BPM چیست؟

BPM چیست؟ امروزه تمامی سازمان‌ها و کسب و کارها حتی کوچکترین آن‌ها، یک یا چندین فرآیند در خود جای داده‌اند و این فرآیندها را به صورت روزمره تکرار می‌کنند. مدیریت، برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری این فرایندها مشکلات و چالش‌هایی را به همراه داشته که نیاز به یک روند سیستماتیک برای مدیریت انها بیشتر احساس گردیده است. روش‌های مختلفی برای حل این دغدغه‌ها ارائه شده است که موثرترین آنها، نرم افزار مدیریت فرایند BPMS است.

سامانه‌های BPM از جمله نرم‌افزارهایی هست که ضمن بالا بردن سرعت، دقت انجام فرایندها را چند برابر می‌کند. در ادامه این مقاله از سایت نرم افزار مدیریت اطلاعات فریارسیستم، ضمن معرفی کامل انواع BPM، با ارائه چند مثال دلایل و نحوه استفاده از سیستم مدیریت فرایند را در موقعیت‌های گوناگون نشان خواهیم داد.

تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار

شاید برایتان مفید باشد که تعریف جامعی داشته باشید از این که مدیریت فرایند چیست؟ و چه مشکلی را از ما حل می‌کند؟مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)، یک رویکرد سازماندهی شده است که برای بهبود عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری در فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شود. این روش متمرکز بر تجزیه و تحلیل، طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی است.

 سیستم BPM ، فرآیندهای جاری کسب و کار را به سمتی سوق می دهد که روند هر فرایند با استراتژی کل سازمان در یک سمت و سو قرار بگیرد و در کنار براورده شدن هدف هر فرایندی، اهداف کل سازمان محقق گردد و به این طریق، رضایت همه ذینفعان جلب گردد.

Bpm مخفف چیست؟

در جواب Bpm مخفف چیست باید گفت که BPM مخفف کلمه Business Process Management به معنای مدیریت فرایندهای تجاری و بیزینسی است. اگر برای شما این سوال مطرح شده است که فرایند چیست؟ به طور ساده می‌توان گفت که فرآیند مجموعه چندین کار یا وظیفه است که به صورت گام‌های پی در پی انجام می‌شوند.

کاری که این فرایندهای مدیریتی در سازمان‌ها انجام می‌دهند این است که ضمن ایجاد تغییرات در نحوه گردش کار و انجام تسک‌های مختلف، برنامه‌ریزی و هدف گذاری کوتاه مدت را اسان‌تر نموده و بهبود بهره‌وری آنها را در جهت دستیابی به اهداف کلان به همراه خواهند داشت. هم چنین با استاندارد سازی روند فرایندها، از بروز خطا پیشگیری شده و درصدخطا کاهش می‌یابد.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره می‌توانید از مقاله مفهوم فرآیند گردش کار شروع کنید.

هدف از BPM چیست؟

هدف اصلی از BPM این است که ضمن تسهیل‌گری در اجرای فرایندها، این فرایندها سریع‌تر و امن‌تر صورت پذیرد. شاید برای‌تان سوال پیش بیاید که چگونه؟ در واقع این نرم افزارها با شناخت و انالیزهایی که بر شاخص‌های مختلف فرایندها انجام می‌دهند، اولویت‌های را تغییر داده یا حذف می‌کنند و در نتیجه باعث سرعت بخشیدن به انجام کارها و افزایش رضایت کارکنان می‌شوند. استفاده از این نوع نرم افزارهای مدیریت در نهایت کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری را به دنبال خواهند داشت.

مثال‌هایی برای BPM

کاربرد BPM در منابع انسانی

بدون وجود سیستم BPM، مدیریت همه اینها برای آنها دشوار است. سیستم مدیریت فرایندهای تجاری (BPM) به آنها کمک می‌کند تا همه این موارد را مدیریت کنند. در اینجا چند سناریو در بخش مالی وجود دارد، جایی که مدیریت فرایندهای تجاری به عنوان یک نعمت تلقی می‌شود:

1- تأییدیه‌ها تنها با یک کلیک انجام می ‌شود.

2- امکان سفارشی کردن گردش کار با توجه به نیاز هر گروه حسابداری

BPM در پزشکی

اگر بخواهیم یک کاربرد از BPM در پزشکی نام ببریم، یک مطب پزشک مثالی از آن خواهد بود. در نظر بگیرید که بیماری در مطب حضور پیدا می‌کند و درخواست معاینه دارد. برای این منظور، فرآیند زیر برای رسیدگی به بیماران و مدیریت زمان انجام می‌شود:

• پذیرش بیمار و دریافت اطلاعات اولیه مانند نام و نام خانوادگی و شماره تماس توسط منشی
• انتخاب پزشک و بررسی برنامه زمان‌بندی پزشک مربوطه و اختصاص زمانی به بیمار برای معاینه و اعلام آن به بیمار توسط منشی
• معاینه بیمار و ثبت اطلاعات مورد نیاز در خصوص بیمار و در صورت نیاز تنظیم نسخه توسط پزشک
• در صورت نیاز به جلسه مجدد گام‌های 2 و 3 مجددا تکرار می‌شوند.
• اتمام پذیرش

bpm مخفف چیست در پزشکی

به فرآیند بالا به عنوان مثالی از bpm در پزشکی توجه کنید. این فرآیند بسیار ساده و کوتاه می‌باشد. اگر مانند روند عموم کلینیک‌ها و مطب‌های پزشکی، این فرایندها به صورت سنتی انجام شده و فرآیند تعریف کار به صورت پرونده‌های کاغذی آرشیو می‌گردید، مسائلی مانند موارد زیر باعث بروز مشکلات می‌شود:

• هزینه زیاد برای خرید پرونده‌های کاغذی و چاپ کاغذهای پیش فرض به اندازه زیاد برای استفاده
• نیاز به ثبت دستی توسط شخص که مواردی مانند دست خط شخص باعث کاهش خوانایی پرونده می‌شود.
• منشی باید به صورت دستی زمان‌های خالی پزشک مربوطه را بررسی کند تا زمان معاینه را اختصاص بدهد که این موضوع امکان خطا را بالا خواهد برد.
• در صورت نیاز به معاینه مجدد بیمار و حضور مجدد وی باید پرونده بیمار را از میان پرونده‌های گذشته پیدا کرده و نزد پزشک مربوطه برد که این موضوع نیز زمان‌بر می‌باشد.
• در صورت نیاز به تغییر فرآیند چنانچه کاغذ پیشفرض پرونده را از قبل داشته باشیم، دوباره چاپ شده و این نیز هزینه دیگری را برای مطب ایجاد می‌کند.

موارد بالا بررسی یک سبک فرآیند سازمانی عمومی و ملموس در کشور خودمان است. حال به موضوع BPM به صورت کلی‌تر می‌پردازیم. BPM یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار، علم طراحی فرآیندها است و توسط متخصص BPM انجام می‌شود.

انواع مختلف BPM

انواع BPM به سه نوع اصلی تقسیم می‌شوند:

• BPM تعاملی محور

این نوع سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری، فرآیندهایی را که عمدتاً بین سیستم‌های موجود شما (مانند HRMS ،CRM ،ERP) اوجود دارد، بدون دخالت زیاد انسانی اداره می‌کند. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار با محوریت یکپارچگی دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندهایی را ایجاد کنند که سریع به گردش در می‌آیند

• BPM انسان محور

BPM انسان محور برای آن دسته از فرآیندهایی است که عمدتا توسط انسان اجرا می‌شود. اینها اغلب دارای تأییدات و وظایف زیادی هستند که توسط افراد انجام می‌شود. این سیستم عامل‌ها در رابط کاربری دوستانه، اعلانات آسان و ردیابی سریع برتری دارند.

• BPM سند محور

این نوع BPM زمانی مورد نیاز است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا توافقنامه) در مرکز فرآیند باشد. آنها مسیریابی، قالب‌بندی، تأیید و امضای سند را هنگام گذراندن وظایف در جریان کار فعال می‌کنند. اکثر سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار قادر به ترکیب عناصر هر یک از این موارد خواهند بود اما هر کدام معمولاً دارای یک تخصص هستند.

مراحل چرخه BPM

مراحل چرخه BPM در حالت کلی شامل 5 مرحله خواهدبود.

گام اول : طراحی

بیشتر فرآیندها، فرم‌هایی جهت دریافت داده دارند و چرخه کاری برای پردازش داده‌ها، در این مرحله مشخص می‌شود که چه کسی باید چه کاری را انجام دهد.

گام دوم : مدل سازی

فرآیند را به صورت طرح بصری به نمایش گذاشته و جزئیاتی مانند مهلت و شرایط کار را مشخص می‌کند تا تصویری ساده از گام‌ها، توالی رویدادها و جریان داده‌ها، به نمایش گذاشته شود.

گام سوم : اجرا

در این مرحله BPM، فرآیند را ابتدا برای یک گروه کوچک آزمایش می‌کند و سپس آن را در اختیار تمام کاربران قرار می‌دهد تا اطمینان حاصل گردد که دسترسی به اطلاعات حساس محدود نشده است.

گام چهارم : نظارت

در حین روند کار، فرآیند را زیر نظر داشته باشید و نقاط ضعف و تنگناهای آن را بررسی کنید و سپس کارایی فرآیند را با تکنیک‌های مربوطه اندازه گیری کنید.

گام پنجم : بهینه سازی فرایند

هنگام تجزیه و تحلیل، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما  انجام شود توجه کرده تا کارآمدتر شود. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار باید در این مرحله در نظر گرفته شود.

سیستم‌های مدیریت فرایندهای تجاری BPM فریار

معمولاً سیستم‌های مدیریت فرآیندهای تجاری BPM می‌توانند بسیار پیچیده شوند و هزینه‌های فناوری و مشاوره، هزینه‌های جدا داشته باشند. با استفاده از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای تجاری BPM فریار، علاوه بر بهره‌مندی از همراهی تیمی متخصص و با تجربه در زمینه BPM، از سامانه‌ای کاملا فارسی و با قیمتی مقرون به صرفه برخوردار می‌شوید که شما را در رسیدن به اهداف سازمان تان کمک می‌کند.

برای خرید نرم افزار مدیریت فرایند فریار به صفحه مشاوره رایگان ما مراجعه نمایید.