سیستم مدیریت پروژه چیست؟

سیستم مدیریت پروژه (project management system) چیست؟ صحبت در مورد بهره وری در محیط کار باشد و یا کار روی پروژه‌های به خصوص، سیستم مدیریت پروژه می‌تواند کمک مهمی برای سازمان شما باشد. برای سال‌ها، مدیریت پروژه عامل موفقیت پروژه‌های متنوع به‌شمار می ‌رود اما یک مشکل مهمی داشت! فرآیند مدیریت امور بهینه انجام نمی‌‌شد.

اینجا بود که نرم افزارهای مدیریت پروژه، راه ترقی بهینه پروژه‌‌ها را آسان می‌کنند. برای دسترسی به سیستم مدیریت پروژه، اول باید با آن  آشنا شوید؛ با فریار سیستم همراه باشید.

سیستم مدیریت پروژه

سیستم مدیریت پروژه (Project Management System)، نرم افزاری است که همراه با طیف گسترده‌ای از صنایع به جهت برنامه‌ریزی پروژه، تخصیص منابع و بهینه کردن امور مورد استقبال قرار می‌گیرد.

این سیستم، مدیران تیم‌های دیگر در پروژه را قادر می‌سازد تا بودجه، زمان، مدیریت کیفیت و کلیه اسناد و مدارک رد و بدل شده در طول یک پروژه را کنترل کنند. این سیستم همچنین به عنوان بستری برای ساده کردن همکاری ذینفعان پروژه عمل می‌کند.

ویژگی‌‎های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب

از مدیریت بودجه و منابع گرفته تا ایجاد همکاری بهینه و کاربردی بین اعضای تیم، موارد زیادی وجود دارند که باید هنگام پیاده‌سازی و مدیریت پروژه‌ها در نظر گرفته شوند. این موارد هنگام انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت پروژه نیز لحاظ می‌شوند.

۵ جنبه اصلی عملکرد سیستم مدیریت پروژه برای راهنمایی شما در تصمیم‌گیری بهتر در لیست زیر گفته شده است:

• لیست کارها: امکان مشخص کردن وضعیت و به روز کردن وظایف به صورتی که همه اعضای تیم شما در یک مسیر مشخص باشند، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
• برنامه‌ها: بسیاری از ابزارهای تقویم، نمودار گانت یا سایر موارد، ویژگی‌های اساسی هستند که به شما کمک می‌کنند تا متوجه شوید برای انجام یک کار به خصوص چقدر زمان نیاز خواهد بود.
• اشتراک فایل: امکان اشتراک و سازماندهی اسناد اصلی پروژه، هدررفت وقت در سرچ پرونده‌ها را از بین می‌برد.
• ارتباطات: این ویژگی در مدیریت پروژه بسیار حائز اهمیت است زیرا مسیر روان ارتباطات به معنای حل سریع و آسان مشکلات است.
• گزارش دادن: این مهم برای همۀ اعضای تیم مهم است که می‌خواهند کارهای خود را در کل پروژه به روز نگه دارند. با این حال، گزارش دادن یک مسئله بزرگ برای مدیران پروژه است که می‌خواهند از روال کاری و پیشرفت پروژه و انجام وظایف به موقع اطمینان حاصل کنند.

ضرورت نرم افزار مدیریت پروژه

امروزه افراد در هر صنعتی برای جلب رضایت مشتری و نتایج راضی کننده تر به راه حل‌های آنلاین اعتماد می‌کنند. دلایل مختلفی برای استفاده از ابزار مدیریت پروژه وجود دارد اما اهمیت استفاده از آن سه دلیل مهم دارد:

• قابل دیدن بودن: مشاهده راه های پیشرفت پروژه‌ها، شناسایی پروژه‌های در معرض خطر، کنترل بر زمانبندی‌ ها و به اشتراک گذاشتن وضعیت پروژه در زمان حقیقی را نشان می‌دهد.
• پاسخگویی: به روز رسانی به موقع پروژه برای افراد در همۀ سطوح، نمایش خلاصه همۀ پروژه‌ها، کارهای بلاتکلیف، دوری از مهلت قانونی و عدم ایجاد سردرگمی در مورد مسئولیت ها و وظایف فردی را دارد.
• سازمان دهی: ابزارهای گردش کار را با جزئیات فراوان در یک سیستم مستقل نگهداری می‌کند. پرونده‌های مختلف را در مکانی امن سیو می‌کند و استفاده از آنها را برای همۀ افراد آسان میکند.

انواع نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه را می‌توان به شش دسته زیر تقسیم کرد:

1. آسان کننده سازمانی

این برای سازماندهی اعضای گروه پروژه در ساختار و سلسله مراتب استفاده می‌شود. در بسیاری از سازمان‌ها، ساختار ماتریسی وجود دارد که اعضای پروژه به یک مسئول عملیاتی و همچنین یک رئیس پروژه گزارش می‌دهند. این سیستم با ایجاد ساختار سازمانی و قراردادن افراد در آن کار می‌کند.

2. برنامه ریزی پروژه

این سیستم با طراحی، برنامه ریزی پروژه‌ها و برنامه‌های عقب مانده سرو کار دارد.

3.کنترل پروژه

این سیستم دربرگیرنده تمام فرآیندها و رویه‌ های کنترل اجرای پروژه است.

4.داده های مدیریت پروژه

قواعد و رویه‌های مدیریت داده ها همه تحت این سیستم انجام می‌شوند. این سیستم می‌تواند شامل همه چیز باشد، از برنامه‌های ارتباطی گرفته تا پایگاه‌های دانش!

5.فنون و روش ها

این سیستم از تمامی تکنیک‌های علوم مدیریتی ایجاد شده است که در مدیریت پروژه استفاده می‌شوند. برخی از نمونه ‌ها شامل CPM (مدل سازی مسیر حیاتی)، PERT  (روش ارزیابی و بررسی برنامه) و شبیه سازی مونت کارلو هستند.

6.فضای فرهنگی

این سیستم شامل فرهنگ سازمان در مورد مدیریت پروژه است. به عنوان نمونه، آیا کارکنانی که مستقیماً درگیر پروژه‌ها نیستند، مدیریت پروژه را حس کرده و پیگیرآن هستند؟ آیا آن‌ها از پروژه‌هایی که بر روی سازمان اثر می‌گذارند، باخبر هستند؟

کاربردهای نرم افزار مدیریت پروژه

از ابزار مدیریت پروژه می‌توان برای بسیاری از جنبه‌های پروژه استفاده کرد، از جمله موارد زیر:

• ایجاد فرضیه برای فعالیت‌ها
• تولید، به روزرسانی و گزارش دهی برنامه‌ها
• پیگیری هزینه‌ها و بودجه‌ها
• تخصیص منابع
• ثبت و مدیریت خطرات
• کنترل تغییرات پروژه
• اشتراک داده ها و به روزرسانی‌ های پروژه

چگونه موثرترین نرم افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنیم؟

زمانی که سرچ می‌کنیم برای پیدا کردن بهترین سیستم مدیریت پروژه، فاکتورهای زیادی وجود دارند که باید بررسی شوند. مدیران پروژه باید همۀ موارد را در نظر بگیرند از جمله ماهیت و اندازه پروژه، کارکنان موجود، اندازه و نوع سازمان، فوریت پروژه، بودجه نرم افزار مدیریت پروژه و منابعی که تیم در اختیار دارد.

هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب، از ویژگی‌های زیر استفاده کنید:

• مدیریت ریسک: پروژه‌‌ها با خطراتی همراه هستند. این ویژگی خطرات را شناسایی و مدیریت می‌کند، به مدیران کمک می‌کند تا مسئله‌های مشکل ساز را از قبل پیداکرده و استراتژی‌های مرتبط با آن را ایجاد کنند.
• مدیریت منابع: هزینه پروژه چیست و به چه ابزار و منابعی نیاز دارد؟ این تابع عملکردی به محاسبه هزینه‌ها و سازماندهی امتیاز دادن به منابع کمک می‌کند.
• مسیر حیاتی، وابستگی‌ها و نقاط عطف: نقاط عطف (مایلستون) به مدیران این اطمینان را می‌دهد که پروژه به درستی جلو برود. همچنین، اغلب مواقع انجام یک کار به این بستگی دارد که ابتدا چه کاری باید انجام شود. این ویژگی بهترین مسیر را برای پیگیری امور نشان می‌دهد، از جمله پیش نیازها و جدول زمانی!

• سادگی در استفاده: اعضای تیم پروژه باید بیشتر زمان خود را صرف کار بر روی پروژه کرده، نه اینکه وقت خود را صرف فهمیدن چگونگی نحوه کار سیستم مدیریت پروژه کنند.
• ادغام شخص ثالث: به ندرت می‌توان سازمانی را یافت که به طور انحصاری از یک نرم افزار و برنامه استفاده کند. نرم افزار مدیریت پروژه باید بتواند داده‌های سایر برنامه‌های مهم را جمع آوری و به اشتراک بگذارد.
• تابلوهای مدیریت پروژه: تابلوهای مدیریت پروژه، نمایشی دیداری از وضعیت پروژه را در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهند که این ویژگی ردیابی پیشرفت کار را راحت می‌کند.
• ردیابی مؤثر زمان: ویژگی ردیابی مناسب زمان به مدیران کمک می‌کند تا تاریخ تمام شدن پروژه را حدس بزنند و مشکلات احتمالی و تأخیرها را تشخیص دهند.
• سازگاری با تلفن همراه: یک نرم افزار مدیریت پروژه باید با گوشی همراه سازگار باشد تا امور پروژه از هر جایی به راحتی قابل پیگیری و نظارت باشد.
• همکاری: این ویژگی زمانی چالش برانگیز است که همۀ افراد باهم در تماس باشند و بتوانند به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارند. این ویژگی اعضای تیم را قادر می‌سازد تا پرونده‌ها، اسناد، وظایف و جدول زمانی را به سرعت و به طور تاثیر گذار به اشتراک بگذارند. همچنین باید یک ابزار گفتگوی آنلاین نیز وجود داشته باشد که گروه های داخلی و کارکنان از راه دور بتوانند با یکدیگر تماس بگیرند.
• تفویض آسان وظایف: تفویض هوشمند وظایف در موفقیت پروژه تاثیرگذار است و این ویژگی باعث می‌شود مدیران به آسانی بتوانند وظایف و نقش‌های اعضای تیم را مشخص کنند.

سیستم پروژه آنلاین چند نوع است؟

هرچند امروزه ده‌ ها ابزار برای مدیریت پروژه وجود دارند اما در زیر نمونه‌ای از پنج سیستم محبوب مدیریت پروژه معرفی می شوند:

Basecamp

ابزاری با بالاترین امتیاز است که عملکرد سرچ قوی، تعیین محدوده های مورد بحث و گزارش وضعیت و بروزرسانی را نشان می‌دهد. مشکل این سیستم، نداشتن گزینه‌های شخصی سازی است.

Wrike

Wrike بر پایه ابر است و با منابعی مانند Dropbox ،Google Apps و Excel تلفیق می‌شود. این سیستم برای مدیران آسان‌تر است زیرا آنها می‌توانند عملیات روزمره را مسیریابی کنند و مطمئن شوند که یک پروژه تحت بودجه پیش بینی شده و به موقع انجام می‌شود.

Trello

ترلو یک ابزار آنلاین کانبان است که به مدیران این دسترسی را می‌دهد تا کل پروژه را در یک نمای واحدی تصور کنند. این سیستم برای ردیابی وظایف و نظارت بر گردش کار بسیار عالی است، اما قابلیت گزارش دهی را ندارد.

LiquidPlanner

برای کسب و کارهای بزرگ مناسب است. این سیستم ابزاری قدرتمند است که به مدیران این دسترسی را می‌دهد تا منابع، پرسنل و زمان اتمام پروژه را پیگیری کنند. با این حال، برای سازمان‌های کوچک‌تر نسبتاً گران بوده و مقرون بصرفه نیست. اما به نقل از قدیمی‌ها، به همان میزانی که پول هزینه می‌کنید، امکانات بدست می آورید !

ProofHub

اگر کسب و کاری جدید دارید، این سیستم ابزاری مناسب برای شما است. این نرم افزار طیف خوبی از زیرمجموعه‌ها مانند گردش کار، مدیریت کار، چت و تقویم را ارائه می‌دهد.

درحال حاضر شما دلایل اصلی سرمایه گذاری و خرید نرم افزار مدیریت پروژه را می‌دانید و زمان  آن رسیده است که یک سیستم مدیریت پروژه مفید و ویژگی‌هایی مرتبط با آن را انتخاب کنید. پروژه‌‌ها برای مدیریت بهینه زمان، بودجه و عملکرد افراد، نیاز به ابزار دارند تا بتوانند به نحوی مؤثر و اثرگذار نظارت و کنترل شوند.

اگر به مقالات مدیریتی علاقمند هستید، به شما پیشنهاد می‌دهیم نوشتار بهترین نرم افزار مدیریت اسناد و سیستم گزارش ساز چیست را از دست ندهید.