مفهوم فرآیند گردش کار (نرم افزار workflow)

فرآیند گردش کار (نرم افزار workflow) به مجموعه‌ فعالیت‌هایی اطلاق می‌گردد که برای اتمام یک کار یا وظیفه لازم است.

به عنوان مثال، وقتی می‌گوییم ما در شرکت خود فرآیند شکایت مشتریان را تعریف کرده‌ایم به این معنی است که:

• پیش بینی کرده‌ایم که ممکن است مشتریان شکایتی داشته باشند.
• مشخص کرده‌ایم که وقتی شرکت، شکایتی را دریافت می‌کند، چه مسیری طی می‌شود و چه اشخاصی درگیر خواهند شد.
• اینکه چه نوع خروجی‌هایی برای شکایت می‌توان دریافت کرد، مشخص می‌شود (اگر شکایت وارد بود چه کارهایی صورت بگیرد و اگر وارد نبود چه مراحلی طی شود).

حال اگر این فرآیند تعریف نشده بود، اگر فردی شکایت می‌کرد مشخص نبود که چه کارهایی باید انجام شود و چه اشخاصی باید رسیدگی کنند، پس در نتیجه سردرگمی، بی نظمی و اتلاف زمان و هزینه رخ می‌داد.

فرآیند گردش کار

فرآیند گردش کار، سیستمی‌کردن فرآیندهای تجاری است و مجموعه‌ای از وظایف یا اقدامات است که به ترتیب و با توالی، برای رسیدن به اهداف تعریف می‌شود.

به تعبیر دیگر، مدیریت فرآیند گردش کار، عبارت است از همه کارهایی که می‌توان انجام داد تا مدیریت و گردش کار، برای خروجی مطلوب، ساده سازی شود. بر این اساس، محور سیستم مدیریت فرآیند گردش کار عبارت است از :

• حذف وظایف اضافی
• اطمینان از دسترسی به منابع برای انجام وظایف تعریف شده
• ساده‌سازی توالی و ترتیب انجام وظایف

سیستم مدیریت فرآیند گردش کار چیست؟

سیستم مدیریت فرآیند، یک بستر نرم افزاری است که فرآیندها را به طور کارآمد، خودکار می‌کند و بدین ترتیب گردش کار ساده، معیارهای کلیدی عملکرد و بهره‌‌وری کسب و کار را بهبود می‌بخشد.

فرآیندها، هسته اصلی عملیات تجاری را تشکیل می‌دهند. این فرآیندها، ممکن است به دنباله‌ای از وظایف یا گردش کارها که برای دستیابی به اهداف تجاری اجرا می‌شوند، تجزیه شوند و از آنجا که گردش کارها دنباله‌ای از کارها هستند که برای رسیدن به یک هدف ادامه می‌یابند. سیستم مدیریت فرآیند، سبب هماهنگی بیشتر عملیات تجاری با اهداف تجاری می‌گردد.

سیستم مدیریت گردش کار

سیستم مدیریت فرآیند بر اساس شرایط و قوانین خاصی، یک سری عملیات را سازماندهی و اولویت بندی می‌کند.
چندین ابزار نرم افزاری گردش کارِ مجزا در یک برنامه ی واحد ترکیب شده اند که وظایف انسان و ماشین را در مسیری از پیش تعیین شده به صورت خودکار انجام دهد و به انسان و سیستم‌ها برای دستیابی به رشد تجاری کمک می‌کند.

با نرم افزار فرایند ساز تمام مشکلاتی که یک سیستم گردش کار دستی با  آن مواجه است، برطرف می‌شود.

ضرورت سیستم مدیریت فرآیند گردش کار

تغییر تنها اصل ثابت در جهان است. امری اجتناب ناپذیر که پذیرفتن آن همواره با مقاومت روبه‌رو می شود. انجام کارها در قرن جاری، با استفاده از کامپیوتر، لپ تاپ و تلفن همراه هوشمند، افزایش چشم‌گیری داشته است به نحوی که کمتر کاری را می‌توان سراغ داشت که برای انجام حداقل یکی از عملیات روزانه خود، محتاج دستگاه‌های کامپیوتری نباشد. با وجود پیشرفت قابل ملاحظه تکنولوژی و تحول در کار و زندگی شخصی، ضرورت انتخاب سیستم مدیریت گردش کار، جهت نظارت و بهینه‌سازی عملیات تجاری هر سازمان، امری بدیهی است.

با تجزیه و تحلیل فرآیندهای سازمان و یا کسب کار، افزونگی‌ها و وظایف جدا از هم کاملا مشخص می‌شوند و وظایف سازماندهی نشده که منجر به روی هم انباشته شدن فایل‌ها، اسناد و وظایف بدون ساختار می‌شوند، حذف می‌گردند و گردش کارها چه در سازمان و چه در کسب و کار، با سرعت و دقت انجام می‌شود.

گردش کار از دید گاه سازمان

• گردش کار متوالی: در گردش کاری متوالی، تکمیل مرحله قبلی برای اجرای مرحله بعدی، ضروری است.
• گردش کار موازی: چندین کار به طور همزمان انجام می‌شود، هر کدام به طور مستقل در یک جریان کاری موازی کار می‌کنند.

گردش کار از دیدگاه کسب و کار

• گردش کارهای اولویت دار (امور مالی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات)
• گردش کار با مشتری (بازاریابی، خدمات مشتری)
• گردش کار با محوریت کارکنان (HR)
• گردش کار اصلی (فروش و بازاریابی، امور مالی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات)
• گردش کارهای فرعی

آمار استفاده از سیستم مدیریت فرآیند گردش کار

بر اساس نظرسنجی اخیر، 31 درصد از مشاغل، در سال 2020 حداقل یک عملیات را در سازمان خود به طور کاملا فرآیندی انجام داده‌اند. 94 درصد از متخصصان معتقدند که به جای اتکا به چندین برنامه، باید از یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت گردش کار استفاده کرد.

ویژگی های سیستم مدیریت گردش کار

• فرآیند ساز: یک جریان گردش کار خودکار، با استفاده از یک سازنده فرآیند ایجاد می‌شود. یک فرآیند تجاری به دنبال یک وظیفه از پیش تعریف شده پیش می‌رود که تحت قوانین و شرایط تجاری از پیش تعیین‌شده اداره می‌شود. یک متخصص ساخت فرآیند، این وظایف و قوانین را از دل سیستم تجاری شما استخراج و مشخص می‌کند که کار تکراری است، خودکار است، انسان محور است یا از سیستم دیگری است.
• موتور گردش کار: جزء تصمیم گیرنده سیستم گردش کار، موتور گردش کار است. بر اساس قوانین تجاری از پیش تعیین شده تصمیم می‌گیرد. این تصمیمات، شامل اقداماتی مانند مسیریابی درخواست‌ها به یک کاربر خاص، ارسال یک اعلان ایمیل، تماس با یک سیستم خارجی از طریق API یا ایجاد یک جریان کاری کاملاً جدید است.
• ابزارهای گزارش دهی: یک سیستم گردش کار، تمام داده‌ها و معیارهای ضبط شده در حین اجرای فرآیند را ذخیره می‌کند. داده‌ها و گزارشات را می‌توان در داشبورد هوش تجاری، نمایش و در اختیار کاربران قرار داد. ردیابی و نظارت لحظه‌ای بر روند فرآیند و وضعیت درخواست، با ابزارهای گزارش ارائه شده توسط یک سیستم مدیریت گردش کار، آسان می‌شود.
• ادغام با برنامه های شخص ثالث: یک سیستم مدیریت گردش کار خوب، باید به طور یکپارچه با برنامه‌های شخص ثالث ادغام شود. API ها یا webhooks یا اتصالات مستقیم می‌توانند برای ادغام گردش کار خودکار با برنامه‌های شخص ثالث استفاده شوند.
• رابط سلف سرویس: سیستم مدیریت گردش کار باید یک رابط کاربرپسند به منظور ورود، نظارت، مدیریت و پیگیری درخواست‌ها برای کارکنان فراهم کند. پس از ثبت درخواست، بر اساس قوانین مسیریابی گردش کار، به طور خودکار به مدیر، IT، منابع انسانی، تیم مالی یا عملیات هدایت شود.

برای اطلاعات تکمیلی‌تر می‌توانید از مقالات تفاوت ISO و BPM  یا مقاله BPM چیست؟