چگونه بهره وری سازمانم را افزایش دهم ؟

چگونه بهره وری سازمانم را افزایش دهم ؟ این سوالی است که ذهن تمام مدیران را به خود درگیر کرده است. در مقاله قبل به مفهوم بهره‌وری اشاره کردیم و به اهمیت و نقش حیاتی آن برای موفقیت هرسازمان واقف شدیم. نقشی به مثابه نفس برای انسان. با این حال بهره‌وری اصل مهمی است که اکثر سازمان‌ها تا با مشکل مواجه نشوند، مدیران به آن توجه نمی‌کنند.

مدیر یک کسب و کار، هرچند هم کوچک و هرچند هم تازه کار باشید باز هم باید به فکر افزایش بهره وری مجموعه خود باشد زیرا افزایش بهره وری از یکسو معیاری است که میزان موفقیت شما را در دستیابی به اهدافتان نشان می‌دهد و ازسوی دیگر دستیابی به سود بیشتر، ضمانتی است برای ارتقاء کیفیت زندگی تمام افراد آن مجموعه.

پیش نیاز افزایش بهره وری:

• درک درست و دقیق وضعیت شرکت
• شناخت فرهنگ کاری شرکت
• شناخت نیازهای آن کسب و کار
• شناخت راهکارهای افزایش و اولویت بندی آن‌ها

راهکارهای افزایش بهره وری

1. اهداف خود را مشخص کنید.

مشخص کردن اهدافِ واقع بینانه، از پایه‌ای ترین نیازها برای شروع یک فعالیت هدفمند و با بهره‌وری بالا است. اهداف باید براساس زمان، بودجه، نیروها و تخصصی که داریم مشخص شود. اهداف بلند پروازانه و دست نیافتنی ما را از هدف دورکرده و باعث دلسردی می‌شود. کمک گرفتن از کسانی که در این زمینه دانش و تجربه دارند و نیز مشورت و شنیدن نظرات و ایده‌های کارمندان، می تواند در رسیدن به نتیجه بهتر کمک کند.

سوالاتی که برای تعیین اهداف باید از خود بپرسیم:

به این هدف برسیم که چه شود؟ آیا باتوجه به این محدودیت زمانی که داریم قابل تحقق یافتن است؟ چقدر هزینه و نیروی کار نیاز است؟ چه تخصصی نیاز دارد؟ آیا در سازمان ما این نیروی متخصص هست؟ اگر نیاز به استخدامی هست باید چه اقداماتی صورت گیرد؟

• دقت روی روند کاری و تضمین کیفیت پروژه

نظارت و همراهی مدیر در روند کار یک امر ضرروری است و باعث می شود کارها بهتر و سریعتر پیش برود. مدیر باید دقت داشته باشید تمامی مراحل کار به درستی انجام شود . در این مسیر مدیران با  استفاده از نرم افزارهای گزارش دهی و سیستم های مدیریت اطلاعات فریار، می توانند هم نظارت مستقیم برروند کار داشته باشند و هم با نظارت غیر مستقیم بر کار کارمندان به آنها حس استقلال بدهند. بعد از پایان پروژه ای موفق، جشن گرفتن و تشکر از کارمندان، نباید فراموش شود.

افزایش بهره وری در سازمان

• برگزاری جلسات استندآپ مرتب و هفتگی

تشکیل جلسه برای دیدار با کارمندان و یا بهتراست بگوییم عوامل اجرایی پروژه می تواند باعث دلگرمی و القاء اهمیت موضوع به کارمندان شود. پیگیری های مدیر می تواند به بهتر طی شدن روند مسیر کمک کند.

چرا جلسات استندآپ (ایستاده) ؟

• پرهیز از اتلاف وقت
• جلسه به حاشیه و اتلاف وقت کشیده نمی شود
• جلسه مختصرو ومفیدتر است
• کاهش رسمی بودن جلسه
• افزایش اظهار نظر راحت تر
• افزایش حس فعال بودن و سرعت عمل در عین حفظ کیفیت کار

افزایش بهره وری فردی

افزایش بهره وری فردی با ایجاد محیط کاری مناسب برای کارمندان

یک محیط کاری مناسب و سالم باعث میشود که کارمندان، کار را از خود بدانند و دلسوزانه تر با مجموعه و همکاران خود همکاری کنند و انرژی لازم برای حمایت از آنان را داشته باشند. اگر روحیه اعضای تیم خوب باشد این احوال خوب مسری می شود و فضایی خوب و پرانرژی حاکم می شود .

برعکس اگر محیط کار بنا به هر دلیلی نامناسب باشد سبب می شود کارمندان بدنبال راهی برای گذران وقت بوده و نسبت به کار خود متعهد نباشند چون حس می کنند نظارتی بر کارشان وجود ندارد. افراد منفی نگر معمولآ بی انگیزه و ناامیدند و این حس هم می تواند به اعضای دیگر سرایت کند. پس در انتخاب نیروها، علاوه بر تخصص به خصوصیات مثبت و منفی اخلاقی شان هم باید دقت داشت.

افزایش بهره وری در سازمان

بازگو کردن تجربیات خوب کارکنان، که ممکن است با صرف زمان زیادی در کار بدست آمده باشد هم می تواند مسیر را کوتاه کند و هم فضایی تعاملی و دوستانه بوجود آورد. بدین ترتیب آنها هم می دانند در موقعیت مشابه چه کارهایی می توانند انجام دهند. بدین ترتیب مدیر بصورت غیر مستقیم به آموزش تیم پرداخته است.

• برگزاری مسابقه

برگزاری چالش ها و بازی های جذاب برای کارمندان هم می تواند باعث جذابیت و علاقه به کار و در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری شود. دیده ایم که برخی از کارمندان وقت زیادی را صرف چک کردن گوشی موبایل خود می‌کنند. بهتر است مسابقه ای برگذار کنیم که چه کسی می‌تواند در حین کار، تایم بیشتری گوشی خود را چک نکند.

• امکانات و تجهیزات بهتر برای کارمندان

بر اساس بودجه خود، امکانات و تجهیزات بهتری برای کارمندان فراهم کنید زیرا هر چقدر هم نیروی شما ماهر و متعهد به کار باشد ابزار و تجهیزات مناسب و به روز باعث تسریع و سهولت در کار می شود . از صندلی مناسب  و ابزار کار گرفته تا سیستم های مدیریت اطلاعات و گزارش دهی که امروزه فرآیندهای کاری را راحت کرده و باعث کاهش هدر رفت زمان و هزینه و احتمال خطا و دوباره کاری در انجام کارها میشود.

در این مقاله به بخشی از راهکارهایی که مخصوص مدیران و به نوعی رهبران هر سازمانی بود پرداختیم ودر مقاله های بعدی به راهکارهایی برای افزایش بهره وری فردی و بهینه سازی مدیریتی میپردازیم.

سیستم مدیریت اطلاعات فریار، ابزار توانمند مدیریتی است که  کار را برای مدیران و پرسنل راحت و آسان نموده است. در این سیستم وظایف و کارهای مختلف و مربوط به هر یک از اعضای تیم اختصاص داده می شود .در این سیستم به کار تیمی و اهمیت آن در افزایش بهره وری توجه شده است و با این نرم افزار تیم می تواند بهتر به همکاری گروهی بپردازد. زیرسیستم ها و روند کاری این نرم افزار در صفحه اصلی همین سایت بصورت مفصل و مفید توضیح داده شده است. همچنین برای مشاوره و دریافت پاسخ سوالات تان، می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.