های جدید، مراحل ورود مشتری و فرآیند ایجاد و انتشار محتوا ایجاد کنید. به این ترتیب، یک کارمند جدید می تواند بلافاصله شروع به درآمدزایی کند در حالی که در حال تسویه حساب است. به علاوه، مستندسازی یک فرآیند می‌تواند به شما در بررسی و شناسایی فرصت‌ها برای بهبود کارایی کمک کند.

3. شر جلسات اضافی خلاص شوید در یک نظرسنجی در سال 2022 توسط راگان، 59٪ از پاسخ دهندگان جلسات غیر ضروری را به عنوان یک تخلیه بهره وری بالا ذکر کردند، در حالی که 56٪ جلسات ناکارآمد را گزارش کردند. به‌عنوان یک مؤسس، می‌خواهید با مسدود کردن بخش‌هایی از زمان در تقویم خود که به کار اختصاص می‌دهید، از صرف کل روز در جلسات اجتناب کنید. سعی کنید برای زمان خود حد و مرزی تعیین کنید و مطمئن شوید که ساعات کافی برای بهره وری دارید. اگر جلسات اجتناب ناپذیر است، هدف گذاری برای مدت زمان کوتاه تر و زمان پایان سخت تر می تواند افراد را تشویق کند تا در نحوه برقراری ارتباط کارآمدتر باشند

Time boxing

4.از تایم بوکس استفاده کنید. Time boxing ابزاری است که به شما کمک می‌کند با تعیین زمان محدود برای یک کار خاص، تقویم خود را بهینه کنید. مطالعه 100 نکته مفید برای بهره وری، بوکس زمان را به عنوان موثرترین استراتژی شناسایی کرد. اگر نتوانید کار را در بازه زمانی تعیین شده به پایان برسانید، به بلوک برنامه ریزی شده بعدی خود می روید. ایده این است که به خودتان زمان کافی برای به دست آوردن خروجی با کیفیت بالا بدهید، اما خودتان را محدود کنید تا ساعت‌ها برای کامل کردن تمام جزئیات صرف نکنید. این ابزار مدیریت زمان چندین مزیت را ارائه می دهد، مانند: شما را در اولویت قرار می دهد. محدود کردن فرصت های به تعویق انداختن کار کاهش چندوظیفگی به شما مهلت می دهد تا کار خود را تکمیل کنید.

5. تفویض اختیار و برون سپاری به عنوان یک مؤسس، با رشد تیم شما، انتقال کنترل و مسئولیت ها به دیگران می تواند دشوار باشد.اما اگر تفویض اختیار را یاد نگیرید، به گلوگاه شرکت خودتان تبدیل خواهید شد. اگر تیم بزرگی ندارید که بتوانید به آن تفویض کنید، برون سپاری را امتحان کنید.بر اساس گزارش 2021 دیلویت، 80 درصد از سازمان‌های پاسخ‌دهنده سیستم حقوق و دستمزد و 73 درصد خدمات مشتری را برون سپاری کردند. می‌توانید عملکردهایی با تأثیر استراتژیک کمتر و سطح تکرار بالاتر را برون‌سپاری کنید تا زمان بیشتری برای تمرکز روی کارهای پر تأثیر مانند جمع‌آوری پول به شما بدهد.برون سپاری همچنین انعطاف پذیری بیشتری را در نیروی کار شما ایجاد می کند، زیرا مجبور نیستید در اوایل کار تعداد زیادی کارمند تمام وقت استخدام کنید.

5. اتوماسیون اهرمی جیمی اروین، موسس آژانس SEO Straight Up Search، به کارآفرینان توصیه می‌کند که «هرجا که ممکن است، مانند زمان‌بندی قرار ملاقات، ورود داده‌ها و ارسال در رسانه‌های اجتماعی، خودکار را انجام دهند». اینجاست که برنامه‌های SaaS دوباره وارد عمل می‌شوند. گزارش BetterCloud نشان داد که شرکت‌های مجهز به SaaS 45 درصد از گردش کار SaaS خود را خودکار می‌کنند و انتظار دارند که این تعداد در چند سال آینده به 80 درصد برسد. با افزایش محبوبیت ابزارهای SaaS، اتوماسیون به یک ضرورت برای شرکت‌ها در هر اندازه تبدیل خواهد شد.

همانند برون سپاری، اتوماسیون وظایف اضافی و تکراری را از لیست کارهای شما حذف می کند و زمان را برای کارهای مهمتر باز می کند. به عنوان مثال، می توانید از ابزارهای هوش مصنوعی برای پیش نویس ایمیل ها، انجام تحقیقات و موارد دیگر استفاده کنید. نیروی مغزی که باید از آن استفاده کنید و شانس شما برای تجربه فرسودگی شغلی را کاهش می دهد

این کمک می کند تا میزان نیروی مغزی که باید استفاده کنید کاهش می یابد و شانس شما برای تجربه فرسودگی شغلی را کاهش می دهد. به علاوه، کارایی را افزایش می دهد و فرصت خطاهای دستی را کاهش می دهد.