سیستم کارتابل چیست ؟

سیستم کارتابل چیست ؟ سیستم کارتابل چه اهمیتی دارد؟ از فواید سیستم کارتابل  می توان به کم کردن فرایندهای تکراری، کاهش تولید و جابجایی اسناد فیزیکی و در نتیجه افزایش کارایی و قابلیت دسترسی به منابع و مدارک و شفافیت بیشتر اشاره کرد. سیستم کارتابل الکترونیکی قسمتی از نرم افزار اتوماسیون اداری است که با خودکار سازی فرایندهای سیستمی به مدیران کمک می‌کند تا بدون نیاز به فرایندهای فیزیکی خسته کننده، به اهداف خود برسند. 

در این مقاله در کنار ما باشید تا مفهوم و جایگاه کارتابل را در سیستم اداری مورد بررسی قرار دهیم.

چرا به سیستم کارتابل نیاز است؟

هویت هر سازمانی بیش از هر چیز به منابع انسانی آن وابسته است، انسان مولفه‌ای حیاتی در سیستم اداری است که نقش بسیار پر رنگی در پویایی سازمان ایفا می‌کند. امروزه حتی با وجود تجهیزات و دستگاه‌های پیشرفته و نیز ورود فناوری‌های نوین به سازمان‌ها، همچنان نقش منابع انسانی به عنوان عاملی موثر و راهبردی در بقای سازمان، مشهود است.

بنابراین منابع انسانی، ارزشمندترین منبع سازمان‌های امروزی به شمار می‌آیند چرا که به تصمیمات سازمانی شکل داده و باعث حل شدن مسائل و مشکلات سازمان، عینیت بخشیدن به بهره‌وری و دستیابی به اهداف سازمانی می‌شوند.

بی شک، بهبود و ارتقاء مستمر بهره‌‌وری سازمان منوط به رشد و بهره‌وری کارکنان و تقویت نیروی انگیزشی آنان است و حذف فعالیت‌های اضافی، دوباره کاری‌ها و جهت دهی درست و صحیح به توانمندی‌های نیروی انسانی و تخصیص آن در جایگاه واقعی خود از اهمیت بالایی برخوردار بوده و دغدغه مدیران از دیرباز تاکنون بوده است.

ارتباط کارتابل با سایر اجزای اتوماسیون اداری

کارتابل به عنوان قلب تپنده‌ی سیستم‌های اتوماسیون اداری عمل می‌کند. این سیستم با گردش کار، مدیریت اسناد و بایگانی به طور مستقیم و تنگاتنگ در ارتباط است. گردش کار به عنوان یک فرآیند تعریف شده، مسیر حرکت یک سند یا درخواست را از ابتدا تا انتها مشخص می‌کند و کارتابل به عنوان مکانی برای دریافت، بررسی و ارسال این اسناد عمل می‌کند. مدیریت اسناد نیز با کارتابل در تعامل است؛ چرا که اسناد ایجاد شده یا دریافت شده در کارتابل بایگانی شده و در صورت نیاز قابل بازیابی هستند. به این ترتیب، کارتابل به عنوان یک نقطه مرکزی، تمامی فرآیندهای مرتبط با اسناد و گردش کار را به هم متصل می‌کند و یکپارچگی سیستم را تضمین می‌کند.

چالش ها و فرصتهای سیستم کارتابل

مدیران برای اطلاع داشتن از فعالیت‌های جاری سازمان خود، یا باید افرادی را مسئول این کار قرار دهند یا خود آستین بالا زده و دست به کار شوند که در هر دو صورت، علاوه بر صرف زمان و هزینه زیاد، نمی‌توان از صحت 100 درصدی اطلاعات به دست آمده اطمینان حاصل کرد.

این در حالی است که بهره‌وری منابع انسانی در گرو صحت اطلاعات به دست آمده از کمیت و کیفیت کارهای جاری کارکنان و یا کارهای انجام داده شده توسط آنهاست. واقعیت این است که در بسیاری از سازمان‌ها همچنان کارهای بیهوده بسیاری وجود دارد که در به دست آمدن نتیجه نهایی، تاثیر گذار است اما در فرآیند انجام کارها، خود را مخفی می‌کنند.

سیستم کارتابل

سیستم کارتابل با هدف پاسخگویی به همین دغدغه‌ها طراحی شده و برای افزایش نظم سیستم اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع، لزوم وجود نظم در انجام امورسازمانی، تفویض کارها متناسب با تخصص و توانمندی منابع انسانی، حذف نیروی انسانی مازاد به منظور صرفه جویی در هزینه سازمان و …… وجود سیستم کارتابل کار را ضروری کرده است.

چرا پرتال مکاتبات الکترونیک ؟

چالش‌های زیادی در سازمان ها وجود دارد که نیاز به پرتال مکاتبات الکترونیکی را بیشتر می‌کند. از جمله چالش‌های مدیریتی در هر سازمانی، عدم اطلاع مدیران از میزان کار مفیدی است که کارکنان‌شان در ساعات کاری انجام می‌دهند. همچنین مشخص نبودن و مستند نشدن کارهای جاری کارکنان، مشکل دیگری است که نه تنها باعث هدررفت انرژی آنان در سطح کلان، بلکه سبب انحراف سازمان از اهداف خود می‌گردد.

پرتال مکاتبات الکترونیکی کمک می‌کند تمام فرایندهای سازمانی، مستند شده و قابل ارجاع و بررسی گردد. فقط کافی است در کارتابل ثبت گردد.

کارتابل چیست؟

هر سمت سازمانی یک کارتابل دارد و هر کاربری که آن نقش را برعهده داشته باشد‌ به نامه‌های آن کارتابل دسترسی دارد. گاهی ممکن است نامه‌هایی که به یک کاربر ارجاع داده شده و در کارتابل او گذاشته می‌شود، نه به سمت او بلکه به شخص او مربوط باشد. نرم افزار کارتابل آفلاین در جهت نظم و ترتیب امور مکاتبات اداری، کلیه‌ی نامه ها و اسناد و مدارک کارتابل دفتری به کار گرفته می‌شود.

سیستم کارتابل اداری

با استفاده از زیر سیستم کارتابل اداری، با شروع روز کاری، هر کارمند می‌داند که چه کارهایی را باید در طول ساعات کاری انجام دهند یا چه کارهایی را باید ارجاع دهد. همچنین با سیستمی شدن این اطلاعات و گزارش‌هایی که از کارهای انجام شده و جاری می‌توان تهیه کرد، شناسایی و حذف فعالیت‌های اضافی که در روند انجام کار خلل ایجاد می‌کنند به سهولت امکان پذیر است.

کاربر می‌تواند این نوع نامه‌ها مانند جواب به درخواست وام را به قسمت نامه‌های کارتابل شخصی خود انتقال دهد تا اگر از آن نقش کناره گرفت همچنان به آن نامه‌ها دسترسی داشته باشد و کاربر جدیدی که آن نقش را برعهده گرفته است آن نامه‌های شخصی را نبیند.

زیر سیستم کارتابل

تیم فریار، با اندیشه رفع دغدغه‌های مدیران سازمان‌ها، درصدد برآمد تا زیر سیستم کارتابل و نرم افزار مدیریت اطلاعات را  براساس نیاز شرکت‌ها توسعه داده و روانه بازار کند. زیرسیستم فریار با امکانات متنوعی که در اختیار مدیران و کارکنان سازمان‌ها قرار می‌دهد، امکان مدیریت کارها را در سریع‌ترین زمان و به ساده‌ترین شکل مهیا کرده است.

مشخصات یک نرم افزار کارتابل خوب

از مهمترین ویژگی‌ها و امکاناتی که کارتابل آفلاین خوب باید در اختیار کاربران قرار دهد عبارت است از:

• تعریف کار در انواع مختلف و قابلیت ارجاع کارها به کاربران و نقش‌ها
• امکان پیوست اسناد و مدارک
• امکان زمانبندی در تعریف کارها
• مشاهده کارها و قابلیت فیلتر و جستجو در میان کارها
• مشاهده کارهایی که کاربر به کاربران دیگر ارجاع داده است برای پیگیری کارها
• بایگانی کارها
• مشاهده و جستجو در کارهای بایگانی شده

فناوری‌های مرتبط با کارتابل و تاثیر آنها بر کارایی

فناوری‌های نوینی مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و بلاکچین، تحولات شگرفی را در کارتابل‌ها ایجاد کرده‌اند. هوش مصنوعی با قابلیت‌های خود در تحلیل داده‌ها، می‌تواند در فرآیندهای تصمیم‌گیری، اولویت‌بندی کارها و پیشنهاد راه حل‌ها به کاربران کمک کند. یادگیری ماشین نیز با یادگیری از الگوهای رفتاری کاربران، می‌تواند کارتابل را شخصی‌سازی کرده و تجربه کاربری را بهبود بخشد. بلاکچین نیز با ایجاد یک دفتر کل توزیع شده، امنیت و شفافیت را در سیستم‌های کارتابل افزایش می‌دهد و امکان ردیابی دقیق تغییرات در اسناد را فراهم می‌کند. با استفاده از این فناوری‌ها، کارتابل‌ها به سیستم‌هایی هوشمندتر، کارآمدتر و امن‌تر تبدیل شده‌اند.

مثال‌های عملی از سازمان‌هایی که از سیستم کارتابل استفاده می‌کنند

بسیاری از سازمان‌ها، از جمله شرکت‌های بزرگ، ادارات دولتی و حتی استارت‌آپ‌ها، از سیستم‌های کارتابل برای بهبود بهره‌وری و مدیریت بهتر امور خود استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، بسیاری از بانک‌ها از کارتابل برای مدیریت درخواست‌های مشتریان و گردش کار داخلی استفاده می‌کنند. همچنین، شرکت‌های تولیدی از کارتابل برای مدیریت پروژه‌ها و کنترل کیفیت محصولات استفاده می‌کنند. نتایج استفاده از کارتابل در این سازمان‌ها شامل کاهش زمان پردازش درخواست‌ها، بهبود دقت اطلاعات، افزایش شفافیت و کاهش هزینه‌های عملیاتی بوده است.

نتایج و دستاوردهای سیستم کارتابل

با استفاده از کارتابل همراه، مدیران و کارکنان به راحتی می‌توانند، فعالیت‌های سازمان خود را بهینه کرده و کارها را در کمترین زمان ممکن به سرانجام برسانند.

همچنین با اتصال نرم افزار کارتابل فریار به نرم افزار داشبورد مدیریتی فریار می‌توان گزارشات مورد نظر مدیران را براساس داده های کارتابل، با سرعت و به سهولت ساخته و مورد استفاده قرار داد.

با استفاده از این گزارشات، تصمیمات مدیران مبتنی بر اطلاعات قابل اتکا بوده و بهره‌وری منابع انسایی افزایش می‌یابد، مسیر دستیابی به اهداف سازمانی کوتاه‌ترشده و همچنین سرعت میل به اهداف بیشتر می‌شود.

علاوه بر آن ، با اتصال سامانه کارتابل آفلاین فریار به سیستم اتوماسیون اداری، مدیران می‌توانند به وسیله کارشناسان مدیریت فرآیند فریار، فرآیندهای سازمان خود را به جریان انداخته، بهینه کنند و با اجرای آنها بر بستر BPMN2 در زیر سیستم نرم افزار مدیریت فرایند، فرآیند گردش کار خود را پیاده سازی کنند.

برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و سیستم کارتابل، می‌توانید از قسمت مشاوره رایگان فریار در زیر همین صفحه اقدام نمایید.

مقایسه روش‌های سنتی با روش‌های مبتنی بر کارتابل

در روش‌های سنتی، مدیریت اسناد و گردش کار به صورت دستی و کاغذی انجام می‌شد که مستعد خطا، کند و هزینه‌بر بود. همچنین، پیدا کردن اسناد مورد نظر در حجم بالای اسناد کاغذی، بسیار دشوار بود. در مقابل، روش‌های مبتنی بر کارتابل، تمامی فرآیندها را به صورت الکترونیکی انجام می‌دهند و امکان جستجوی سریع و آسان اسناد را فراهم می‌کنند. همچنین، با استفاده از کارتابل، می‌توان به راحتی گردش کار را پیگیری کرد و از پیشرفت کارها مطلع شد. در نتیجه، روش‌های مبتنی بر کارتابل، دقت، سرعت و کارایی را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهند و هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهند.

تفاوت‌های اصلی بین روش‌های سنتی و مبتنی بر کارتابل

سرعت: در روش‌های سنتی، فرآیندها کندتر و مستعد خطا هستند، در حالی که در روش‌های مبتنی بر کارتابل، فرآیندها به سرعت و دقت انجام می‌شوند.

دقت: در روش‌های سنتی، احتمال بروز خطا در ثبت و نگهداری اطلاعات بالا است، در حالی که در روش‌های مبتنی بر کارتابل، اطلاعات به صورت الکترونیکی ثبت شده و احتمال خطا کاهش می‌یابد.

کارایی: روش‌های مبتنی بر کارتابل، به دلیل اتوماسیون فرآیندها، کارایی را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهند.

هزینه: در طولانی مدت، روش‌های مبتنی بر کارتابل با کاهش هزینه‌های کاغذ، چاپ و نیروی انسانی، هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهند.

دسترسی: در روش‌های سنتی، دسترسی به اطلاعات محدود به مکان فیزیکی نگهداری اسناد است، در حالی که در روش‌های مبتنی بر کارتابل، می‌توان از هر مکان و در هر زمان به اطلاعات دسترسی داشت.