مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار و ضرورت استفاده از BPM

مزایای مدیریت فرایند کسب و کار چیست و چه کمکی به سازمان‌ها می‌کند؟ مدیریت فرآیند کسب و کار BPM به سازمان شما کمک می‌کند در مواجهه با تغییرات و چالش‌های مختلف در محیط کسب و کار، سازمان را بهبود بخشید. این تکنیک شامل توسعه سیستم‌های کیفیت در سازمان، بهبود عملکرد، به دست آوردن اعتماد مشتری، کاهش فعالیت‌های غیرضروری و ایجاد رقابت در بازار است. BPM با استانداردهای ISO 9001 موقعیت برجسته‌ای در ادبیات مدیریت دارد.

این تکنیک فرآیندهای سازمان را با استراتژی‌ها هماهنگ می‌کند و سعی در افزایش رضایت مشتری از طریق بهبود کیفیت دارد. BPM به عنوان یک رویکرد ساختارمند برای بهبود خدمات و محصولات معرفی شده است.

استفاده از BPM چه مزایایی دارد؟

استفاده از BPM مزایای بسیاری در سازمان‌ها دارد که مهم‌ترین آنها به شرح زیر است:

1- کنترل فرآیندهای آشفته و بی منظم

2- ایجاد، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای تجاری

3- اجرای کارآمد عملیات روزمره

4- تحقق اهداف سازمانی بزرگتر

5- حرکت به سمت تحول دیجیتالی

6- بهبود و بهینه‌سازی عملیات درهم تنیده

7- ردیابی ساده و راحت یک درخواست از یک فرآیند به خصوص

هدف اصلی مدیریت فرایند کسب و کار

حال به این سوال پاسخ می‌دهیم که مدیریت فرایند چه مشکلی را از ما حل می‌کند؟ هدف اصلی مدیریت فرآیند کسب و کار، شناسایی و حذف مشکلات و نقاط ضعف در فرآیندها و فراهم کردن بستری جهت افزایش کیفیت، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری است. این روش باعث افزایش اثربخشی سازمان، افزایش توانایی رقابتی و ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان می‌شود.

مدیریت فرایند با استفاده از روش‌های بهینه‌سازی مانند شیوه‌های شش‌سیگما و مدیریت لئون، تکامل یافته است. با پیچیده شدن فرآیندها، نرم‌افزار BPMS برای پشتیبانی از تغییرات کسب و کار در سطح بزرگ توسعه پیدا کرده است. همچنین با پیشرفت هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، به تکنولوژی طراحی، اندازه‌گیری، بهبود و اتوماسیون جریان کار کمک می‌کند.

این چرخه حیات به صورت مداوم تکرار می‌شود تا بهبود مستمر در فرآیندهای کسب و کار ایجاد شود.

BPM چه مشکلاتی را حل می‌کند؟

استفاده نکردن از BPM مسائلی را به دنبال دارد که حل نکردن انها قطعا بر میزان بهره وری سازمانی تاثیرگذار خواهد بود. فرآیندهای مهندسی نشده و بدون مدیریت حتما به کسب و کار و سازمان ها آسیب می‌رساند و منجر به یک یا چند مورد از سناریوهای زیر می‌شود:

• اتلاف وقت
• افزایش خطای کاربری
• انجام کار از روی عادت و بدون انگیزه
• افزایش سرزنش
• کمبود یا گم شدن داده

با استفاده از علم BPM یا نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را کیفیت بخشیده و بهبود دهند و تمام جنبه‌های عملیاتی را در حالت مطلوب نگه دارند.

دلایل اهمیت مدیریت فرآیند

مدیریت فرآیند کسب و کار به دلایل مختلفی اهمیت دارد.

• اولاً، این مدل مدیریت به سازمان‌ها کمک می‌کند که در مواجهه با تغییرات و چالش‌های مختلف در محیط کسب و کار، تنظیم و بهبود یابند.
• آنها با توسعه سیستم‌های کیفیت، بهبود عملکرد، کسب اعتماد مشتری، کاهش فعالیت‌های غیرضروری و ایجاد رقابت در بازار، به بهبود فرآیندهای سازمانی بپردازند.
• مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای سازمانی را با استراتژی‌ها هماهنگ می‌کند و هدف افزایش رضایت مشتری را از طریق بهبود کیفیت محصولات و خدمات دنبال می‌کند.
• این رویکرد ساختارمند، بهبود خدمات و محصولات را هدف قرار می‌دهد.

بهترین شیوه های BPM

بهترین شیوه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به تعداد زیادی وابسته هست اما در ادامه چند شیوه معمول در BPM را بررسی خواهیم کرد:

تحلیل و بهبود فرآیندها

در این شیوه BPM، ابتدا فرآیندهای کسب و کار شناسایی و تحلیل می‌شوند تا مشکلات و نقاط ضعف مشخص شوند. سپس با استفاده از تکنیک‌هایی مانند نمودارهای جریان کار و شناسایی ابزارهای بهبود، اقداماتی برای بهبود فرآیندها انجام می‌شود.

استانداردسازی و اتوماسیون

در این شیوه مدیریت فرایند، سعی می‌شود فرآیندها به صورت استاندارد و قابل اندازه‌گیری تعریف شوند. سپس با استفاده از ابزارهای اتوماسیون و سیستم‌های مدیریت فرآیندها، فرآیندها به صورت خودکار اجرا می‌شوند که منجر به کاهش خطاها و بهبود کارایی می‌شود.

همکاری و هماهنگی

در این شیوه، توجه به همکاری و هماهنگی بین اعضای سازمان و بخش‌های مختلف می‌باشد. با ایجاد رویکردهای همکاری و استفاده از ابزارهای مشارکتی مانند سیستم‌های مدیریت اسناد و سیستم‌های هماهنگی، اطلاعات و دانش مورد نیاز برای انجام فرآیندها به بهترین شکل به اشتراک گذاشته می‌شود.

مدیریت تغییر

در این شیوه، توجه به مدیریت تغییر و ایجاد آمادگی برای تغییر در سازمان می‌باشد. با ایجاد فرهنگی از قبیل آموزش‌ها، مشارکت کارکنان و نظارت بر روند تغییر، سازمان به راحتی می‌تواند به تغییرات لازم در فرآیندها و ساختار خود پاسخ دهد.

چالش های مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

از عمده ترین چالش‌هایی که درمدیریت فرایند با آن مواجه خواهید بود را می‌توان در دسته های زیر مشخص کرد:

•  انعطاف‌پذیری: تغییرات در بازار، فناوری و محصولات می‌توانند نیازمند اصلاح فرایندهای کسب و کار شما باشند. برای مدیریت این چالش، باید به روز بودن با تحولات بازار و فناوری را در نظر داشته باشید.
• مدیریت منابع: مدیریت منابع مالی، انسانی و فیزیکی می‌تواند چالشی باشد. باید برای بهینه سازی استفاده از منابع، برنامه‌ریزی دقیق و دقت در اجرای آن را رعایت کنید.
• مشکلات ارتباطات: ارتباطات نامناسب با مشتریان، همکاران و سایر ذینفعان می‌تواند منجر به مشکلات جدی شود. باید به ارتباطات با دقت بیشتری توجه کنید و از راه‌های ارتباطی مختلف استفاده کنید.
• مشکلات فنی: مشکلات فنی می‌تواند به دلیل خرابی تجهیزات، نرم‌افزارها و سایر موارد رخ دهد. برای رفع این چالش، باید برنامه‌ریزی دقیقی برای نگهداری و تعمیر تجهیزات و نرم‌افزارها داشته باشید.
• رقابت: رقابت در بازار می‌تواند چالشی برای کسب و کار شما باشد. باید به ارائه خدمات و محصولات با کیفیت بالا و قیمت مناسب توجه کنید تا بتوانید با رقبای خود رقابت کنید.
• هزینه BPM:  استقرار مدیریت فرایند ممکن است هزینه های بالایی را برای سازمان داشته باشد که ممکن است مدیریت سازمان را با چالش تامین منابع مالی مواجه نماید.

در این مقاله با مفاهیم مدیریت فرایند و مزایا و چالش‌هایی که در مسیر کاربرد مدیریت فرایند در سازمان با آن مواجه هستیم آشنا شدیم و توضیحاتی در مورد راهکارهای مواجهه با آن را ارائه دادیم. به طور کلی مدیریت فرایندهای سازمانی اگر به درستی در سازمان‌ها ایجاد شود می‌تواند تحولاتی اساسی در کسب و کار ها ایجاد نماید.

برایکسب اطلاعات بیشتر درباره سیستم های مدیریت اطلاعات، می توانید از صفحه وبلاگ در بالای سایت دیدن فرمایید.