بهترین نرم افزار مدیریت اسناد رایگان

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد از نظر هر کسب و کاری متفاوت است ولی چند اصول کلی برای تشخیص بهترین نرم افزار ارشیو اسناد وجود دارد و برای انتخاب کمک‌کننده است. اگر با انواع روش های بایگانی الکترونیکی آشنایی ندارید، مطالعه مقاله بایگانی الکترونیکی چیست می تواند به شما کمک کننده باشد.

به طور کلی، شرایط موجود در شرکت‌ها و سازمان‌ها باعث شده، بسیار بیش از پیش نیاز به انتخاب بهترین نرم افزار‌های مدیریت اسناد حس شود. اسناد و اطلاعات، بخش ضروری کسب و کارهای فعال را تشکیل می‌دهند زیرا شرکت‌ها باید با موج عظیمی از داده‌ها و اطلاعات سر و کار داشته باشند و همه آنها باید به صورت اسناد و مدارک فشرده شده و در پایگاه‌های امن اطلاعات ذخیره شوند.

حجم عظیمی از اطلاعات به طور منظم و مرتب در اسناد پردازش می‌شوند. در چنین شرایطی بسیار بیش از پیش نیاز به انتخاب بهترین نرم افزار‌های مدیریت اسناد حس می‌شود. این نرم افزارهای آرشیو اسناد، ضمن دسته‌بندی، اسناد و مدارک را به صورت امن و مرتب ذخیره می‌نمایند.

بنابراین انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد امن و حرفه ای بسیار با اهمیت‌تر گردیده است و شناخت امکانات و شاخص‌های مهم‌تر نرم افزار مدیریت اسناد از الزامات هر کسب و کاری محسوب می‌گردد.

الویت های انتخاب برترین نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

زمانی که به دنبال انتخاب یک نرم افزار مدیریت اسناد هستید، نباید به کمترین‌ها اکتفا کنید. امکانات پیش‌فرضی مثل اسکن و شماره گذاری اسناد، تشکیل پرونده‌های بایگانی، ایجاد درخت‌واره پرونده‌ها، امکان تعریف سطوح دسترسی کارکنان مختلف به پوشه‌ها، امکان جستجوی مستندات و …، برای هر نرم افزار مدیریت اسناد ضروری بوده اما کافی نیستند.

لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد رایگان

در ادامه این مقاله بعد از معرفی لیست بهترین نرم افزارها، درباره هرکدام از این ویژگی‌ها به طور کامل صحبت می‌گردد.

جدول بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد

در ابتدا برای مقایسه سریع انواع نرم افزارهای مدیریت اسناد، می توانید از جدول زیر استفاده نمایید:

نرم افزار مدیریت اسناد Bitrix24

نرم افزار Bitrix24 برای شرکت‌ها و مشاغل کوچک مناسب است. همچنین Bitrix24 مناسب گروه‌های از راه دور است که مایل به برقراری ارتباط و همکاری تاثیرگذار هستند.

Bitrix24 یک پلتفرم مدیریت سند رایگان است که برای حدودا ۸ میلیون شغل در سرتاسر جهان استفاده می‌شود. از قابلیت‌های نرم افزار Bitrix24، مبتنی بر ابر بودن، به صورت پیشفرض منبع باز بودن با امکان دستیابی به کد منبع باز است.

دارا بودن انوع درایو شخصی یا گروهی یا شرکتی، امکان همگام سازی فایل در دستگاه‌های مختلف، اشتراک گذاری فایل، قابل دسترسی از طریق تلفن همراه، ویرایش اسناد به صورت آنلاین و آفلاین، ادیت اسناد توسط چند کاربر و ….  است.

لینک دانلود نرم افزار بایگانی رایگان اندروید bitrix24.android

نرم افزار مدیریت اسناد رایگان OnlyOffice

ONLYOFFICE  نام نرم افزاری جدید و حرفه ای در زمینه مدیریت، ویرایش و ساخت انواع اسناد آفیس از جمله فایل‌های داکیومنت، صفحات وب و پاورپونیت است. فرمت‌های استاندارد و رسمی مایکروسافت آفیس، وابستگی مستقیمی به نرم افزارهای Microsoft Word ،Microsoft Excel و Microsoft PowerPoint دارند. این نرم افزار جایگزینی حرفه‌ای را برای این ابزارها است. ONLYOFFICE Desktop شما را از وابستگی به نرم افزارهای حجیم مایکروسافت آزاد می‌کند.

دانلود نرم افزار اندروید بایگانی نسخه رایگان onlyoffice

نرم افزار مدیریت اسناد رایگان OpenDocMan

نرم افزار OpenDocMan یک سیستم مدیریت اسناد منبع باز (DMS) است. این نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر وب و رایگان بوده که به زبان PHP نوشته شده است و به طور تخصصی برای سیستم عامل گنو/لینوکس طراحی شده است.
نرم افزار OpenDocMan بسیار کم حجم بوده و به آسانی بر روی هر Apache یا IIS وب سرور، نصب می‌ شود.

نرم افزار OpenDocMan از زبان‌های متعددی مانند انگلیسی، اسپانیایی، چینی، پرتغالی، هلندی، کرواتی، آلمانی و ترکی پشتیبانی می‌کند.

این نرم افزار با دارا بودن یک بانک داده قدرتمند، قادر به حفظ اسناد و مدارک در یک مخزن متمرکز است که جستجو و سرچ اسناد در آن راحت‌ خواهد بود.

نرم افزار مدیریت اسناد رایگان OpenKM

نرم افزار اسناد OpenKM، نسخه ویندوزی با نام OpenKM DMS است که آخرین نسخه آن با نام OKMInstaller.jar قابل دانلود است. نسخه آنلاین OnWorks برای ایستگاه های کاری قابل پیاده سازی است.

OpenKM، یک برنامه مبتنی بر وب است که برای مدیریت و بایگانی اسناد طراحی شده است. OnWorks با هدف توسعه عملکرد نرم افزارهای رایگان یا منبع باز مشابه و استفاده از فناوری‌های جدید، طراحی و توسعه یافت. این برنامه ایده آل برای هر شرکتی است که قصد دارد با روشی ساده، انواع  اسناد را مدیریت کند.

ویژگی های برترین نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزارهای مدیریت اسناد، ویژگی‌های قابل توجه زیادی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها دارند. شاید بتوان بهترین‌ مزیت آنها را افزایش نظمی دانست که در اسناد شرکتی شما به صورت دیجیتالی ایجاد می‌کند و در نتیجه، نگهداری و بازیابی آنها را راحت‌تر می‌کنند.

دیگر مشخصات مشترک بهترین نرم افزار مدیریت اسناد عبارتند از:

• سرعت بالای بایگانی مستندات و بازگردانی آنها
• سهولت دسترسی راحت از هرجا و در هر زمان به مستندات
• امنیت بالا و امکان حفظ اسناد در مدت طولانی
• حذف کاغذ از فرآیند بایگانی اسناد و صرف جویی در هزینه برای بایگانی و نگهداری اسناد
• عدم نیاز به فضای فیزیکی برای حفظ مستندات

1. امکان محافظت و مشاهده سابقه نسخه‌های مختلف مستندات

برخی اوقات اسنادی که ذخیره می‌شوند، ادیت شده و تغییر می‌یابند. قابلیت نسخه‌بندی (ورژن‌بندی) به شما امکان می‌دهد تا این نسخه‌های مختلف را ذخیره کنید. بنابراین اگر به هر دلیلی، اشتباه یا ایرادی در نسخه آخر یک قرارداد وجود داشته باشد، با این قابلیت می‌توانید به آسانی سند مورد نظر را به نسخه قبلی بازگردانید.

2. تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد

یکی از انواع مستنداتی که اغلب در هر شرکتی مورد استفاده قرار گرفته و بایگانی می‌شوند، فرم‌هایی مثل فرم‌های اداری، فرم‌های ارزیابی، فرم‌های ثبت اقدام اصلاحی و مانند اینها است. اما آرشیو این اسناد با اسکن دستی آنها کاری زمان بر و خسته کننده است.

درنتیجه یکی از ویژگی‌ها و امکانات بهترین نرم افزار مدیریت اسناد این است که به شما امکان بدهد فرم‌های خام را از ابتدا داخل نرم‌افزار مدیریت اسناد تعریف کرده و آن را به صورت دیجیتالی در بین پرسنل سازمان و سایر کاربران به چرخش بیندازید. در انتها می‌توانید همین فرم‌ها را به صورت اتوماتیک جمع آوری و در پوشه‌های از پیش تعریف شده بایگانی کنید.

3. امکان جستجو داخل متن مستندات بصورت پی دی اف، اکسل و ورد

یک نرم افزار مدیریت اسناد حرفه‌ای، اضافه بر امکانات تخصصی برای جستجوی اسناد، باید به شما دسترسی بدهد تا بتوانید داخل متن‌های اسناد را نیز جستجو کنید. به این ترتیب حتی اگر شماره یا عنوان سند را از یادبرده باشید، تنها لازم است تا آنچه از محتوای آن به یاد می‌آورید سرچ کنید و با استفاده از این قابلیت به آسانی سند مورد نظر خود را پیدا کنید.

4. قابلیت برگشت اسناد به کارتابل کاربران شرکت

جهت گرفتن تایید یا دسترسی افراد به مستندات، باید امکان برگشت اسناد و دسترسی به کارتابل کاربران وجود داشته باشد.

یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب نرم افزاری است که اضافه بر بایگانی مستندات، به شما امکان تعریف دسترسی اسناد بر پایه‌ی نیاز بین افراد سازمان بدهد تا اسناد را به چرخش بیندازید. به عنوان نمونه اگر یکی از کارکنان به یکی از اسناد در یک پرونده پرسنلی نیاز داشته ولی به آن دسترسی نداشته باشد، فردی که این دسترسی را دارد به آسانی سند مورد نظر را به کارتابل فرد مورد نظر ارسال کند.

به این ترتیب، دریافت‌کنندگان دیگر نیازی به گرفتن مجوز دسترسی و جستجو برای یافتن سند مورد نظر نخواهند داشت. درنتیجه، یک نرم‌افزار مدیریت اسناد خوب به کاربر این امکان را می‌دهد تا اسناد مورد نظر خود را برای گرفتن تایید یا ارائه دسترسی اسناد به افراد، مستقیماً به کارتابل آنها ارسال کند.

5. تطابق با نرم افزار های خانواده آفیس

یک نرم افزار مدیریت مستندات عالی باید این دسترسی را به کاربر بدهد که بتوانند انواع مستندات مورد نظر خود را در قالب‌های word، اکسل و سایر اسناد Office، مستقیماً داخل این سامانه ایجاد و ذخیره کند.

به عبارتی افراد نیاز نداشته باشند که تمامی اسناد را به صورت دستی و سنتی اسکن کرده یا از روش دیگر با سایر ابزارها ایجاد و سپس وارد سیستم مدیریت اسناد کنند. به این ترتیب چندین مرحله از کارهای اضافی آنها حذف می‌شود.

6. امکان ویرایش و ایرادگیری تصاویر اسناد و مستندات

حجم زیادی از تصاویر اسنادی که در نرم افزارهای مدیریت اسناد ذخیره می‌شوند، به صورت اسکن شده هستند. این در حالی است که اسکن کردن مستندات کاغذی باعث ایجاد مشکل در تصاویر آنها می‌شود. بنا براین وجود مشکل می‌تواند باعث کم کردن کیفیت تصاویر مستندات شده و برای افزایش خوانایی مجبور به افزایش حجم آنها شویم.

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد باید امکان ویرایش و اصلاح تصاویر اسکن شده اسناد را داشته باشد تا علاوه بر افزودن کیفیت آنها، بتواندحجم‌شان را نیز بکاهد.

7. تطابق سیستم مدیریت اسناد با سیستم اتوماسیون اداری

بخش زیادی از مستندات و نامه‌هایی که در سازمان‌ها ذخیره می‌شوند، با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری ایجاد شده و در سازمان به چرخش درمی‌آیند. بنابراین از ویژگی‌ها و امکانات یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب، یکپارچگی آن با یک سیستم اتوماسیون اداری و ماژول‌های مختلف آن است تا نتیجه بهتری در بهره‌برداری از مستندات دست پیدا کرد.

به عنوان مثال، نرم‌افزار مدیریت مستندات فریار با نرم افزار اتوماسیون اداری فریار و انواع ماژول‌های کاربردی آن یکپارچه است و شما می‌توانید به آسانی مستندات اداری متعدد خود را ذخیره کرده و یا اسناد بایگانی شده را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.

8. استفاده از OCR فارسی

برای تبدیل محتواها و مستندات تصویری و پی دی اف به متن قابل سرچ می‌توان از  OCR فارسی استفاده کرد. آنچه گفتیم، بسیاری از اسنادی که در نرم افزارهای مدیریت اسناد، ذخیره می‌شوند، نسخه اسکن شده اسناد کاغذی مورد استفاده در شرکت ها هستند. این مسئله باعث می‌شود تا شما نتوانید در متن های  داخل این تصاویر سرچ کنید و یافتن آنها را سخت می‌کند.

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد، امکان استفاده از OCR فارسی را برای تبدیل محتوای مستندات تصویری و پی دی اف به متن قابل سرچ دارد. به همین ترتیب شما می‌توانید به جستجو در متون و در داخل تصاویر این اسناد نیز بپردازید.

فرستادن و دریافت مستندات با روش ایمیل و فکس

استفاده بهینه از یک سیستم بایگانی اسناد، لازمه این است که بتوانیم اسناد متنوعی را به آسانی با افراد مورد نظرخود به اشتراک بگذاریم. به همین دلیل، یکی از ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب این است که به شما امکان دهد تا اسناد مورد نظر خود را مستقیماً فکس کرده یا ایمیل کنید. در این روش نیازی به دانلود یا اسکن این اسناد قبل از ایمیل و فکس کردن آنها نخواهید داشت و می‌توانید با سرعت بیشتری کار کنید.

امکان تعریف دسته بندی محرمانه برای مستندات

خیلی از شرکت‌ها نیاز دارند که بعضی از اسناد و داده‌های مهم خود را از نگاه رقیبان و همه مردم دور نگه دارند زیرا در صورت منتشرکردن این داده‌ها، دچار خسارت‌های جبران‌ناپذیری می‌شوند. به همین دلیل در سازمان‌ها، اسناد و نامه‌های کاغذی را با برچسبی به نام “محرمانه” مهر و موم کرده و آن‌ها را از بقیه جدا می‌کنند.

اما برخلاف اسناد کاغذی، اسناد دیجیتالی را نمی‌توان با مهر و موم و برچسب محرمانه حفظ کرد. برای همین، بهترین نرم‌افزار مدیریت اسناد باید دارای امکان دسته‌بندی و مکاتبات دیجیتالی و تعیین سطح دسترسی افراد به آن‌ها باشند. این قابلیت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد دیجیتالی خود را از دسترس همه کاربران خارج کرده و تنها به برخی از افراد امکان دسترسی به آن‌ها را می‌دهد.

دستورالعمل انتخاب نرم‌افزار مدیریت اسناد رایگان

انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد رایگان مناسب برای سازمان شما می تواند یک کار دلهره آور باشد. با گزینه های بسیار زیاد، مهم است که نیازهای خاص خود را در نظر بگیرید و نرم افزاری را انتخاب کنید که با نیازهای شما مطابقت داشته باشد.

امکان پشتیبانی از زبان فارسی و OCR فارسی نرم افزار

فارسی یا همان تبدیل عکس به متن فارسی، قابلیتی است که به کاربران امکان می‌دهد تا متن موجود در تصاویر یا اسناد اسکن شده را به متن قابل ویرایش و جستجو تبدیل کنند. این قابلیت برای سازمان‌ها و افرادی که با اسناد فارسی زیادی سر و کار دارند، بسیار مهم است.

امنیت اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد

برای تضمین امنیت اطلاعات، نرم‌افزار باید از فناوری‌های رمزنگاری پیشرفته بهره برده و امکان تعریف سطوح دسترسی گوناگون برای کاربران را فراهم کند. این امر به مدیران سیستم اجازه می‌دهد تا با تعیین سطوح دسترسی مختلف، از اطلاعات حساس در برابر دسترسی‌های غیرمجاز محافظت کنند و از سوی دیگر، کاربران را قادر سازند تا به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

استفاده از رمزنگاری پیشرفته نیز از داده‌ها در برابر تهدیدات خارجی و نفوذهای احتمالی محافظت می‌کند و از محرمانه‌بودن و целоیت داده‌ها اطمینان حاصل می‌کند.

سازگاری نرم افزار مدیریت اسناد با سایر سیستم‌های موجود

سازگاری با سیستم‌های موجود از جمله موارد حیاتی در انتخاب نرم‌افزار است. نرم‌افزار انتخابی باید به راحتی با سیستم‌های اتوماسیون اداری، نرم‌افزارهای خانواده آفیس و سایر ابزارهای مورد استفاده در سازمان یکپارچه شود.

این امر از دوباره‌کاری، اتلاف وقت و بروز خطا در تبادل اطلاعات بین سیستم‌ها جلوگیری می‌کند و به افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان کمک می‌کند. به عنوان مثال، امکان تبادل اطلاعات بین نرم‌افزار و سیستم اتوماسیون اداری، ورود خودکار اطلاعات از نرم‌افزارهای آفیس به نرم‌افزار و بالعکس، و همچنین سازگاری با سایر ابزارهای مورد استفاده در سازمان از جمله مواردی است که باید در نظر گرفته شود.

امکان دسترسی چندمنظوره

دسترسی چندمنظوره به نرم‌افزار از طریق پلتفرم‌های مختلف اعم از موبایل، دسکتاپ و وب، به منظور تسهیل دسترسی کاربران و ایجاد تجربه کاربری یکپارچه، از اهمیت بالایی برخوردار است. این امر به کاربران امکان می‌دهد تا در هر زمان و مکانی، با استفاده از دستگاه دلخواه خود، به نرم‌افزار و اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته باشند.

آپدیت ، پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی نرم افزار مدیریت اسناد

نرم‌افزار باید از خدمات پشتیبانی فنی قوی و منظم برخوردار باشد تا در صورت بروز هرگونه مشکل فنی یا نیاز به ارتقاء، سازمان دچار وقفه و اختلال در عملکرد نشود. این پشتیبانی شامل مواردی مانند پاسخگویی سریع به مشکلات، رفع باگ‌ها و ارائه به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری به صورت دوره‌ای می‌شود. علاوه بر این، ارائه آموزش‌های لازم به کاربران و مستندات کامل نرم‌افزار نیز از جمله موارد ضروری در بخش پشتیبانی است.

با توجه به این موارد، انتخاب نرم‌افزاری که نیازهای فعلی و آینده‌ی سازمان را به بهترین شکل پوشش دهد، تضمین‌کننده‌ی مدیریت ماثر اسناد خواهد بود.

مقایسه نرم‌افزارهای مدیریت اسناد رایگان و پولی

نرم‌افزارهای مدیریت اسناد به دو دسته رایگان و پولی تقسیم می‌شوند و هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند.

نرم‌افزارهای مدیریت اسناد رایگان

نرم‌افزارهای رایگان گزینه‌ای مناسب برای سازمان‌های کوچک یا افرادی هستند که نیاز به مدیریت ساده اسناد دارند. از جمله مزایای این نرم‌افزارها می‌توان به هزینه صفر یا پایین و دسترسی به کد منبع (در نرم‌افزارهای متن‌باز) اشاره کرد که امکان توسعه و تغییر نرم‌افزار را فراهم می‌کند.

با این حال، نرم‌افزارهای رایگان معمولاً محدودیت‌هایی مانند فضای ذخیره‌سازی کمتر، تعداد کاربر محدود و نبود خدمات پشتیبانی حرفه‌ای دارند که ممکن است برای سازمان‌های بزرگتر با نیازهای پیچیده‌تر مناسب نباشند. در نتیجه، انتخاب نرم‌افزار مناسب باید با توجه به نیازها و بودجه سازمان انجام شود و مزایا و معایب هر گزینه به دقت بررسی شود.

نرم‌افزارهای مدیریت اسناد پولی

نرم‌افزارهای پولی با ارائه امکانات پیشرفته‌تر، از جمله امنیت بالاتر، پشتیبانی حرفه‌ای، فضای ذخیره‌سازی نامحدود و قابلیت‌های سفارشی‌سازی، برای سازمان‌های بزرگ‌تر مناسب‌اند. در حالی که هزینه اولیه و نگهداری آنها ممکن است بالا باشد، در بلندمدت با افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای انسانی، سرمایه‌گذاری قابل توجهی محسوب می‌شوند.

در نهایت، انتخاب بین نرم‌افزار رایگان یا پولی به نیازها، بودجه و مقیاس سازمان شما بستگی دارد و برای پروژه‌های بلندمدت و حساس، استفاده از نرم‌افزارهای پولی اغلب انتخاب بهتری است.

خلاصه مقاله نرم افزار مدیریت اسناد رایگان

انتخاب نرم‌افزار مدیریت اسناد رایگان برای سازمان‌ها، با توجه به تنوع گزینه‌ها، نیازمند بررسی دقیق و تطبیق با نیازهای خاص سازمان است. قابلیت‌هایی مانند پشتیبانی از زبان فارسی و OCR فارسی، امنیت اطلاعات از طریق رمزنگاری و سطوح دسترسی، سازگاری با سیستم‌های موجود، دسترسی چندمنظوره و پشتیبانی فنی از جمله موارد حیاتی در انتخاب نرم‌افزار هستند.

نرم‌افزارهای رایگان برای سازمان‌های کوچک با نیازهای ساده مناسب‌اند، اما محدودیت‌هایی در فضای ذخیره‌سازی و پشتیبانی دارند. در مقابل، نرم‌افزارهای پولی با امکانات پیشرفته، امنیت بالا و پشتیبانی حرفه‌ای، برای سازمان‌های بزرگ‌تر با نیازهای پیچیده‌تر توصیه می‌شوند. در نهایت، انتخاب بین نرم‌افزار رایگان یا پولی بستگی به نیازها، بودجه و مقیاس سازمان دارد.

نرم‌افزارهای مدیریت اسناد (DMS) بومی ایرانی

نرم‌افزارهای مدیریت اسناد (DMS) ایرانی، برخلاف سیستم‌های بایگانی که صرفاً بر ذخیره‌سازی تمرکز دارند، ابزارهایی پیشرفته مانند گردش‌کار، جستجوی محتوایی و یکپارچگی با سیستم‌های سازمانی ارائه می‌دهند. این نرم‌افزارها با ویژگی‌های بومی‌سازی‌شده برای نیازهای سازمان‌های ایرانی طراحی شده‌اند و نسخه‌های رایگان یا آزمایشی آن‌ها برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مناسب است. در ادامه، به مقایسه تخصصی پنج نرم‌افزار برجسته ایرانی پرداخته و بهترین کاربرد هر یک را مشخص می‌کنیم.

نرم‌افزار iFile

نرم‌افزار iFile یک سامانه تحت وب سبک و کارآمد است که امکان جستجوی محتوایی در فایل‌های Word و PDF و اتصال به سیستم‌های ERP را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار برای کسب‌وکارهای کوچک یا تیم‌های دورکار که به دسترسی آسان و مدیریت ساده اسناد نیاز دارند، بهترین گزینه است.

نرم‌افزار فریار

نرم‌افزار فریار راه‌حلی یکپارچه برای مدیریت اسناد و اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار با قابلیت استخراج متن فارسی از اسناد اسکن‌شده (OCR)، کارتابل اختصاصی کاربران و نسخه‌بندی اسناد، برای سازمان‌هایی با فرآیندهای پیچیده مناسب است. فریار به دلیل یکپارچگی قوی و رابط کاربری ساده، برای سازمان‌های متوسط تا بزرگ که نیاز به خودکارسازی فرآیندها دارند، ایده‌آل است.

نرم‌افزار آداک

نرم‌افزار آداک (ADOC) برای مدیریت اسناد فنی مانند نقشه‌های CAD طراحی شده و قابلیت کنترل نسخه و امنیت بالا را ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار برای شرکت‌های مهندسی و صنعتی با پروژه‌های تخصصی مناسب‌تر است.

آرشیو طلایی داده‌ورزان یک DMS جامع با ابزارهای فرم‌ساز و جستجوی پیشرفته است که برای سازمان‌های بزرگ با نیازهای پیچیده و فرآیندهای متنوع کاربرد دارد. این نرم‌افزار برای مدیریت اسناد حساس و فرآیندهای سفارشی ایده‌آل است.

نوسا ECM سیستمی پیشرفته برای مدیریت محتوای سازمانی است که برای سازمان‌های بزرگ با ساختار پیچیده و نیاز به گردش‌کارهای گسترده طراحی شده است. این نرم‌افزار برای مدیریت حجم بالای اسناد و فرآیندهای چندلایه مناسب است.

ترندهای 2025 در حوزه بایگانی اسناد

در ادامه درباره بزرگترین چالش ها و ترندها در حوزه بایشگانی اسناد صحبت خواهیم نمود:
هوش مصنوعی و پردازش اسناد:

آیا نرم‌افزارهای بایگانی مدرن از OCR (تشخیص متن)و یادگیری ماشین برای طبقه‌بندی خودکار اسناد استفاده می‌کنند؟

چگونه چت‌بات‌های هوش مصنوعی(مثل ChatGPT) می‌توانند به جستجوی اسناد کمک کنند؟

امنیت و حریم خصوصی بایگانی اسناد

آیا این نرم‌افزارها از رمزنگاری end-to-endپشتیبانی می‌کنند؟

چگونه می‌توان از حفظ حریم خصوصیدر فضای ابری مطمئن شد؟

فضای ابری و همکاری آنلاین بایگانی اسناد

آیا امکان همکاری تیمیروی اسناد وجود دارد؟ (مثل Google Drive، Nextcloud)

کدام نرم‌افزارها نسخه‌گذاری (Version Control)دارند؟

پشتیبانی از فرمت‌های مختلف

آیا نرم‌افزار از PDF، تصاویر، اسناد اسکن‌شده و فایل‌های صوتیپ شتیبانی می‌کند؟

آیا نرم‌افزارهای رایگان واقعاً قابل اعتماد هستند؟ مقایسه محدودیت‌های نسخه رایگاندر برابر نسخه پولی.

چگونه اسناد قدیمی را به‌روز و دیجیتالی کنیم؟

معرفی ابزارهای اسکن و OCR رایگان(مثل Adobe Scan، NAPS2).

آیا می‌توان اسناد حساس را در نرم‌افزارهای رایگان ذخیره کرد؟

بررسی نرم‌افزارهای متن‌باز (Open Source)مانند Paperless-ngx که امنیت بالاتری دارند.

چگونه از گم‌شدن اسناد جلوگیری کنیم؟ اهمیت پشتیبان‌گیری خودکارو سینک چنددستگاهی.

آیا این نرم‌افزارها با قوانین انطباق دارند؟ بررسی تطابق با GDPR (حفاظت از داده اتحادیه اروپا)و سایر استانداردها.

مقاله زیر برای شما مفید خواهد بود:
چالش های انتخاب نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره تفاوت مدیریت اسناد و آرشیو اسناد می‌توانید از قسمت مقالات شروع کنید ولی نکته مهم و قابل تامل در خرید نرم افزار بایگانی اسناد، مربوط به اعتبار و کیفیت پشتیبانی شرکت ارائه دهنده است که شرکت نرم افزار مدیریت اطلاعات فریار با پشتیبانی دقیق و متعهدانه نسبت به مشتری، این سیستم بایگانی تحت وب را آماده استفاده کاربران در سازمان‌های متعدد کرده است.