برای افزایش بهره وری فردی در محیط کار چه کنیم؟

افزایش بهره وری فردی به ویژه در محیط کاری از جمله مسائلی است که از دیرباز مورد اهمیت بوده است. در ادامه روش های افزایش بهره وری فردی در محیط کار آورده است.

روش های مدیریتی افزایش بهره وری

روش‌های زیادی برای افزایش بهره‌وری فردی وجود دارد که بسیاری از آنها حاصل سالها تجربه مدیران و کارمندان ارشد سازمان ها است. در ادامه پرتکرارترین توصیه های مدیران برای افزایش بهره وری فردی لیست شده است:

اولویت بندی وظایف کار

کارهایتان را یادداشت کنید و همه آنها را اولویت بندی کنید. در کارهای گروهی،گاهی بعضی از افراد بدلیل تسلط بر امور و زمانبندی درست، به عنوان مدیر پروژه انتخاب می شوند و این امر باعث می شود که انتظار از آنها بیشتر شود و آنها باید بتوانند زمان خود را مدیریت کنند تا به تمامی کارها رسیدگی کنند. بنابرین اولویت بندی کارها به برنامه ریزی صحیح انجام امور کمک می کند.. برای شروع اولویت بندی میتوانید کارها را به شکل زیر دسته بندی کنید:

• فوری و مهم
• مهم است ولی فوری نیست
• فوری است ولی مهم نیست
• نه فوری و نه مهم

سپس با توجه به تعریفی که از کارها داریم، در گروهی که باید انجامش دهیم قرار می گیرد، برخی به دیگران محول می شود و تعدادی هم حذف می شود.

نکته اینکه کارها از سخت به آسان اولویت بندی و انجام می شود. سیستم مدیریت اطلاعات فریار به شما امکان می دهد تا لیستی از کارهای روزانه خود را با رعایت اولویت و فوریت تنظیم، انجام و یا ارجاع نمایید. با سیستم مدیریت اطلاعات فریار، هیج کاری از قلم نمی افتد.

دقت کنید چه زمانی برای انجام چه کاری مناسب است؟

از شروع تا پایان یک روز و یا در زمان کار، باید شناخت کافی از خودمان داشته باشیم و بدانیم که چه زمان هایی انرژی بیشتر و چه زمان هایی انرژی کمتری داریم. بعضی افراد صبح ها انرژی بالایی دارند و می توانند کارهای مشکل را صبح ها در اولین ساعات روز انجام دهند و برخی برعکس نیاز دارند زمانی را صرف قهوه خوردن و صبحانه کنند. برخی هم ممکن است بعد از ساعت ناهار دچار خواب آلودگی شوند که می توانند آن زمان را صرف چک کردن ایمیل ها و جلسات گروهی همکاران کنند . در نتیجه کارهایی که نیاز  به تمرکز بالاتر و انرژی بیشتر دارد را در ساعاتی از روز انجام دهیدکه انرژی بیشتری دارید. سیستم مدیریت اطلاعات فریار امکان زمان بندی برای انجام کارها یا ارجاع کارها را به شما می دهد.

انجام امور بصورت گروهی

یکی از مهمترین چالش های مدیریت پروژه این است که درک شود نمیتوان همه کارها را به تنهایی انجام داد شاید شما قبل از اینکه مدیر پروژه شوید می توانستید از پس کارهای خود بر بیایید ولی الان با توجه به زیاد شدن حجم کارها باید برخی امور را به همکاران تان بسپارید و باهم همکاری داشته باشید.

نرم افزار مدیرت اطلاعات فریار به راحتی به شما این امکان را می دهد که کارهای تان را اولویت بندی کنید و سپس میتوانید هرکدام از کارها را به همکاران تان ارجاع دهید.

حذف هر چیزی که تمرکز شما را بهم میزند

هر روز اتفاقات و عوامل مختلفی باعث می شود تا تمرکز شما بهم بریزد شما باید این موارد را به حداقل و صفر برسانید بطور مثال اگر اعلان ایمیل های شما باعث حواس پرتی شما می شود باید اعلان ایمیل هایتان را خاموش کنید و یا اگر گوشی موبایلتان باعث حواسپرتی شماست می توانید آن را از دسترس خودتان برای مدتی خارج کنید و یا اگر همکاران تان باعث برهم ریختن تمرکز شما می شوند می توانید روی در اتاق یک برچسب بزنید که لطفآ وارد نشوید.

راهکار اساسی افزایش بهره وری کارکنان

تمرکز روی یک کار

براساس تحقیقات علمی انجام چندین امور بصورت همزمان کمکی در بهتر شدن بهره وری نکرده بلکه هربار کاری رو شروع میکنیم زمان و انرژی زیادی صرف جابجایی کار می شود . کارهایتان را بصورت تک تک انجام دهید و وقتی یک کار به پایان رسید کار بعدی را شروع کنید.

استراحت کنید

بین کارها، حتما زمانی را برای استراحت قرار دهید . ممکن است تصور کنید زمان های استراحت باعث عقب ماندن کارها و یا کاهش بهره وری است ولی استراحت مانند شارژ برای یک موبایل عمل می کند . با استراحتی کوتاه، شما می توانید با انرژی بیشتری سراغ کارهای تان بروید. کمی راه بروید، به گل های شرکت آب بدهید و یا قهوه ای میل کنید و دوباره کا راشروع کنید.

بهبود حافظه، افزایش سطح انرژی، افزایش خلاقیت، بهبودتصمیم گیری و در نهایت کمک به حفظ سلامتی از مزایای استراحت بین کار است. پروفسور سوفیا چو، استاد روانشناسی در دانشگاه ایالتی کارولینای شمالی، می‌گوید: ” یک استراحت کوتاه ۵ دقیقه‌ای اگر در زمان مناسب استفاده شود، می‌تواند یک فرصت طلایی برای رفع خستگی شما باشد”.

جلسات کمتری داشته باشید

با وجود نقش مهم و حیاتی جلسات در یک سازمان، هدر رفت زمان از معایب برگزاری جلسات است خصوصا زمانی که طولانی می شود و یا بحث ها به حاشیه میرود. قبل از هر جلسه از خود بپرسید که آیا این صحبت را با یک مکالمه کوتاه تلفنی یا در قالب یک پیامک می توانم انجام دهم؟

اگر جواب مثبت بود که در بسیاری از موارد این چنین است، از برگزاری جلسه خودداری کنید. اجتناب از جلسات غیر ضروری سبب افزایش بهره وری است.

شما چه سابقه مدیریت داشته باشید و چه تازه کار مدیریت را شروع کرده باشید، می‌توانید با کمک سیستم مدیریت اطلاعات فریار و استراتژی‌های مدیریتی تمامی کارها را درست و به موقع انجام دهید و بصورت حرفه‌ای مدیریت کنید.با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات فریار شما می‌توانید بهره‌وری خود و سازمان‌تان را افزایش دهید و در پی آن قابلیت‌های رقابتی خود و سازمانتان را هم بیشتر کنید.